Existem diversas soluções que as organizações usam para manter em ordem a empresa e os processos entre as equipes funcionando de forma otimizada. Uma delas é o SharePoint, que ganhou força na década de 2000, e após ganhar sua versão na nuvem, pode ser considerada até uma necessidade para muitos.
Neste artigo vamos entender o que é o SharePoint Online, quem faz o seu uso, quais as vantagens e como realizar o seu backup. Boa leitura!
O que é SharePoint?
Sendo muito utilizada por corporações ao redor do mundo, essa ferramenta foi lançada pela primeira vez em 2001, desenvolvida pela Microsoft.
Atualmente, ela faz parte do pacote Microsoft 365 e funciona como uma plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos, permitindo que as equipes de empresas de todos os tamanhos armazenem, compartilhem e trabalhem em seus arquivos de forma integrada.
Através dela é possível criar sites, páginas, listas e bibliotecas para atender às necessidades das equipes.
Quando surgiu, ela não era baseada na nuvem, funcionava apenas como solução local, fazendo com que as empresas tivessem que instalar ela em seus próprios servidores físicos. Mas, a partir de 2011, foi introduzido o SharePoint Online, uma versão na nuvem que facilitou sua usabilidade.
Quem utiliza o SharePoint Online e quais as vantagens?
Sua utilização é extremamente versátil, podendo atender uma variedade de usuários, desde grandes empresas multinacionais até pequenos escritórios. Essa flexibilidade é possível graças a sua arquitetura baseada na nuvem, eliminando a necessidade de infraestrutura local, facilitando assim o acesso aos recursos de colaboração.
As grandes organizações utilizam o SharePoint Online para centralizar informações, criar intranets corporativas e gerenciar o trabalho corporativo entre as equipes globalmente. Elas se beneficiam dos recursos mais avançados, como gerenciamento de permissões detalhado, automação de fluxo de trabalho e integração com as outras ferramentas do pacote.
Já por outro lado, os pequenos escritórios adotam o SharePoint Online pela acessibilidade e escalabilidade. Por ser uma solução acessível para compartilhar documentos, organizar informações e ajudar na produtividade com baixo investimento, ele é uma opção vantajosa para ter acesso apenas aos recursos que serão utilizados.
Em geral, as vantagens dessa solução cabe para ambos os lados. Ela oferece a colaboração em tempo real, permitindo que as pessoas editem os documentos de forma simultânea, armazena os dados de forma segura mesmo que haja falhas locais, e pode ser moldada às necessidades especificas de cada organização.
Por que fazer o backup do SharePoint Online é importante?
Como vimos, a usabilidade dessa ferramenta é bem vasta, e por mais que seja segura e gerenciada pela Microsoft, realizar os backups regulares é muito importante para garantir a proteção dos dados contra possíveis perdas ou problemas que podem surgir.
Mesmo que a plataforma ofereça uma lixeira para recuperação de itens excluídos, existem limitações. Normalmente, os itens ficam disponíveis por até 93 dias, e, depois são excluídos permanentemente. Mas, dependendo da configuração de retenção, esses itens ainda podem ser recuperados por até 14 dias. Sendo assim, sem um backup externo, a recuperação desses arquivos se torna mais difícil, gerando grandes prejuízos.
Outro ponto é o erro humano, uma das principais causas de perda de dados. Imagine excluir acidentalmente um documento importante ou até mesmo uma biblioteca inteira. Sem um backup, a recuperação seria muito difícil, mas, com ele, é possível restaurar essas informações rapidamente, reduzindo os impactos no fluxo de trabalho.
Também é importante considerar as exigências de compliance e auditoria. Empresas que precisam atender regulamentações como LGPD ou GDPR devem armazenar dados de maneira segura e estar preparadas para recuperá-los em casos de auditorias ou problemas legais. O backup externo oferece essa garantia, protegendo o negócio de penalidades por não conformidade.
Como fazer o backup do SharePoint Online com soluções da ManageEngine
Para quem usa essa solução no dia a dia, sabe o quanto ela é essencial e o quanto teria de prejuízo caso acontecesse um vazamento ou perda de dados, sendo por exclusão acidental, ataques cibernéticos ou até mesmo falha na sincronização.
Pensando nisso, a ManageEngine oferece duas soluções que auxiliam a fazer backup: RecoveryManager Plus e SharePoint Manager Plus.
O que o RecoveryManager Plus faz?
Nossa solução é dedicada ao backup e restauração do SharePoint Online. Com ela, você pode proteger os documentos, coleções de sites, bibliotecas de documentos, metadados e muito mais. É possível também restaurar arquivos de qualquer versão anterior de forma simples, sem perder a estrutura original do site e as permissões que foram configuradas.
Para isso, basta configurar o RecoveryManager Plus, integrá-lo ao seu ambiente do Microsoft 365 com as credenciais apropriadas, definir o backup (sendo ele completo ou incremental), escolher onde armazenar esse backup e automatizá-lo agendando de forma regular, para assim, evitar fazer esse processo manualmente.
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E o SharePoint Manager Plus?
Se a solução do SharePoint for on-premise ou utilizada de forma híbrida, o SharePoint Manager Plus é a escolha ideal. Ele vai além do backup e oferece todos os recursos para gerenciamento, como: auditoria, monitoramento e relatórios detalhados.
No quesito backup, ele simplifica a tarefa em ambientes locais, permitindo agendar os backups automáticos e restaurar dados com a mesma praticidade do RecoveryManager Plus.
Então, com essas duas soluções a sua organização pode ficar preparada para qualquer imprevisto, sem perder a produtividade ou comprometer a integridade dos dados.
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