O SharePoint é uma plataforma de colaboração desenvolvida pela Microsoft que tem se destacado cada vez mais nas empresas que buscam melhorar a sua gestão de conteúdos, a colaboração entre equipes e processos internos.
Mas afinal, o que exatamente é o SharePoint e para que ele realmente serve? Continue lendo o artigo para entender melhor!
O que é o SharePoint?
O SharePoint é uma plataforma que permite o armazenamento, a organização e o compartilhamento de informações de maneira segura e acessível dentro de uma empresa. O SharePoint é uma das várias ferramentas que compõe a suíte de aplicativos do Microsoft 365 Online, mas também pode ser utilizada em modelo on-premise.
Uma das principais características dessa plataforma é sua flexibilidade. Ele pode ser usado desde um simples repositório de documentos até como um portal colaborativo completo, oferecendo funcionalidades para gerenciar projetos, automatizar processos e até mesmo criar sites internos (intranets).
Para que serve o SharePoint?
Sua principal função é facilitar a colaboração e o compartilhamento de informações dentro de uma organização. Ele permite que diferentes equipes trabalhem em conjunto de forma mais eficiente, centralizando o acesso a documentos e informações importantes.
Gestão de documentos
Uma das funções mais conhecidas do SharePoint é a gestão de documentos. Ele oferece um ambiente onde os usuários podem armazenar, organizar e compartilhar documentos.
Além disso, garante que todos trabalhem na versão mais atualizada de um arquivo, além de permitir a definição de permissões, garantindo que somente pessoas autorizadas possam acessar ou editar certos documentos.
Colaboração de equipes
Com o SharePoint, as equipes podem trabalhar em documentos simultaneamente, participar de discussões em fóruns e gerenciar projetos e tarefas.
A integração com outras ferramentas, como por exemplo o Microsoft 365 que contém o Word, Excel, Power Point, OneNote, etc, torna a colaboração dentro das empresas ainda mais fluída, pois facilita a comunicação e o compartilhamento de arquivos sem interrupções.
Automação de processos
O SharePoint também é utilizado para a automação de processos empresariais. Com ele, é possível criar fluxos de trabalho que ajudam a automatizar tarefas repetitivas, como por exemplo a aprovação de documentos.
Quais são as vantagens da plataforma SharePoint?
O SharePoint oferece várias vantagens que o tornam uma escolha popular entre as empresas. Além das integrações que citamos anteriormente, a ferramenta também é altamente escalável, podendo ser adaptada para atender desde pequenas equipes até grandes corporações.
A segurança também é um ponto importante de citar, pois com o SharePoint, as empresas podem controlar rigorosamente quem tem acesso as informações, garantindo que os dados sensíveis estejam sempre protegidos. Isso é especialmente importante no ambiente de trabalho.
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Para empresas que utilizam o SharePoint, o SharePoint Manager Plus da ManageEngine é uma ferramenta essencial para simplificar o gerenciamento e a auditoria do sistema, pois a solução permite monitorar todas as atividades realizadas na plataforma, o que fortalece a segurança organizacional.
Uma das grandes vantagens dessa solução é sua capacidade de gerar relatórios detalhados sobre as ações de cada usuários, o que é importante para auditorias e garante que as empresas se mantenham em conformidade com regulamentações atuais, como GDPR, SOX, HIPAA e LGPD.
Além disso, a solução possibilita a configuração de alertas em tempo real, ajudando a detectar atividades suspeitas, como acessos não autorizados ou alterações em documentos, permitindo uma resposta rápida a qualquer incidente.
A ferramenta também se destaca por sua interface intuitiva, que torna tanto o monitoramento quanto a auditoria fáceis de realizar, sem complicações. Além disso, o Sharepoint Manager Plus é compatível com a versão Online no Microsoft 365, assim como com as versões anteriores em modelo On-Premises (2010, 2013, 2016, 2019).
Conclusão
O SharePoint é uma plataforma que facilita a colaboração e a gestão de conteúdo dentro das empresas. Sua flexibilidade e integração com outras ferramentas o tornam uma solução importante para melhorar a eficiência e a comunicação interna.
Seja para gerenciar documentos ou automatizar processos, o SharePoint transforma a forma como as organizações trabalham, as tornando mais ágeis, colaborativas e seguras.
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