Segurança, logística e manutenção do sistema de ar-condicionado. Sabe o que essas três coisas têm em comum? Todas elas fazem parte do setor de facilities.
O setor de “serviços gerais” ou “administração predial”, como era conhecido alguns anos atrás, começou a pensar além do gerenciamento das instalações empresariais e passou a focar no bem-estar de funcionários.
Quer saber o que é esse setor e como fazer a gestão de facilities da sua empresa? Continue lendo esse artigo!
O que são facilities?
Segundo o dicionário Michaelis, facilities pode ser traduzido como:
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Facilidades;
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Instalações;
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Recursos.
Por conta disso, o gestor dessa área lida com todos os recursos, como infraestrutura, serviços e bem-estar que dão suporte e garantem um ambiente eficiente, seguro e funcional e que estão ligados diretamente e indiretamente à qualidade da organização.
Como exemplos podemos citar:
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Preservação predial:
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Manutenção nos sistemas de ventilação, ar-condicionado, elétrico, hidráulico, residual e mobiliário;
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Serviços de limpeza;
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Jardinagem.
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Segurança;
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Portaria e recepção;
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Armazenamento;
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Logística;
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Alimentação;
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Estacionamento;
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Sistemas de segurança;
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Descanso e bem-estar de funcionários.
Vale ressaltar que esse setor está fortemente atrelado à experiência do cliente (CX) e da experiência do funcionário (EX).
Como fazer a gestão de facilities?
Na maioria das organizações, é comum que haja a terceirização desse tipo de serviço. Além da facilidade, ela também garante qualidade em seu fornecimento, fazendo com que diversas companhias possam fornecer uma experiência melhor a todos os envolvidos.
Mas, caso você seja o gestor de facilities da sua organização e precise começar hoje a executá-la, vamos ao passo a passo.
1. Identifique suas necessidades
Antes de qualquer coisa, é imprescindível que você entenda qual a necessidade do seu negócio ou do seu cliente. Isso porque cada um deles tem objetivos e carências únicas e que não podem ser replicadas para outra organização. Seja a infraestrutura, o tipo de serviço ou mesmo o número de funcionários: toda e qualquer coisa faz diferença na sua gestão de facilities.
2. Tenha prioridades
Quer queira, quer não, algumas atividades são mais importantes que outras. Por isso, definir as prioridades da sua gestão de facilities antes de “colocar a mão na massa” faz diferença, já que na hora da ação, fica mais fácil a delegação de funcionários ou mesmo de ativos.
3. Crie um plano de ação
Como seus objetivos e prioridades foram definidos, agora fica mais fácil planejar e desenvolver um plano de ação para seus serviços. Lembre-se que, ao criá-lo, é necessário definir pautas como:
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Metas;
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Tipos de serviços fornecidos;
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Cronogramas de serviços;
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Acordos de nível de serviço (SLAs);
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Orçamento.
Não se esqueça de ter planos e estratégias para os imprevistos. Mesmo que eles não sejam de sua responsabilidade, é importante sempre pensar na experiência do cliente e como isso impactará na sua reputação.
4. Forneça treinamentos contínuos aos funcionários
O objetivo de qualquer empresa é satisfazer seu cliente independente do setor. Por esse motivo, certifique-se que seus colaboradores estão prestando o melhor serviço possível e entregando serviços de qualidade.
5. Faça o acompanhamento das atividades
De nada adianta fornecer treinamentos, criar estratégias mirabolantes ou ter os melhores materiais de trabalho se você não sabe o que está acontecendo na sua empresa. Fazer a supervisão é importante pois você assegura que tudo está saindo conforme planejado, além de também abrir brechas para adaptações e melhoramentos.
É válido lembrar que o acompanhamento não deve ser apenas interno, com seus ativos e funcionários, mas também deve ser externo, com seus clientes. Por isso, faça pesquisas ou converse diretamente com eles para saber o que eles estão achando do serviço prestado.
6. Aplique mudanças e melhorias
Como dissemos no item anterior, estar a par na sua gestão de facilities pode significar que você tenha que fazer mudanças na sua estratégia. Mas não pense que isso é algo negativo pois dessa maneira você garante que seus serviços estarão sempre acompanhando o ritmo e as necessidades de seu cliente, além de garantir que você tenha os melhores ativos do mercado.
7. Utilize softwares
Com o advento da tecnologia, fazer certas coisas manualmente torna-se uma tarefa extremamente desgastante. Ainda mais quando a sua tarefa envolve tantas atividades variadas. Por isso, ter ferramentas que acima de tudo facilitam seu trabalho é de extrema ajuda.
O ServiceDesk Plus é um desses softwares. Por ser uma aplicação de ESM, sua utilidade vai muito além de um típico service desk. Além disso, ele possui uma instância específica para a gestão de facilities, fazendo com que todos os seus recursos sejam voltados para os gestores dessa área.
Com diversos módulos como:
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Desenvolvimento de projetos;
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Gestão de espaços
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