Qué es una mesa de ayuda en finanzas y cómo ManageEngine ServiceDesk Plus puede ayudar
¡Descubra qué rol cumple una mesa de ayuda en finanzas!
Los equipos de finanzas son uno de los pilares de cualquier organización. Impulsan las decisiones estratégicas que permiten alinear las funciones empresariales con los objetivos del negocio. Sin embargo, esto comprende varias dificultades. En medio de la gestión de múltiples procesos financieros, los equipos deben hacer frente a silos de datos. Esto se debe a que la información está dispersa entre diferentes departamentos.
Lo anterior requiere una estrategia de servicios financieros flexible.
¿Y qué necesita este enfoque? Una solución de mesa de ayuda que permita una comunicación fluida entre departamentos. Sin esta herramienta, el resultado será una prestación de servicios insuficiente y una experiencia del cliente insatisfactoria.
¿Cuáles son los obstáculos que los equipos de finanzas deben superar?
Retraso en la respuesta a incidentes financieros
Los empleados registran los incidentes financieros a través de múltiples canales, tales como llamadas telefónicas y correos electrónicos. Si los equipos de finanzas utilizan canales primitivos para gestionarlos, puede que no sean capaces de resolver incidentes financieros mayores a tiempo. Esto podría provocar la interrupción de los servicios.
Servicios financieros no preparados para las necesidades de las empresas
Los equipos de finanzas son responsables del buen funcionamiento de los servicios financieros. Aun así, pueden no estar preparados para prestar servicios según los requisitos de las distintas unidades de negocio. Lo anterior puede retrasar la prestación de servicios. Esto impide que los departamentos completen a tiempo sus tareas.
Cambios financieros imprevistos que provocan inactividad
Los equipos de finanzas son los responsables de la infraestructura financiera y los cambios tecnológicos que garantizan la eficiencia operativa. Esto requiere coordinación con el equipo de TI. No obstante, la proliferación de aplicaciones puede dar lugar a una TI invisible. Lo anterior puede suponer un riesgo de seguridad para la organización.
Falta de una visión centralizada de las adquisiciones y los contratos
Los equipos de negocio plantean solicitudes de compra dependiendo de sus requisitos funcionales y firman contratos con los proveedores para mantener los estándares de servicio. A medida que los equipos empresariales diversifican sus funciones, a los equipos de finanzas les puede resultar difícil supervisar sus transacciones.
La falta de un autoservicio preparado para las finanzas
Los empleados suelen tener preguntas sobre los servicios y beneficios financieros que ofrece su organización. Eso no descarta que los empleados puedan enfrentarse a una escasez de información si no están equipados con artículos de conocimiento y preguntas frecuentes que permitan responder preguntas financieras comunes.
Una visión borrosa de las métricas de los equipos de finanzas
A medida que las compañías crecen, los empleados generan más solicitudes relacionadas con las finanzas. Si los equipos de finanzas no cuentan con herramientas sofisticadas, es posible que no puedan realizar un control de los incidentes financieros.
Los beneficios de una solución de mesa de ayuda en finanzas
Una solución de mesa de ayuda en finanzas que ofrezca una asistencia oportuna y responsiva es esencial para garantizar la lealtad de los empleados. No menos importante, incrementa su eficiencia y productividad. Esto se debe a que ayuda a simplificar las operaciones. Lo anterior también contribuye a la reducción de gastos.
Si está bien organizada, una mesa de ayuda en finanzas también puede ayudar a las compañías a gestionar un mayor volumen de solicitudes financieras en menos tiempo. Esto no solo aporta al incremento de la satisfacción de los clientes, sino que permite que la organización se enfoque en solucionar asuntos más importantes e innovar.
Adicionalmente, una mesa de ayuda en finanzas garantiza un alto nivel de responsabilidad y latencia frente a los clientes y partes interesadas. Al supervisar las solicitudes y resoluciones de los clientes, el negocio puede asegurar que las transacciones financieras se están manejando de acuerdo con las regulaciones.
¿Qué debe tener una solución de mesa de ayuda en finanzas?
Hoy en día, una solución de mesa de ayuda debe contar con las siguientes funciones y aplicar las mejores prácticas para ayudar a los equipos de finanzas:
Usar IA para aumentar la productividad y reducir los costos.
Integrar datos para ofrecer un servicio personalizado.
Entregar una experiencia conectada a través de diferentes canales y dispositivos.
Ofrecer respuestas rápidas para mejorar la eficiencia.
Desplegar una base de conocimientos que responda preguntas comunes.
Convertir los datos de los clientes en información útil para el negocio.
Emplear flujos de trabajo para priorizar clientes importantes.
Proveer un soporte más proactivo.
La solución de mesa de ayuda de ManageEngine puede ayudar a su equipo de finanzas
ManageEngine ServiceDesk Plus, nuestro software de mesa de ayuda y servicio de TI, cumple con todos los requisitos para ayudar a los equipos de finanzas a desplegar una estrategia de servicios financieros flexible. Esto es lo que puede hacer por sus finanzas:
Recopile los detalles precisos de los incidentes relativos a las finanzas. Diríjalos automáticamente a los expertos.
Personalice los servicios financieros para adaptarlos a las variaciones de divisas, sedes, equipos empresariales, etc.
Visualice y realice un control de los cambios financieros. Compleméntelos con proyectos y versiones.
Obtenga información detallada sobre los costes operativos supervisando las compras y los contratos. Apruebe rápidamente las solicitudes de compra.
Proporcione artículos de conocimiento relevantes y preguntas frecuentes. Esto le permitirá capacitar a los usuarios finales con información financiera.
Analice los resultados financieros mediante informes y gráficos.
¡Saque el máximo provecho de ServiceDesk Plus! Siga este enlace para ver en detalle como nuestra solución de mesa de ayuda puede ayudar a su equipo de finanzas. Por supuesto, las capacidades de nuestra solución de gestión de servicios van más allá.
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