Qualquer empresa, grande ou pequena, possui um patrimônio, podendo ser composto por bens monetários, tangíveis (físicos) ou intangíveis (digitais). E como bens, podemos considerar desde um computador, uma cadeira, uma lâmpada a até mesmo o sistema operacional usado nos computadores ou o serviço de nuvem utilizado para armazenar dados.
Como pudemos ver, os bens de uma empresa podem ser infinitos, e se não forem bem gerenciados, podem causar mais problemas do que benefícios. E quando voltados à tecnologia, isso tem que ser ainda mais rigoroso, já que na maioria das organizações, são os ativos de tecnologia que giram a produção de produtos e serviços. Esse gerenciamento também é chamado de ITAM (IT Asset Management, ou em português, Gerenciamento de Ativos de TI).
Neste artigo você vai ler sobre como e por quê fazer um HAM (Hardware Asset Management), ou em português: gestão ativos de hardware. Também explicaremos o que é um inventário de hardware, além de entender mais sobre seu ciclo de vida, importância e muitas coisas mais. Vamos lá?
O que é um inventário de hardware?
É um sistema de registro ou sistema de controle onde são descritas todas as informações de hardware que uma empresa possui, sendo elas: modelos de componentes, como número de série, dados técnicos; quantidades; datas de compra; local onde estão armazenados ou qualquer outra informação relevante.
Dentro deste tipo de inventário, é comum que hajam itens como:
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Notebooks;
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Mouses;
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Teclados;
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Monitores;
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Impressoras;
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Câmeras;
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Servidores
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Roteadores;
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Entre outros.
Quais são as categorias de ativos de hardware?
Como vimos, os componentes de um inventário de hardware podem ser muito variados. Para facilitar suas identificações, profissionais de TI os separam em algumas categorias. Veja elas a seguir.
1- Dispositivos de usuário final
Nesta categoria estão inclusos todo e qualquer hardware que seja destinado para o uso do usuário final, ou seja, aqueles em que o usuário tem contato direto e que são usados para desempenhar as tarefas corporativas. Dentro desta categoria podemos listar dispositivos como computadores, notebooks, celulares e tablets, também conhecidos como endpoints.
2- Periféricos
Aqui podemos encontrar hardwares que estão conectados a um computador e que são usados para facilitar sua usabilidade. É importante dizer que a conexão não necessariamente precisa ser feita através de um cabo, mas como também por Bluetooth. Exemplos de dispositivos periféricos são: mouses, teclados, impressoras, fones de ouvido e até mesmo cabos e adaptadores.
3- Hardware de rede/telecomunicação
Nesta categoria podemos citar aqueles que são responsáveis pelo suporte e transmissão da comunicação, tanto digital como também analógica, de um dispositivo com outro. Dispositivos como roteadores, firewalls, switches, hubs, entre outros.
4- Equipamentos de datacenter
Os que estão presentes nesta categoria são aqueles que fazem parte da composição de datacenters e que permitem que eles funcionem normalmente. Alguns deles são servidores, utilitários e dispositivos de segurança.
O que é o gerenciamento de inventário de hardware?
É a administração de todos os componentes de hardware de uma organização, sendo ele uma espécie de catálogo e que também é conhecido como HAM, como dito anteriormente.
Nesta gestão há todo o tipo de informação deles, assim como também controle, como:
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Data em que foi adquirido;
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Quando e por quanto tempo foi utilizado;
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Preço pago e depreciação;
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Datas e responsável pela manutenção;
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Qualquer outra informação que seja relevante para o controle da companhia.
É importante lembrar que o gerenciamento é feito a partir do momento em que o hardware é adquirido. Mesmo que ainda não em posse, a gestão precisa também incluir a data de compra e data de posse para que tais informações sejam adicionadas ao inventário. E o mesmo passa parar de ter registros no inventário a partir do momento em que há seu descarte.
Caso você queira saber mais sobre a gestão de ativos de TI, leia este artigo!
O que é o ciclo de vida de ativos?
Ele consiste no processo que um ativo passa, desde sua compra até o seu descarte, ou seja, são todos os dados dos caminhos que o ativo teve desde que foi adquirido, como a nota fiscal e data de compra, até o momento em que ele não está mais sob domínio da empresa e/ou administrador.
Ter o ciclo de vida dos ativos registrado faz parte da gestão de inventário de hardware, já que muitos dos dados que ele possui são de grande valia para o gestor de TI, já que é possível visualizar seu prazo de vida. Os ativos de hardware tem um tipo de ciclo de vida diferente pois por serem físicos, seus processo incluem passos como o descarte correto das peças.
Quais as etapas de um ciclo de vida de hardware?
Veja a seguir as principais etapas que consistem o ciclo de vida.
Aquisição e registro
Em muitas das vezes, a aquisição é feita online, e por esse motivo, não é possível estar em posse assim que ele é adquirido. Assim que é feita a aquisição, é necessário fazer o registro da compra no inventário, pois seu gerenciamento começa desde o momento em que é feita a solicitação. Alguns dados comuns que são registrados são data de compra, número da nota fiscal, quantidade, modelo e qualquer outra informação que o gestor achar necessária.
Implantação
A partir do momento em que o hardware está em posse da organização, é necessário fazer sua implantação no local designado. Esta fase é bem importante pois muitos dos problemas que ocorrem são devido a falta de atenção ou a implantação incorreta.
Teste
Após uma implantação rigorosa, é feito o teste do hardware. Caso tudo esteja ocorrendo corretamente, é dado sequência às etapas, caso não, então é feito contato com o fornecedor para tentar alternativas de funcionamento.
Monitoramento
Assim que o hardware estiver funcionando corretamente, é necessário ainda monitorá-lo. Isso porque, caso haja alguma avaria em seu funcionamento, é preciso encontrar sua fonte de erro e notificar o responsável.
O monitoramento também é necessário porque certas datas importantes, como manutenções, atualizações ou fim da vida útil, precisam ser sempre lembradas.
Descontinuação
Assim como tudo, hardwares também tem uma conclusão. Por isso fazer a descontinuação mais apropriada é interessante. Nesta etapa, ter um substituto pronto para implantação, fazer os backups necessários e ter a rede segura é relevante para a migração ser o mais suave possível.
Descarte
Após a descontinuação é necessário fazer o descarte apropriado. Por serem ativos físicos de tecnologia eles não podem ser abandonados em qualquer lugar, pois em alguns casos, eles podem causar problemas biológicos ao meio ambiente. Por isso, sempre procure saber com o fornecedor a melhor maneira de fazê-lo, sem contar que em alguns casos, o próprio fornecedor é o responsável pelo recolhimento destes.
Qual a importância do gerenciamento do inventário de hardware?
Como vimos, ele pode ser bem diverso, sendo muitos deles imprescindíveis para o funcionamento de uma organização. Por isso fazer sua gestão é tão importante: para ter o controle e prolongar a longevidade de seus ativos.
Alguns dados que devem estar presentes em um inventário de hardware são informações de quando e por quem ele foi utilizado. Isso inclui datas de manutenções, atualizações, trocas de equipamentos internos e qualquer outra atividade feita. Fazer isso auxilia sua longevidade, além também na redução de custos, já que é possível ter o conhecimento de quando foi feita a aquisição, manutenções e atualizações.
Como fazer o gerenciamento de inventário de hardware?
Para fazer essa gestão, é possível utilizar uma caneta e um papel. Porém, fazê-la desse jeito pode ser extremamente difícil, além de que manter o controle total de todos os ativos presentes em uma empresa, mesmo que de pequeno porte, vai ser muito difícil. Por isso, a maioria das empresas, ao fazer o gerenciamento de inventário de hardware, procura fazê-lo de maneira digital, já que dessa maneira é bem mais fácil administrar todas as entradas e saídas de dados.
Utilizar planilhas pode ser uma opção para fazê-lo de maneira digital, mas mesmo dessa forma ainda é ineficiente, já que o controle dos dados pode ser incompleto. Conforme a quantidade de ativos aumenta, as informações sobre eles também aumenta, e caso a gestão do inventário de hardware esteja sendo feito manualmente, a visualização e controle pode se tornar cada vez mais complexo e desafiador.
Vale ressaltar a questão da segurança desses dados. Mesmo que a gestão seja feita em uma planilha, pode ser que pessoas não autorizadas tenham acesso a ela, o que pode ser uma informação perigosa se em mãos de pessoas mal intencionadas. Por esse motivo, possuir uma ferramenta especializada nesse tipo de tarefa é a melhor solução para organizações.
Como fazer o gerenciamento de inventário de hardware com a ManageEngine
Sendo assim, empresas optam por utilizar ferramentas digitais que são específicas para essa tarefa, como é o caso do AssetExplorer, uma aplicação voltada especialmente para fazer todo o gerenciamento de ativos de TI e também não TI, incluindo, é claro, os de hardware. Por ser uma ferramenta completa para a gestão de ativos, é possível unificar todo tipo de informação em um mesmo lugar, o que facilita a vida do gestor de TI de qualquer organização. Além de informações básicas para a gestão, controle e rastreamento, como data de compra, atualização, manutenção e descarte, ela também possui diversos relatórios para ajudar gestores de TI a terem uma visão holística sobre todas as alterações feitas, sem contar na capacidade de visualização de relação entre todos os ativos.
Outra opção que a ManageEngine oferece é o Endpoint Central, uma ferramenta que vai muito além do gerenciamento de inventário de hardware. Uma aplicação automatizada de patches, inteligência de ativos, solução remota de problemas, segurança de dados, gerenciamento de superfície de ataque, proteção contra ransomware e muito mais em um único console. Os relatórios fornecidos pela ferramenta de inventário do sistema também fornecem uma representação gráfica e têm uma capacidade de detalhamento para mostrar informações dos ativos, como gerenciamento de garantias junto com suas métricas de uso para cada computador.
Independente de como você decida fazer o seu gerenciamento, conte com a ManageEngine para te ajudar com essa tarefa! E saiba que todas as nossas soluções têm teste gratuito de 30 dias!
