La tarea del control de inventario de software y licencias es una de las principales dificultades que los administradores de TI deben afrontar. En esta publicación revisaremos por qué es importante esta labor y cómo llevarla a cabo teniendo en cuenta las mejores prácticas.
Antes de empezar a detallar el concepto de control de inventario de software y licencias, debemos hablar de la gestión de activos de TI (ITAM -IT Asset Management-), que es el proceso de administrar adecuadamente los activos de software y hardware de la compañía.
En estos procedimientos es indispensable tener en cuenta que se requiere un monitoreo y una auditoría granular al uso de los activos de TI: tanto de software como de hardware.
¿Qué es el control de inventario de software y licencias?
Es una de las tareas que hacen parte del proceso de gestión de activos de TI (ITAM) y busca obtener el detalle del software (si es o no permitido en la empresa, para qué sirve, cuántas estaciones de trabajo lo usan) y administrar adecuadamente las licencias (si sobran o faltan licencias).
Muchas certificaciones y procesos de cumplimiento exigen que las empresas tengan políticas estrictas de ITAM para hacer seguimiento del software que se usa en las estaciones de trabajo.
No obstante, contar con un software para el control de inventario de software y licencias brinda distintos beneficios y aporta a una postura de ciberseguridad basada en la prevención.
Contenido relacionado: Lleve su administración de activos de software a otro nivel
¿Cuáles son los riesgos de no aplicar esta clase de controles?
El primer riesgo está en la falta de orden: es imposible saber con cuántos activos de TI cuenta la empresa, en qué condiciones se encuentran y cuáles necesitan actualización, solicitud de garantía o mantenimiento.
Por otro lado está el tema de cumplimiento: la no conformidad con este proceso puede hacer que la compañía pierda alguna certificación o cuando menos pone en riesgo el alcance de ciertas normativas.
Adicionalmente, usar software no autorizado, o descargado de fuentes no confiables aumenta las probabilidades de sufrir un ciberataque, pues se trata de programas que no cuentan con alguna clase de respaldo.
Si además de esto hablamos de software que no tiene licencia, la empresa no solamente podría tener un problema de cumplimiento, sino que estaría envuelta en un delito: el uso de activos sin pagar por los derechos de uso, lo que también conocemos como ‘piratería‘.
Gestión de activos de TI: mejores prácticas
-
Descubrimiento: muchas compañías fallan en este aspecto. Pueden contar con herramientas ITAM que ofrecen control de inventario de software y licencias, pero no saben qué había antes de implementar esa solución. Es esencial contar con una funcionalidad que escanee toda la red corporativa para identificar todos los activos de software y hardware disponibles.
-
Inventario automático: además del descubrimiento inicial, se necesita de funciones que automáticamente detecten los nuevos activos y los reporten en la base de datos de gestión de la configuración (CMDB).
-
Gestión de licencias y software no autorizado: saber cuántas licencias tiene, cuándo se vencen y cómo deben actualizarse es un mínimo de ITAM. De esta manera se gestionan los activos adecuadamente y se establacen lineamientos para erradicar el software no permitido que podría generar brechas de vulnerabilidad para toda la compañía.
-
Gestión del ciclo de vida de los activos: conocer todo el ciclo de vida de los activos de TI (desde su descubrimiento, pasando por su uso, su renovación o su eliminación) permite conocer cómo es el uso de estos activos en la compañía y cómo aprovechar al máximo cada recurso para mejorar la eficiencia de todos los procesos.
Contenido relacionado: Empodere su gestión de activos de hardware en 6 pasos
Asset Explorer: todo en uno
Asset Explorer es la solución de ManageEngine para la gestión de activos de TI. Está diseñada desde las mejores prácticas de ITAM, por lo que ofrece descubrimiento, inventario automático, gestión de licencias y administración del ciclo de vida de los activos.
Conozca más sobre las funcionalidades de esta solución aquí. También puede solicitar una demo para conocer en detalle su funcionamiento o descargar una prueba gratuita totalmente funcional de 30 días.
¡Empiece a gestionar sus activos de TI desde las mejores prácticas!
