Sejamos sinceros: existem coisas que ficam muito mais compreensíveis quando desenhadas. Entre essas coisas, podemos citar as etapas de um processo.
Por esse motivo, o uso de fluxogramas dentro das organizações se tornou tão comum e tão bem aceito, pois, além de simplificar o entendimento, também torna a visualização muito mais perceptível.
Veja nesse artigo como produzi-los da forma correta, além de entender como funcionam e seus benefícios.
O que são fluxogramas de processos
Segundo o dicionário Michaelis, fluxograma é definido como:
Representação gráfica, por meio de símbolos geométricos próprios, que apresenta o fluxo ou a sequência normal de um procedimento, problema ou sistema, que permite visualizar, por meio de ilustrações, de maneira sintética, as diversas etapas de um processo; diagrama de fluxo.
Em outras palavras, podemos dizer que ele é a “instrução visual” de como efetuar um procedimento. É importante salientar que ele mostra todos os caminhos possíveis para chegar em um mesmo resultado.
Para que servem fluxogramas de processos ?
Como dito anteriormente, por serem expressos de maneira gráfica, eles são utilizados para esclarecer um processo que, caso fosse apresentado de forma verbal ou escrita, seria de difícil compreensão. Além disso, eles condensam bastante o tamanho que seria utilizado para descrever aquela situação.
Utilizados especialmente no meio corporativo, os fluxogramas de processos ganharam muita notoriedade por sua eficácia, simplicidade e versatilidade, fazendo com que diferentes setores empresariais o utilizassem.
Por sua fácil aceitação e flexibilidade, eles podem ser utilizados para diferentes propósitos, como:
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Acompanhamento de processos;
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Tomada de decisões mais assertivas;
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Melhor comunicação entre partes interessadas;
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Planejamento e projeção consciente;
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Interpretação e visualização facilitada;
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Identificação de falhas;
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Documentação de processos.
Como fazer um fluxograma de processos corretamente
Não é porque algo é fácil de entender que não possui regras. São exatamente elas que fazem com que sua interpretação seja ainda mais fácil. Por isso, veja algumas diretrizes para construí-lo sem erros.
Padronize
Como sua visualização e entendimento são fáceis, é importante que seu fluxograma seja padronizado. Isso não significa que todos eles devem ser iguais, mas é importante que dentro de um diagrama certas coisas sejam padronizadas.
Por exemplo, caso você utilize a cor amarela para uma determinada forma, é fundamental manter a mesma cor para as outras formas similares. Dessa maneira, a compreensão, mesmo que superficial, fica mais fácil.
Use frases curtas e objetivas
Fluxogramas de processos tem como finalidade explicar uma sequência de etapas de maneira simples e direta. Por esse motivo, é indispensável que, ao desenvolvê-lo, você utilize frases que sejam curtas e objetivas. Dessa maneira, o espectador consegue entender precisamente o intuito dele.
Utilize verbos no infinitivo
Foi definido como consenso universal a utilização de verbos no infinitivo ao desenvolver um diagrama de fluxo exceto para os conectores que indicam uma tomada de decisão. Desse modo, a pessoa que estiver seguindo os passos, não terá dúvidas quanto a ação que deverá realizar.
Conecte todas as etapas
Um diagrama de fluxo não pode deixar o espectador em dúvida quanto a uma etapa. Por isso, é importante que não tenham atividades soltas, é necessário que todas elas tenham um destino.
Com exceção do “início” e do “fim”, todas as outras etapas têm que estar interligadas a outra atividade.
Não possua dois processos com a mesma descrição
Caso seu esquema possua duas figuras com a mesma descrição, significa que você fez algo errado já que, por se tratar de um curso de processos, o correto deveria ser aquela atividade se conectar a atividade com o nome já existente.
Toda decisão deve ser respondida pelo processo anterior
Assim que uma figura de decisão é inserida no fluxograma, é necessário que ela seja respondida pelo processo anterior. Não há como uma pergunta ter uma resposta direta se a atividade anterior não estiver atrelada a ela.
Porque utilizar o ServiceDesk Plus para fazer seus fluxogramas de processos
Como vimos, os diagramas de fluxo são de alta ajuda para o mundo corporativo. Eles podem ser utilizados de diversas formas, setores e empresas. Porém, imagine o quanto criar todos esses fluxogramas de processos manualmente é trabalhoso! Além disso, dificilmente ele não estará atrelado a diferentes profissionais e áreas.
Por isso, ter um software que te auxilie a criar diferentes fluxos de trabalho para diferentes departamentos, é a solução. O ServiceDesk Plus é uma ferramenta de ESM que te ajuda na gestão de diferentes áreas da sua empresa.
Como se isso não fosse suficiente, ele também consegue fazer a escalação de etapas automaticamente para todas as partes envolvidas.
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