Gestão de Projetos em TI: como implementar e porque é importante

Segundo o dicionário Michaelis, podemos definir projeto como:

Propósito de executar algo.

Plano detalhado de um empreendimento a ser realizado.

Esboço de trabalho que se pretende realizar.

Por essas definições, conseguimos perceber que, independente do quão estabelecida uma empresa esteja, sempre haverá um ou outro projeto a ser implementado.

E, caso essa gestão não seja bem feita, é provável que as coisas não saiam conforme planejado.

Saiba mais sobre a gestão de projetos lendo o artigo.

O que é a gestão de projetos em TI?

Como dissemos, uma das definições de um projeto é um plano ou esboço de algo a ser realizado. Ou seja, é algo que terá um início, um meio e um fim. É importante reforçar porque, diferentemente das operações de uma organização, que são cíclicas e contínuas, os projetos obrigatoriamente têm que ser finalizados em algum momento.

Por isso, quando falamos na gestão de projetos em TI, estamos lidando com a condução dele todo, desde o planejamento, a aplicação e o pós, como monitoramento e possíveis manutenções de tudo que se refere à tecnologia da empresa.

Quais as etapas da gestão de projetos em TI?

Como dissemos anteriormente, a gestão de projetos em TI é algo que se aplica a qualquer área da empresa que faça uso de qualquer coisa relacionada a tecnologia, como hardwares, softwares, endpoints, servidores e redes.

Um exemplo que podemos citar é a implementação de um novo software nas máquinas de uma corporação. Para que esse projeto seja iniciado e concluído é necessário:

1. Iniciação

Por se tratar de algo que pode mudar bastante as estruturas de funcionamento de um negócio, devemos definir o objetivo do projeto.

• Ele é realmente necessário?

• Por que devemos realizá-lo?

• Qual será o custo total dessa mudança?

Isso é preciso já que qualquer projeto obrigatoriamente vai implicar em uma mudança, seja ela direta ou indireta.

E, assim que os objetivos forem traçados, podemos iniciar o planejamento.

2. Planejamento

Aqui é onde faz-se necessário pensar em tudo que o projeto pode implicar.

• Quem fará a aplicação dele?

• Onde serão feitas as mudanças?

• Quando elas serão aplicadas?

• Quanto custará a execução?

Além dessas perguntas simples, é interessante criar cronogramas e planilhas para ajudar na visualização e execução. Dessa maneira, as próximas etapas se tornarão mais fáceis para todos aqueles que estão envolvidos.

É relevante destacar que esta é uma das etapas mais cruciais, já que é aqui que as outras etapas irão se basear para serem executadas. Além disso, a etapa de liberação também tem sua importância, já que, apenas quando o projeto passar por ela é que ele poderá ser realmente executado.

3. Execução

Aqui é quando iremos executar tudo o que desenhamos na etapa anterior. Então, tudo o que foi projetado e arquitetado deverá ser colocado em ação.

Preste atenção para tentar seguir corretamente a fase anterior, já que foi nela que houve todo raciocínio para melhor executar o projeto.

4. Monitoramento e controle

Assim que o projeto é colocado em prática, não pense que ele foi finalizado. Como dito anteriormente, fazer o monitoramento das etapas anteriores (tanto individualmente como também como um todo) se faz necessário.

Mesmo que a execução e a idealização tenham sido muito bem feitos, ainda há a possibilidade das coisas saírem fora do controle devido a fatores externos que, muitas vezes, podem não ser previstos no planejamento do macroambiente.

Por isso, aqui é onde se concentra  a manutenção de qualquer coisa que saia do escopo, qualquer avaria que venha a acontecer.

5. Encerramento

Uma das primeiras coisas que dissemos no início desse artigo foi que "toda gestão de projetos em TI precisa ter começo, meio e fim", por isso, aqui é necessária ter a finalização.

Esta fase consiste em finalizar qualquer pendência que exista, além de fazer o preenchimento e registro dos documentos com as avaliações de desempenho das pessoas envolvidas e processos.

Como otimizar a gestão de projetos em TI?

Ela pode parecer simples, e dependendo do projeto, é. Mas a verdade é que se ela envolver muitas pessoas ou máquinas, todo o planejamento pode ser prejudicado.

Imagine que uma multinacional ou mesmo uma organização que tenha diversos escritórios ou filiais deseje implementar um mesmo sistema em todas elas. Isso envolverá diversos funcionários e também diversos locais distintos.

Dessa maneira, executar um mesmo projeto para todas elas pode ser um enorme desafio. Por isso, ter um software que te possibilite fazer a gestão de forma simples e automatizada pode ser o diferencial para ter uma experiência boa ou ruim.

O ServiceDesk Plus é um software de ESM que possibilita que você, além de fazer a administração de help desk, também possa fazer dos serviços corporativos do seu negócio.

Alguns de seus recursos mais notáveis são a gestão de ativos, de mudanças, de espaço, e claro: a gestão de projetos em TI! Elas possibilitam que você, como profissional de TI, possa planejar e executar os projetos da melhor maneira que encaixe com sua corporação.

Além disso, o fato de ser uma ferramenta intuitiva e amigável faz com que qualquer colaborador, seja ele de TI ou não, tenha facilidade em utilizar todos os seus recursos, já que ela possui soluções para todas as áreas corporativas.

Com o ServiceDesk Plus, você pode:

• Gerenciar e controlar de forma centralizada vários projetos de TI para garantir a consistência.

• Gerenciar requisições, planejar lançamentos, acompanhar o progresso, colaborar com as equipes e medir os resultados.

• Criar etapas para projetos e separar cada uma delas em tarefas menores.

• Identificar dependências e riscos, gerenciar recursos e custos para permanecer dentro do orçamento.

• Ver as mudanças e necessidades de TI relacionadas para identificação de problemas de suporte que causam atrasos no projeto.

• Definir funções e fornecer permissões de acesso aos membros envolvidos em um projeto específico.

Caso tenha se interessado pelo ServiceDesk Plus, acesse o site da ManageEngine, baixe a solução e faça seu teste gratuito de 30 dias (disponível em cloud e on-premises).

Por que fazer a gestão de projetos em TI é importante?

Deu para ver que os projetos em TI são iminentes em qualquer empresa que faça uso de tecnologia. Porém, pode ser que você ainda não tenha compreendido o porquê fazer sua gestão é tão importante.

Por esse motivo, para não restarem mais dúvidas, vamos citar 5 motivos pelos quais fazer seu gerenciamento só trará benefícios.

Otimização de custos e recursos

Ter controle de tudo o que está sendo utilizado (e como), além também dos colaboradores, faz uma diferença absurda dentro de um negócio. Até porque, dessa maneira, você consegue utilizar seu potencial ao máximo, fazendo com que custos sejam reduzidos ou cortados, assim como esforços.

Cumprimento de prazos

Como dissemos, pode ser que algo saia fora do planejamento inicial. Porém isso acontece em raros casos, já que na grande maioria das vezes, o planejamento envolve tudo aquilo que é possível acontecer dentro e fora da empresa.

Por isso, com todo o planejamento efetuado, fica muito mais fácil de cumprir os prazos que foram estipulados, tornando todo o processo mais fácil e também mais suave para todos os envolvidos.

Implementação de projetos mais rápidos

No item anterior falamos no cumprimento de prazos, porém podemos citar também o fato de que, ao fazer toda a gestão dos projetos em TI da sua corporação, você também faz com que eles sejam implementados e finalizados mais rapidamente.

Ao fazer o planejamento, é possível visualizar todos os recursos que você possui, além também de efetuar uma linha do tempo para utilizá-los. Assim, o gestor consegue utilizar tudo da melhor maneira e fazer com que sua implementação seja mais rápida.

Melhor visualização e acompanhamento

Quando há o controle das etapas, é possível ter uma visualização e acompanhamento de tudo o que está sendo executado atualmente. Dessa forma, tendo o panorama de todos os processos, é possível acompanhar seus colaboradores e ver onde há gargalos para fazer ajustes.

Melhor produtividade de colaboradores

É comum que hajam diversas pessoas ou equipes na implementação de projetos dentro das organizações. E fazer a gestão de forma apropriada pode fazer a diferença entre ter equipes que cumpram prazos e projetos bem executados.

Ter uma boa visualização faz com que, além de identificar gargalos, seja possível alocar corretamente recursos, entre eles os colaboradores. Dessa forma, conseguimos colocar aquele que melhor se adequa a determinada função e assim por diante.

Tipos de projetos de TI

Os projetos de TI de uma organização podem ser divididos em diferentes tipos, mas os mais comuns são: pequenos, médios e grandes. Destrincharemos eles abaixo.

Pequenos

Geralmente de curta duração. Costumam durar dias, semanas ou no máximo 6 meses e envolvem poucas pessoas. Além disso, por se tratar de um projeto pequeno, podemos dizer que os custos serão mais baixos quando comparados a outros tipos de projetos.

Médios

Este tem uma duração um pouco mais longa, variando de 6 meses até 1 ano. Por se tratar de um projeto um pouco maior, o envolvimento do número de pessoas também será maior, assim como seu custo.

Grandes

A duração de projetos de grande porte costumam ser a partir de 1 ano. O número de colaboradores envolvidos também costuma ser grande e depende muito do propósito, assim como o orçamento e prazo. Já seu custo pode ser infinito, já que empresas muito grandes, como multinacionais, sabem que terão que conceder um alto valor.

Observação: Esses fatores não são definitivos, já que muitas vezes, ao aumentar o orçamento ou o número de colaboradores, o tempo de execução pode diminuir.

Conclusão

Fazer a gestão de projetos de TI pode ser trabalhoso, porém, a utilização da ferramenta certa consegue tornar a tarefa simples. Além disso, é bom salientar que tal gestão trará diversos benefícios, que poderão ser utilizados futuramente para a instituição ou mesmo para colaboradores.