Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM): saiba como implementar

Você tem controle sobre os arquivos de sua empresa (físicos e digitais)?

Se ainda não tem, saiba que a segurança do seu negócio pode estar em risco.

Faz parte da rotina empresarial lidar com diversos tipos de documentos, bem como o conteúdo que eles carregam. Mas é preciso que a empresa saiba como organizá-los de forma estratégica.

Documentos impressos e pastas físicas, embora sejam importantes para o histórico da companhia, estão mais no passado do que no presente. Hoje, organizações podem adotar medidas mais eficazes para digitalizar, organizar e armazenar esses arquivos. Essa abordagem é chamada de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM).

Quer saber como implementar na sua empresa? Então, leia este artigo!

O que é o gerenciamento de conteúdo empresarial e como ele funciona (ECM)?

Um único processo dentro de uma empresa pode gerar uma série de arquivos.

Antigamente, quando ainda havia uma dependência maior de documentos impressos, as empresas acumulavam muitas pastas físicas. Corporações maiores separavam até mesmo um espaço físico para o arquivamento dessa documentação.

Hoje, esse espaço ainda pode existir, mas com a digitalização, organizações passaram a armazenar arquivos em pastas digitais (privadas e compartilhadas), seja para um departamento específico ou para o acesso de toda empresa.

No entanto, existe um fator extremamente importante que deve ser considerado: a segurança desses arquivos.

Afinal, eles podem conter conteúdos críticos e sensíveis. Nas mãos de cibercriminosos isso é o "combustível" que precisam para endossar ainda mais seus crimes.

Por que o ECM é essencial para a organização e segurança dos documentos?

Neste contexto, o gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) pode fazer a diferença na segurança de uma organização. Ele funciona como uma biblioteca digital que:

• Organiza os documentos e seu conteúdos;

• Classifica por tema, data, responsabilidade ou a forma como a empresa considere melhor;

• Controla os acessos de quem pode visualizar, adicionar ou modificar tais documentos;

• Dá maior segurança e garante maior conformidade com leis de proteção de dados como a LGPD;

• Automatiza processos, deixando mais fácil e seguro o acesso para arquivos.

Algo importante que precisa ser destacado é que o ECM traz como um de seus fundamentos um ciclo de vida para esses arquivos. Entenda no tópico a seguir!

Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM): ciclo de vida dos arquivos

Ele considera as seguintes fases:

 1 - Captura

Esta fase é caracterizada pela entrada de arquivos, que podem ser originados de diferentes fontes independente de seu modelo (físico ou digitalizado).

2 - Classificação

É importante categorizar cada tipo de documento. Isso dá maior visibilidade daqueles considerados críticos e confidenciais. Além disso, nessa fase é possível indicar os documentos que os colaboradores terão acesso e suas devidas permissões.

3 - Armazenamento

Geralmente os arquivos são armazenados em uma fonte para que todos tenham acesso (salvo documentos com mais restrições).

Softwares avançados ajudam nesta fase com recursos como backups automáticos e mecanismos de proteção dos arquivos, notificando ou impedindo que algum documento seja excluído ou alterado.

4 - Preservação

É importante manter esses arquivos seguros, íntegros e disponíveis. Algumas regras podem ser definidas nesta fase, como, por exemplo, a retenção de arquivos que não podem ser excluídos.

5 - Destinação 

Alguns documentos precisam ser entregues para determinadas áreas ou departamentos em um certo momento. No entanto, após certo tempo de uso eles podem ser descartados, ou se a empresa preferir, pode armazená-los de forma permanente.

Quais os benefícios do gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)?

Com os arquivos controlados, organizados e protegidos, os colaboradores irão desenvolver suas atividades com mais fluidez e segurança. Separamos 4 benefícios que se destacam ao implementar a gestão de conteúdo empresarial  em seu negócio:

1 - Redução de custos

Essa abordagem reduz custos com compra de papéis, já que a ideia central é a digitalização. Logo, inclui também a diminuição dos custos com impressoras e espaços físicos para armazenamento.

Além disso, você cria uma camada de segurança e evita problemas como vazamentos de dados, o que pode prejudicar seriamente uma empresa tanto financeiramente quanto legalmente.

2 - Produtividade

Organizar documentos, principalmente físicos, demanda tempo e agilidade. O ECM torna o acesso às informações mais rápido, melhorando a produtividade dos processos.

3 -  Colaboração

Com os arquivos organizados, os funcionários podem se ajudar, sem "atropelar" os acessos e permissões. Além disso, ter essas informações de forma mais ágil ajuda nas tomadas de decisão.

4 - Conformidade

Manter o compliance é outro ponto chave, principalmente quando estamos evidenciando arquivos e documentos.

Manter a conformidade com a LGPD e outras regulamentações de cibersegurança impulsiona seu negócio e mostra seriedade ao lidar com informações.

Mas você deve estar se perguntando: como implementar? Fique tranquilo! Vamos te apresentar cada etapa da implementação.

Como implementar o gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) em sua empresa?

A implementação da ECM em uma organização pode ser complexa, pois depende da quantidade e criticidade de arquivos que serão avaliados e armazenados. No entanto, com a ajuda de recursos tecnológicos, esse processo pode ser mais simplificado.

Separamos as fases da implementação. Perceba que cada uma delas apresenta algumas ações que precisam ser executadas:

Etapa 1 - Avalie o ambiente

O ponto de partida é entender o que será organizado dentro do ambiente empresarial. Esse processo envolve a compreensão de quais e como esses arquivos podem afetar os processos do negócio.

Observar e identificar gargalos ajuda a entender com mais facilidade os documentos prioritários.

Etapa 2 - Selecione os arquivos

Faça uma auditoria de todos os arquivos, bem como seus conteúdos e quem são os funcionários que possuem maior contato com eles.

Envolver alguns colaboradores, principalmente aqueles que têm maior contato e controle sobre esses arquivos, é um passo muito importante, pois eles, futuramente, poderão ajudar a educar os outros sobre a implementação.

Etapa 3 - Escolha os recursos tecnológicos

Como citado, o uso da tecnologia é primordial para tornar a gestão de conteúdo empresarial ainda mais efetiva. Opte por soluções escaláveis e que tenham integração com outras ferramentas.

Etapa 4 - Faça uma avaliação inicial

Um projeto como este precisa ser introduzido aos poucos no ambiente. Faça um teste com uma amostra de arquivos e veja como as soluções e os funcionários se adaptam.

Use a amostra para avaliar o que foi positivo e o que ainda precisa melhorar. Pergunte aos colaboradores como foi esse início, suas maiores dificuldades e o que foi mais tranquilo.

Após melhorar todos os pontos, você pode expandir o ECM para toda empresa.

Etapa 5 - Implemente em toda a empresa

Ter uma equipe que foque totalmente nesse projeto é fundamental, desde o planejamento até a execução e validação.

Após a total implementação, faça treinamentos com todos os usuários da empresa para que eles se familiarizem com o novo processo e entendam como isso vai ajudar na automação e proteção do negócio.

Não pense que acaba por aqui.

Fazer follow-ups e acompanhar continuamente o andamento da sua gestão é fundamental para detectar gargalos e resolver problemas rapidamente.

Conclusão

Fazer o gerenciamento de conteúdo empresarial é muito importante para garantir que as informações da sua empresa estão organizadas e protegidas, além de contribuir para o cumprimento de leis como a LGPD, garantindo conformidade e clareza nos processos.

Invista em ferramentas tecnológicas e simplifique sua ECM!

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