Procedimento Operacional Padrão (POP): saiba tudo sobre esse documento

Você sabe o que é POP? Não, não estamos falando do gênero musical pelo qual o Michael Jackson é conhecido. Estamos falando sobre um documento que faz parte do núcleo de, praticamente, todas as empresas.

Pode ser que você tenha um, mas não saiba que seu nome é esse e que ele tem mais importância do que parece.

Quer saber o que é POP? Continue lendo esse artigo!

O que é o Procedimento Operacional Padrão (POP)

É um documento empresarial que contém diretrizes operacionais, ou seja, um arquivo que contêm direções de como realizar e executar determinadas atividades dentro do ambiente de trabalho ou que são relacionadas.

Podemos dizer que ele é um "manual de instruções" empresarial, pois ele descreve como agir e efetuar diversos ofícios em diferentes áreas da empresa e também em diferentes setores do mercado.

Ele deve ser o mais detalhado e descritivo possível para que qualquer pessoa, independente do grau de escolaridade, background cultural ou experiência consiga seguir corretamente os passos contidos nele.

Qual o objetivo de um Procedimento Operacional Padrão (POP)

Ele visa padronizar os processos dentro das organizações para que produtos e serviços tenham o nível de qualidade consistente, independente do funcionário, turno ou mesmo filial.

O Procedimento Operacional Padrão também foca na diminuição/anulação de problemas futuros, como retrabalhos e acidentes, e também na eliminação de desperdícios.

Digamos que sua empresa funcione 24 horas todos os dias, possua escritórios espalhados pelo país, funcionários com idades que variam entre 18 e 70 anos e que com diferentes níveis de escolaridade. Caso não haja um documento que padronize os processos, cada cliente terá uma experiência diferente.

Quais os benefícios em possuir um Procedimento Operacional Padrão (POP)

A padronização das atividades laborais traz infinitos benefícios, não apenas para as instituições, como também para aqueles que atuam nela e até mesmo os usuários finais.

Veja a seguir quais os mais relevantes.

Níveis de qualidade consistentes

Este benefício já foi citado anteriormente, porém ele é um dos maiores (se não o maior) atrativo em desenvolver e aplicar um Procedimento Operacional Padrão dentro do seu negócio.

Além disso, ao nivelar a qualidade de seus produtos e/ou serviços, é possível gerar diversos outros benefícios por consequência.

Previsibilidade nos resultados

Imprevistos acontecem, não é mesmo? Porém, ao adotar processos como o POP, a probabilidade deles acontecerem são bastante reduzidas.

Quando repetimos uma mesma atividade diversas vezes, durante um longo tempo, a expectativa é que os resultados sejam sempre os mesmos. E, para as organizações, previsibilidade é um grande ativo.

Isso porque, dessa maneira, elas podem se planejar e se precaver para situações futuras.

Menores taxas de erros

Podemos pressupor que, se tais condutas foram aderidas, significa que elas tiveram os melhores resultados dentre as opções. E, consequentemente, obtiveram os menores índices de erro dentre as possibilidades.

Maior aproveitamento de ativos

Toda e qualquer corporação possui vários ativos. E, infelizmente, muitas delas não sabem como utilizá-los em sua capacidade máxima. Isso faz com que elas percam dinheiro ou até mesmo gastem mais, buscando outros ativos que realizam a mesma função daqueles que já possuem.

Menores índices de acidentes

Acidentes de trabalho não prejudicam apenas os colaboradores, como também o negócio. Por isso, ao implementar esse tipo de diretriz dentro do ambiente de trabalho, você não estará ajudando apenas os trabalhadores, que terão menos riscos ao exercerem suas funções, mas também a organização.

Melhor experiência para o  usuário

Além de todos os benefícios que já foram citados, temos que ressaltar a experiência do usuário.

Ao adotar tal procedimento, podemos observar uma melhor experiência para o usuário, já que dessa maneira, há uma menor taxa de interrupção nos serviços recebidos.

Consequentemente, os serviços prestados pelo negócio estarão alinhados com as expectativas geradas pelo ususário final.

Onde aplicar o Procedimento Operacional Padrão (POP)

Essa documentação é demasiadamente útil para qualquer corporação, independente do tamanho, número de colaboradores, localização ou até mesmo da segmentação.

Entre aqueles que mais se destacam, podemos citar:

  • Comércio;

  • Tecnologia;

  • Serviços;

  • Saúde;

  • Indústria;

  • Muitos outros.

Principais tipos de Procedimento Operacional Padrão (POP)

Não pense que por se tratar de um conjunto de diretrizes que ele é único. Dependendo do seu objetivo, você deve desenvolver um tipo diferente.

Atualmente existem 6 tipos, sendo eles:

  1. Armazenamento;

  2. Arquivamento;

  3. Metódico;

  4. Produção;

  5. Qualidade;

  6. Segurança.

Veja os detalhes sobre cada um deles a seguir.

1. Armazenamento

Este POP destina-se aqueles que trabalham com o armazenamento de produtos. Isso porque cada um deles possui uma maneira diferente de ser armazenado.

Por exemplo, um iogurte não pode ser mantido da mesma maneira que uma televisão, assim que um barril de gasolina não pode ser mantido da mesma maneira que um tênis. Por isso, para cada um deles, um Procedimento Operacional Padrão deve ser desenvolvido exclusivamente.

2.  Arquivamento

Cada documento é único, assim como sua metodologia de arquivamento. Por exemplo: o arquivamento de documentos físicos não deve ser feito da mesma maneira que o arquivamento de documentos online.

Além disso, é bom frisar que este tipo de POP é importante também para a auditoria de empresas e segurança de arquivos. Já pensou se os dados que uma instituição possui fossem facilmente roubados ou acessados por pessoas não autorizadas como isso poderia gerar um grande problema?

3. Metódico

Dissemos anteriormente que uma das vantagens da adoção de um Procedimento Operacional Padrão é a prevenção de problemas e o planejamento para situações complexas. Mas, e se eu te dissesse que existe um tipo que destina-se especialmente à prevenção desses contratempos?

O POP Metódico tem em seu core o impedimento dessas situações. Isso porque ele foca na manutenção de equipamentos, revisão de processos, estudos sobre novas ameças (sejam elas internas, externas ou mesmo virtuais), assim como recomendações para assegurar a segurança de tudo e todos.

4. Produção

Essa diretriz é focada à produção de bens, independente de qual seja. Além disso, ele também foca nas pessoas que irão interagir com ele durante todo o processo.

Ele consiste em detalhar todo e qualquer processo que esteja atrelado a produção de um bem, desde a pré-produção até sua comercialização.

5. Qualidade

Este POP é um dos mais utilizados, já que é focado na qualidade, seja de um produto como também de um serviço. Para isso, ele pode ser destinado tanto as pessoas que irão desenvolver o produto, assim como o produto em si, ou seja, suas especificações, materiais, transporte, etc.

6. Segurança

Esse método foca na segurança dentro das organizações. Não apenas nas pessoas que atuam dentro delas, mas também nos equipamento utilizados por elas.

Vale ressaltar que tal segurança é voltada para todo e qualquer âmbito pessoal: sendo ele moral, físico, psicológico e até mesmo virtual.

Quais os formatos existentes de um Procedimento Operacional Padrão (POP)

Além dos tipos de um POP, também é necessário escolher o formato que você vai desenvolvê-lo. Isso porque cada formato tem suas especificações e tem propósitos diferentes.

Veja a seguir os três formatos existentes.

Passo a passo

Esse formato é ideal para tarefas que são extremamente descritivas e que precisam do desenvolvimento da explicação.

Checklist

O checklist não permite uma descrição completa. Ele é indicado para processos diretos ou então àqueles que possuem muitas etapas e precisam de um acompanhamento escrito.

Fluxograma

O fluxograma é uma representação visual dos afazeres. Ele não permite tantos detalhes como o formato de passo a passo, mas é ótimo para procedimentos que envolvem muitos profissionais.

Itens que devem constar em um Procedimento Operacional Padrão

É preciso frisar que existem algumas coisas que obrigatoriamente precisam conter no registro. Elas ajudam na compreensão da execução, mas também na identificação das diferentes tarefas.

  • Objetivos do procedimento: o resultado que você quer alcançar com a atividade que será realizada;

  • Dados do procedimento: nome, número de identificação, versão;

  • Pessoa ou equipe responsável: quem serão as pessoas envolvidas na execução;

  • Local da aplicação: onde será aplicado;

  • Data da aplicação: quando o POP terá sua aplicação feita;

  • Recursos utilizados ou necessários: materiais usados, assim como equipamentos, locações, orçamento;

  • Tempo total do procedimento: estimativa de quanto tempo levará para o POP ser completamente aplicado na organização;

  • Documentações: todos os documentos que serão necessários para sua execução, incluindo de compras, empréstimos de ativos, aprovações, aluguéis, etc;

  • Assinaturas*: todos os POPs devem conter as assinaturas dos responsáveis, tanto pela execução como também da aprovação do projeto;

  • Processos: as etapas e processos que são necessários para a conclusão do POP.

*As assinaturas devem estar presentes no rodapé de cada página do POP. Isso garante que todos os processos desenvolvidos nele foram aprovados pela gerência.

Como desenvolver um Procedimento Operacional Padrão (POP)

Fique calmo. O POP não é um bicho de sete cabeças. Mesmo que bastante descritivo, com as instruções corretas, você verá que ele não é difícil de ser desenvolvido.

Mas, antes de desenvolvê-lo, esteja atento quanto a linguagem utilizada. Como dissemos no início desse artigo, esse é um documento que deve ser de fácil compreensão, "independente do grau de escolaridade, background cultural ou experiência".

No tópico anterior, mencionamos quais itens devem constar nesse tipo de documentação. Ele facilitam o desenvolvimento, mas, caso você queira algo um pouco mais prático, colocamos um a seguir.

1. Defina um objetivo

O primeiro passo para desenvolver um POP é saber o que você quer atingir com ele. Muitas vezes, a melhor maneira de começar qualquer projeto ou tarefa é saber seu final, e isso pode ser aplicado aqui. Isso te ajuda a ter um norte para dar os próximos passos.

2. Escolha o tipo utilizado

A partir do objetivo você consegue definir o tipo de POP que será utilizado. Será de armazenamento? Ou de segurança?

3. Selecione os ativos envolvidos

Assim que o tipo for escolhido, é necessário selecionar quais ativos serão utilizados. E, quando falamos em ativos, estamos nos referindo tanto aos materiais e locações, como também à força de trabalho que será utilizada.

Não esqueça de escolher quem serão os aprovadores para cada etapa do projeto e também aqueles que serão responsáveis por registrar a conclusão das fases.

4. Determine um prazo

A data que acontecerá o início, execução e finalização do projeto poderá ser melhor definido após a seleção dos ativos. Isso porque, na maioria dos casos, a quantidade de ativos e o tempo são inversamente proporcionais.

5. Defina o formato 

A última etapa é a definição do formato que será utilizado. Isso porque o formato depende de tudo o que será definido anteriormente, já que, cada Procedimento Operacional Padrão é diferente, sempre dependendo das escolhas e objetivos.

A partir daqui, você conseguirá elaborar o plano da melhor maneira, seja ele com muitos detalhes e descrições, mais enxuto ou então mais visual.

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Ela possui:

  • Fluxos de trabalho automatizados;

  • Gerenciamento de ativos, incluindo ciclo de vida e empréstimo de ativos;

  • Gerenciamento de OLA;

  • Gestão de espaço e mudanças;

  • Recursos low-code;

  • Gestão de projetos;

  • Base de soluções;

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