¿Cómo gestionar permisos en SharePoint?
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Controlar todo lo que sucede en un ambiente de SharePoint es esencial para garantizar la seguridad de la información, los endpoints y los usuarios. Aunque la gestión de este elemento puede llegar a ser desafiante, en este blog revisaremos qué debe tener en cuenta para no fallar en el intento.
¿Cómo gestionar permisos de manera eficiente en SharePoint?
Para gestionar permisos en SharePoint de manera eficiente, te recomendamos una seria de prácticas clave. No se trata de una fórmula mágica. La utilidad de estas sugerencias dependerá del estado de su ambiente de SharePoint, así que revise su pertinencia y evalúe el contexto de la organización:
Minimice la cantidad de permisos únicos: aproveche la herencia de permisos para mantener una estructura limpia y fácil de gestionar. Es preferible compartir permisos a nivel de carpetas y no de archivos individuales para reducir la complejidad.
Utilice grupos de usuarios para asignar permisos en lugar de asignarlos a usuarios individuales: Esto facilita la administración y evita errores al modificar accesos, permitiendo agregar o quitar usuarios de un grupo específico que ya tiene definido un conjunto de permisos.
Aplique el principio de mínimo privilegio: otorgue a cada usuario solo los permisos mínimos necesarios para realizar sus tareas. Esto ayuda a mantener la seguridad y el control del contenido.
Rompa la herencia de permisos: únicamente cuando sea necesario, para otorgar permisos específicos en listas o bibliotecas particulares, evitando una dispersión excesiva de permisos únicos afecten el rendimiento.
Revise y audite: mantenga el control sobre los permisos asignados para mantenerlos actualizados y alineados con las necesidades organizativas.
Use niveles de permisos predeterminados: como lectura, colaborar, editar y control total, según los roles de los usuarios. También puede configurar los permisos de Propietarios (solo para administradores), Miembros (para usuarios que crean y editan contenidos), Visitantes (con acceso de solo lectura) y Permisos Personalizados (únicamente para usar cuando los niveles estándar no cubran necesidades específicas).
Otorgación de permisos en ManageEngine SharePoint Manager Plus
¿Por qué pensar en SharePoint Manager Plus?
SharePoint Manager Plus es la solución de ManageEngine creada para facilitar la gestión de esta plataforma. Facilita la administración, auditoría, monitoreo y generación de informes tanto para entornos SharePoint on-premises como en Office 365.
Permite gestionar permisos y grupos desde un único dashboard, auditar cambios críticos en seguridad, y ofrece alertas en tiempo real para detectar amenazas de seguridad. Además cuenta con soporte para migraciones, copias de seguridad y visualización jerárquica del entorno SharePoint.
Su interfaz es sencilla y amigable, y al ser agente-less, no requiere instalación en los servidores, lo que simplifica su implementación y uso. También ofrece automatización para reportes y copias de respaldo, ayudando a optimizar el tiempo de los administradores.
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¿Cómo gestionar permisos de SharePoint?
Garantice el acceso con el mínimo privilegio con las funciones de gestión de permisos de SharePoint Manager Plus de ManageEngine.
Gestión masiva: conceda, elimine o copie los permisos de usuarios y grupos de forma masiva importando un archivo CSV. Modifique rápidamente el acceso sin tener que realizar tareas repetitivas.
Gestión granular: modifique los permisos de determinados archivos, como bibliotecas de documentos, listas, archivos y carpetas. Anule la herencia cuando sea necesario.
Usuarios huérfanos: elimine los usuarios huérfanos para garantizar que el entorno esté ordenado y evitar que los usuarios que regresan accedan a contenido antiguo.
Gestión de grupo: controle el acceso gestionando las membresías de grupos de forma masiva. Cree y elimine grupos para organizar y fomentar una colaboración efectiva.
¿Es posible realizar auditorías de estos permisos?
Si, es posible. Las funciones de auditoría de permisos de SharePoint en SharePoint Manager Plus le permiten tener una visibilidad absoluta sobre los permisos, el estado de los mismos y tener control sobre los cambios que se produzcan.
Cambios de permisos: audite los permisos de SharePoint con información sobre la hora exacta en que se asignó, modificó o eliminó un permiso.
Acceso externo: vea cuándo se comparten recursos con usuarios externos y monitoree las actividades de usuarios anónimos.
Cambios en la herencia: vea cuándo se asignaron permisos únicos a los objetos y cuándo se restauró su herencia.
Notificaciones instantáneas: manténgase al tanto de los cambios en los permisos y el acceso a diversos objetos a través de notificaciones por correo electrónico.
Informes de permisos: un par de clics lo resuelven
Los informes de permisos en SharePoint le permiten obtener de manera rápida reportes completos sobre cómo se han usado los permisos y se pueden exportar en varios formatos (CSV, PDF, XLS, HTML). Estos son los principales informes:
Usuarios y grupos: vea qué permisos se asignaron a usuarios y grupos. Identifique si se asignaron directamente o a través de grupos de Active Directory.
Contenido de SharePoint: vea los permisos asignados a recursos como bibliotecas de documentos, listas, carpetas y archivos. También compruebe si estos elementos tienen sus permisos heredados.
Permisos únicos: descubra qué recursos de SharePoint tienen sus permisos asignados al romper la herencia.
Acceso externo: muestre qué acceso tienen los usuarios externos a objetos de SharePoint. Registre todas las actividades de intercambio asociadas con ellos.
Informes en ManageEngine SharePoint Manager Plus
¿Cuáles son las ventajas de usar ManageEngine SharePoint Manager Plus para la gestión de permisos?
Esta herramienta reduce la complejidad del manejo de SharePoint, mejora la seguridad y el cumplimiento normativo (he aquí la importancia de las auditorías), y maximiza la eficiencia operativa para administradores de TI.
Además, cuenta con funciones avanzadas que permiten tomar decisiones informadas mediante el análisis y el aprovechamiento de insights poderosos en reportes precisos sobre el uso de los permisos y los cambios en la plataforma. Aquí encuentra otras ventajas:
Visibilidad jerárquica: Comprenda los permisos de SharePoint desde un punto de vista jerárquico con la herramienta Explorador.
Alertas instantáneas: Configure los perfiles de alerta para recibir notificaciones enviadas a diferentes direcciones de correo electrónico sobre varios cambios de permisos.
Delegación detallada: Asigne roles a usuarios no administrativos para que puedan generar informes y modificar permisos sin elevar sus privilegios nativos.
Automatización: Programe informes de permisos para que se generen a intervalos personalizables con el fin de que pueda mantenerse actualizado.
SharePoint Manager Plus: la solución perfecta
SharePoint Manager Plus de ManageEngine supera las limitaciones nativas de SharePoint y ofrece un conjunto exhaustivo de funciones que facilitan la gestión de esta plataforma y permiten mayores niveles de automatización.
Con esta herramienta puede obtener informes, delegar tareas, programar copias de seguridad y monitorear el rendimiento de su entorno híbrido de SharePoint sin complicaciones.
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