Uma empresa é formada por seus diversos recursos, sejam eles funcionários, softwares e equipamentos, também conhecidos como ativos. A gestão de ativos tem a função de acompanhar o ciclo de vida dos recursos, principalmente seu desempenho e vida útil.
No setor da tecnologia de informação, a gestão de ativos é conhecida como ITAM. Ela é importante por faz o controle e monitoramento dos bens da empresa para que estratégias sejam feitas para seu uso por meio de um inventário.
Mas você conhece o conceito de gestão ativos e como gerenciá-los? É isso o que você vai aprender neste artigo.
Gestão de ativos: o que é
Ativo é tudo aquilo que faz parte do patrimônio da empresa. Eles podem ser divididos em duas categorias, os ativos tangíveis (que podem ser tocados) e intangíveis (que não podem ser tocados).
Ou seja, que a gestão de ativos é uma prática que mantém o controle sobre todos os ativos dentro da empresa, desde sua aquisição até o fim de seu uso.
Neste controle, por exemplo, há acesso à data que ele foi adquirido, estimava de vida útil, manutenção, a qual setor ele pertence, quem utiliza, número de série e diversos outros detalhes importantes para que o rastreamento do ativo seja feito.
É por esse motivo que a gestão de ativos é importante, para a empresa garantir o controle dos seus bens e criar estratégias para otimizar os recursos.
Quais os benefícios da gestão de ativos de TI?
A gestão de TI traz diversos benefícios que visam melhorar o desempenho da empresa, aproveitando-se do que há de melhor em seus ativos. Entenda quais são eles e como os usar a seu favor.
Melhor aproveitamento dos ativos
Adquirir ativos e não saber implementá-los nos setores é um desperdício de orçamento e ferramenta. Fazer a gestão mostra qual é a melhor utilização para determinando equipamento e software, assim como se eles estão sendo usando da melhor forma possível, aproveitando todas as suas capacidades.
Saber, por exemplo, se um ativo está passando por muitas manutenções, mostra que algo está errado ou com ele ou como está sendo manuseado. Portando, medidas corretivas podem ser tomadas.
Aumento da produtividade
Este fator está ligado ao item acima. Se um ativo está em seu melhor aproveitamento, sendo direcionado para o setor correto, haverá a automatização de processos e menos falhas.
Redução de custos
Manutenções corretivas são um dos grandes problemas para empresas, gerando muitos gastos desnecessários. Com a gestão de ativos, é possível identificar métricas de desempenho, como detecção de falhas ou quando os ativos irão precisar fazer uma nova manutenção, verificando o seu ciclo de vida.
Conformidade
Evitar multas e estar em compliance é prioridade em qualquer empresa que lide com dados sensíveis. Além de correr o risco de vazamentos de dados, o que implicaria em multas e perda de reputação, a gestão de ativos também é necessária para estar em conformidade com a Receita Federal quanto à tributação sobre os bens da empresa e seu imposto de renda.
Como fazer a gestão de ativos?
A gestão de ativos se trata de estratégias e práticas para acompanhar os ativos da empresa. É importante entender que ela não acontece somente uma vez, mas sim de forma contínua e por isso é necessário um planejamento.
Há algumas etapas que podem ser definidas, que são:
Crie um inventário
O inventário é o primeiro passo para fazer a gestão de ativos, afinal, como irá gerir o que não se existe? Crie uma listagem completa com detalhes de todos os ativos localizados na rede, incluindo quantidade, setor em que está localizado, quando foram comprados, estimativa de vida útil, entre outros.
Rastreie e acompanhe
Rastrear e acompanhar os ativos para saber o que está acontecendo, se está no tempo de manutenção, suas principais métricas, dados como contratos e expirações para softwares e licenças, ajudam a criar estratégias de calendários para se preparar para custos de manutenção, tanto para compras de novos equipamentos, quanto para os tempos de inatividades necessários.
Faça a manutenção
Não há como fugir desta etapa e se adiar, pode gerar riscos, incidentes e maiores custos, como falhas que levam a grandes tempos de inatividade e custos com reparos que poderiam ter sido simples se feitos no tempo certo.
Programar-se para as manutenções é crucial. Ela envolve os reparos necessários em equipamentos, upgrades em softwares e licenças e substituição de recursos obsoletos.
As manutenções também servem para criar um comparativo de desempenho para entender se elas estão sendo eficientes quando feitas.
Avalie o financeiro
Esta etapa da gestão é pensar no futuro dos seus ativos. Saber quanto um ativo demanda para ser mantido, passar por manutenções e ter sua vida útil encerrada, e assim, substituído, deve ser planejado com antecedência para não sair do planejamento financeiro da empresa.
Ativos que foram negligenciados durante sua gestão terão um grande impacto nesta etapa. A depreciação de ativos é normal, já que com o tempo, há perda de potência e desgaste, diminuindo o seu desempenho. O seu controle prepara a equipe para quando o ativo precisará ser reposto, ao invés de esperar que ele pare totalmente ou gere altos custos de manutenção.
Comece agora sua gestão de ativos de TI
Agora que está entendido o que é a gestão de ativos, como ela pode impactar as empresas e suas etapas, como fazê-la efetivamente? Afinal, já em seu primeiro passo, a tarefa se torna difícil ao ter que criar um inventário com todos os ativos dentro da empresa.
Se é uma organização pequena, com alguns funcionários, fazer isso de forma manual pode ser trabalhoso e demorado. Então imagine fazer isso repetidamente, uma vez que novos ativos sempre são adicionados e o rastreamento não para e deve estar sempre atualizado.
Agora imagine a quantidade de ativos de uma média ou grande empresa. E se você estiver esquecendo, vivemos na era em que tudo está interconectado com o IoT (Internet of Things). Quantos ativos podem estar na rede sem você ter percebido?
Atualmente, o trabalho manual não é mais efetivo para uma boa gestão de ativos. Não há exatidão, não há acompanhamento de atualizações, muito tempo é perdido nesta tarefa, além de ser passível à erros.
Utilizar soluções voltadas para ITAM é algo necessário dentro das corporações. Uma ferramenta automatiza o processo e garante que erros não ocorram, facilitando o acompanhamento dos ativos.
Para quem busca uma solução para fazer o inventário de ativos de forma otimizada, o AssetExplorer da ManageEngine é o que você procura, gerenciando todos os ativos de sua rede, com possibilidade de controle remoto e geração de relatórios.
Já se sua empresa procura uma solução mais completa, que gerencie os serviços de TI, como incidentes e problemas, e abertura e fechamento de chamadas, o ServiceDesk Plus da ManageEngine é o software de service desk de TI que também gerencia e monitora todos os ativos de sua rede, do início ao fim do seu ciclo de vida, além de mostrar todos os custos com um inventário completo, tudo isso com geração de relatórios para seu melhor entendimento.
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