Imagine que está en un aeropuerto y pasa por el control de seguridad. ¿Por qué tiene que pasar unos controles tan rigurosos? Porque estos protegen a los pasajeros y al propio avión de daños accidentales y posibles delitos.
Ahora imagine que está en la oficina. Entra tras mostrar su tarjeta de identificación. Incluso si olvida su tarjeta de identificación, todo lo que tiene que hacer es decirle al recepcionista cuál es su ID de empleado. Como los empleados frecuentan regularmente la oficina, la empresa tiene suficiente información sobre ellos para permitirles acceder de forma segura.
En una empresa en la que se instalan muchas aplicaciones o software a diario, hay que asegurarse de que lo instalado sea seguro y también aumente la productividad.
Al igual que los empleados de la oficina, usted tiene un software departamental, que es común en todos los endpoints de un área. Se instala durante el proceso de incorporación, y el administrador tiene todos los informes de inventario necesarios en él.
Por otro lado, hay aplicaciones que se instalan en función de las necesidades de cada empleado. Al igual que en un aeropuerto, donde los viajeros son irregulares y se someten a un riguroso control, el administrador tiene que validar la necesidad de estas aplicaciones y autorizar su uso respectivamente.
¿Por qué es importante un portal de autoservicio?
Cada segundo cuenta cuando se trata de negocios. Las aplicaciones se crearon para agilizar los procedimientos corporativos. Para aumentar la productividad, las empresas están complementando su actividad con la mejor funcionalidad de su clase.
En 2021, las organizaciones utilizaban en promedio 110 aplicaciones, de las cuales sólo 7-10 se utilizaban a diario. Todos los usuarios finales se esfuerzan por ser productivos; para garantizarlo de forma óptima, las organizaciones implementan aplicaciones.
Preguntas clave que todo administrador debe autoevaluar:
∙ ¿Estas aplicaciones son útiles para todos los empleados que se incorporan?
∙ ¿Es un software seguro?
∙ ¿Cuánto tiempo se invierte en la implementación de las aplicaciones?
∙ ¿Todas las aplicaciones cumplen realmente con los requisitos de los empleados?
∙ ¿Qué ocurre cuando un empleado sólo utiliza algunas de esas aplicaciones?
∙ ¿Qué ocurre con las aplicaciones que no se utilizan?
∙ ¿Se pueden desinstalar las aplicaciones sin esperar mínimo dos días de trámites?
Una de las principales funciones de un administrador de sistemas es distribuir aplicaciones. Suele implementar un conjunto común de aplicaciones, ya que no es posible decidir cuáles necesita o no necesita cada empleado. Por ejemplo, lo requerido por un un analista de marketing es diferente a lo de un desarrollador.
Cuando un empleado necesita una determinada aplicación, tiene que emitir un ticket, que se asigna a un técnico. El técnico se pone en contacto con el administrador, que determina si el usuario realmente necesita la aplicación y le concede el acceso.
A continuación, el técnico trabaja para implementar el software en el endpoint del usuario. Aunque para el administrador y el técnico este proceso puede durar sólo entre 5 y 10 minutos, el usuario final podría perder uno o dos días productivos.
Por lo general, los problemas de TI de nivel uno consumen la mayor parte del tiempo de un profesional de TI. Un portal de autoservicio es una situación en la que todos salen ganando, ya que permite a los expertos en TI ahorrar tiempo y dinero, a la vez que permite a los clientes obtener respuestas más rápidamente.
Entonces, ¿cómo ayuda un software de portal de autoservicio?
El Informe de prácticas de soporte técnico y salarios del 2016 de HDI afirma que el 22% de las organizaciones vieron una disminución de los tickets de soporte gracias a la implementación de un portal de autoservicio.
Un software de portal de autoservicio es un catálogo de aplicaciones de uso común que están disponibles a conveniencia del usuario. Con un software de portal de autoservicio, usted puede:
- Ahorrar tiempo y aumentar la productividad: El tiempo es dinero. Cuando un empleado puede instalar las aplicaciones según sus necesidades, puede dedicar su tiempo de forma productiva a otras tareas importantes en lugar de esperar a que un administrador las instale.
- Reducir los tickets de la mesa de ayuda: Los problemas de TI de nivel uno parecen ocupar la mayoría del tiempo de los administradores, pero puede reducirlo automatizando las tareas mediante un software de portal de autoservicio.
- Monitorear las aplicaciones: Siempre puede restringir la instalación de aplicaciones configurando el software con la condición “requiere la aprobación del administrador”. De este modo, se asegura de estar informado sobre qué aplicación se instala y dónde.
Cuando se trata de empresas dispersas, la automatización es la clave. Asegúrese de invertir en una solución de gestión de endpoints que ofrezca un portal de autoservicio como una de sus funciones para que las operaciones empresariales se realicen de forma fluida e ininterrumpida.
