Não podemos negar que quando falamos de documentação, a digitalização trouxe muito mais facilidade para as empresas. Se antes havia milhares de armários com diversos documentos, os computadores e a nuvem tornaram o processo de compartilhar mais rápido e prático.
Porém, mesmo com diversas vantagens, se os recursos não forem bem utilizados, pode acabar gerando problemas como duplicações e dificuldade em localizar um arquivo, o que acaba atrasando o processo do que o agilizando.
Com base nessas problemáticas e procurando uma solução, surgiu o método Single Source Of Truth.
Quer saber mais sobre ele e como o aplicar em sua empresa? Continue lendo este artigo para entender!
Single Source of Truth (SSoT): o que é?
Single Source of Truth (SSoT), em tradução livre, Fonte Única da Verdade, é um método ou conceito utilizado para se referir a uma forma de gestão que utiliza uma ferramenta única com o intuito de trazer integração.
Frequentemente, empresas possuem diversas ferramentas com intuitos diferentes e que geram diversas documentações. Para os colaboradores, isso pode acabar tornando as ordens de serviços muito mais trabalhosas e demoradas, além de poderem causar divergências.
Se levarmos ao pé da letra, fonte única da verdade significa que este lugar é o único onde você encontrará a informação necessária e completa de que precisa, sem precisar recorrer a outra fonte. Levando este cenário para dentro da empresa, quer dizer que teremos uma fonte confiável para buscar dados e informações.
Assim, o método SSoT traz a centralização de informações, promovendo a transformação digital que carrega o conceito de tudo ser trabalhado em conjunto para trazer mais harmonia.
Dessa forma, tudo será concentrado em um local central, tornando o acesso mais fácil e deixando tudo mais organizado para a melhor experiência dos usuários.
Portanto, utilizar softwares que usem a metodologia da única fonte de verdade irá condensar as várias informações, dados e relatórios que estão espelhados pelo seu ambiente de TI e trazer para um espaço integrado.
Benefícios do Single Source of Truth
Com a sobrecarga digital nas empresas, é um desafio tornar os processos e serviços os mais organizados e fluídos possíveis para que haja um workflow adequado para todos os sistemas e colaboradores.
Para isso, é necessário que tudo esteja sempre alinhado, principalmente dados e serviços oferecidos aos usuários finais. Ter uma aplicação que siga o SSoT trará benefícios como:
Aumento da eficiência
Com todas as informações concentradas em somente um lugar, todos os colaboradores terão o acesso facilitado para esse banco de dados, trazendo mais eficiência no dia a dia. Ao invés de perder tempo procurando por diversos sistemas pela documentação que precisa, o funcionário saberá onde pesquisar.
Constância e diminuição de erros
O mesmo se aplica em caso de duplicatas. Ao trabalhar com somente um sistema centralizado, não haverá o erro de cópias em diferentes sessões, e principalmente, não saber qual está atualizado ou não. Neste sentido, também haverá constância nos serviços.
Diminuição de custos
Ao utilizar uma solução que irá centralizar todas as informações em um lugar central, é possível fazer o corte de aplicações desnecessárias, que só geram mais custo para a empresa e dificultam os processos internos.
É importante lembrar que o aumento da eficiência também impacta nos custos reduzidos, uma vez que o tempo é gasto em proporcionar melhores serviços aos usuários e em entregas mais rápidas.
Controle de versões
Com os dados centralizados, é possível ter uma melhor gestão do controle de versões, mantendo-as atualizadas, verificando suas mudanças e possibilitando a atualização automática.
Single Source of Thuth e o usuário final
Quando falamos de experiência do usuário, é necessário levar em consideração qual é o sentido do cliente ao interagir ou consumir um produto digital, site, aplicação web ou algum outro tipo de tecnologia digital.
O SSoT também é uma forma de auxiliar o usuário final, principalmente quando falamos de suporte de TI, podendo elevar a sua experiência. Quando o consumidor procura por informações, ter uma plataforma intuitiva e fácil de se encontrar o que procura eleva sua satisfação.
Quando a empresa possui uma solução com dados centralizados e até mesmo um portal de autoatendimento com uma base de conhecimento, agilizando o processo de resolução de problemas, o usuário terá uma experiência muito melhor, SLAs serão cumpridos com mais facilidade e a fidelização também irá acontecer.
Como implementar o Single Source of Truth
Agora que estabelecemos as vantagens de usar o método SSoT no ambiente corporativo, você deve estar se perguntando como fazer para implementar a metodologia em sua estrutura de TI de forma que a otimize.
Primeiro, é necessário criar uma infraestrutura que irá se adequar a essa estratégia. Para centralizar todos os dados, identifique quais são as suas fontes, ou seja, de onde eles vêm, se eles geram dados duplicados e se irá manter estes mesmos dados.
Assim que esta etapa for concluída, é o momento de escolher uma ferramenta que faça a integração de dados, pois é assim que todas as informações ficarão concentradas em uma única fonte. É importante que esta solução consiga fazer o gerenciamento contínuo dessas documentações, análises de dados e melhore a experiência do usuário – tanto dos colaboradores quanto dos clientes.
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