Kini data menjadi salah satu aset paling berharga bagi bisnis. Data yang dikelola dengan baik dapat membantu organisasi mengambil keputusan yang lebih cerdas, meningkatkan efisiensi operasional, dan membangun kepercayaan pelanggan.
Di Indonesia, pentingnya tata kelola data semakin meningkat dengan diberlakukannya UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP). Kebijakan ini menuntut setiap organisasi untuk mengelola data secara aman, transparan, dan sesuai aturan. Tanpa tata kelola yang tepat, data bisa berubah menjadi sumber risiko, seperti pelanggaran keamanan, ketidakakuratan informasi, hingga ketidakpatuhan terhadap regulasi.
Nah sekarang mari kita ulas secara mendetail pengertian, cara penerapan, hingga tantangan data governance di Indonesia.
Apa itu data governance?
Data governance adalah framework yang mencakup kebijakan, proses, dan praktik untuk memastikan pengelolaan data dalam sebuah organisasi dilakukan secara efektif, aman, dan sesuai regulasi. Tujuannya adalah menjaga kualitas data agar akurat, konsisten, dan relevan, melindungi data dari akses tidak sah, serta memastikan penggunaannya mematuhi hukum atau regulasi.
Menggunakan data governance yang baik, organisasi dapat memanfaatkan data sebagai aset strategis untuk mendukung pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi risiko terkait pengelolaan data. Berikut beberapa manfaat dasar pengunaan data governance bagi organisasi.
-
Meningkatkan kualitas data: Data governance memastikan bahwa data yang digunakan dalam organisasi akurat, konsisten, dan relevan. Dengan data berkualitas tinggi, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih baik, berdasarkan informasi yang dapat diandalkan.
-
Menjamin kepatuhan terhadap regulasi: Regulasi seperti UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) dan tata kelola data membantu organisasi mematuhi aturan yang berlaku, melindungi data pribadi, dan menghindarkan mereka dari risiko hukum serta kerugian reputasi.
-
Meningkatkan keamanan data: Data governance melindungi informasi sensitif dari kebocoran atau akses tidak sah dengan menerapkan kebijakan keamanan, kontrol akses, dan pemantauan aktivitas.
Komponen utama data governance
Agar data dapat dikelola dengan aman, akurat, dan sesuai dengan tujuan bisnis, data governance membutuhkan kerangka kerja yang jelas. Kerangka ini terdiri dari berbagai komponen yang memastikan data tetap terstruktur, terlindungi, dan dapat digunakan secara optimal. Tujuannya ialah setiap organisasi memiliki kebijakan yang mendukung keteraturan dalam pengelolaan data, mulai dari siapa yang memiliki akses, bagaimana data digunakan, hingga keamanannya.
- Kebijakan dan standar
Menetapkan aturan yang jelas terkait pengelolaan data, seperti siapa yang memiliki akses, bagaimana data harus digunakan, dan prosedur keamanan yang harus diikuti. Kebijakan ini menjadi panduan bagi organisasi untuk mengelola data secara konsisten dan sesuai dengan tujuan bisnis.
-
Manajemen metadata
Mengelola informasi yang menjelaskan tentang data, termasuk sumber daya, konteks, dan struktur datanya. Dengan metadata yang baik, organisasi dapat lebih mudah memahami data yang mereka miliki dan menggunakannya secara optimal.
-
Klasifikasi data
Mengelompokkan data berdasarkan tingkat sensitivitas dan kegunaannya, seperti data publik, data internal, atau data rahasia. Klasifikasi ini membantu organisasi menentukan tingkat perlindungan dan pengendalian yang dibutuhkan untuk setiap jenis data.
-
Proses monitoring dan audit
Mengontrol penggunaan dan akses data secara berkala untuk memastikan data digunakan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan. Proses ini juga membantu mengidentifikasi potensi risiko dan menjaga keamanan data dari ancaman yang mungkin terjadi.
Strategi menerapkan data governance yang efektif
Setelah memperhatikan komponen utama, untuk menerapan data governance yang efektif memerlukan pendekatan strategis untuk memastikan data dikelola, dilindungi, dan dimanfaatkan secara optimal. Dengan langkah yang tepat, organisasi dapat meningkatkan keamanan, efisiensi, serta kepatuhan terhadap regulasi. Pendekatan yang terstruktur membantu meminimalkan risiko yang terkait dengan kesalahan manusia atau ancaman keamanan. Berikut strategi utama yang bisa Anda terapkan.
1. Penetapan tim penerapan data governance
Langkah awal adalah membentuk tim khusus dan menunjuk pemimpin yang bertanggung jawab atas tata kelola data. Tim ini akan memastikan kebijakan dan standar pengelolaan data diterapkan dengan konsisten di seluruh organisasi. Dengan struktur yang terorganisir, proses pengelolaan data dapat dilakukan secara efisien, mendukung transparansi dan akuntabilitas di setiap level organisasi.
Hal yang dapat Anda lakukan:
-
Menyusun struktur pengelolaan data: Tetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas di setiap level sehingga akuntabilitas dan koordinasi yang optimal.
-
Mengelola hak akses dengan tepat: Gunakan tool seperti ADManager Plus untuk mempermudah pengelolaan pengguna dan grup di Active Director Anda, memastikan kontrol akses yang lebih baik.
2. Identifikasi dan klasifikasi data
Proses inventarisasi dan klasifikasi data membantu mengelola informasi sensitif dan memastikan data mendukung pengambilan keputusan strategis. Hal ini penting untuk melindungi informasi sensitif dan meningkatkan nilai bisnis. Dengan memahami sumber dan sensitivitas data, organisasi dapat membuat kebijakan yang tepat untuk mencegah akses tidak sah. Pendekatan ini juga memungkinkan pemanfaatan data secara maksimal untuk inovasi dan perencanaan bisnis.
Hal yang dapat Anda lakukan:
-
Melakukan inventarisasi data: Identifikasi semua data yang dimiliki oleh organisasi, termasuk lokasi penyimpanan, format data, dan flow data yang terjadi di seluruh departemen. Selain itu pastikan setiap data memiliki sumber yang diketahui, sehingga mempermudah pelacakan asal dan relevansinya terhadap proses bisnis.
-
Mengklasifikasikan data berdasarkan sensitivitas: Menentukan tingkat sensitivitas data, seperti data publik, internal, rahasia, atau sangat rahasia, untuk mempermudah pengelolaan dan perlindungan data sensitif. Anda dapat menggunakan tool pengelolaan keamanan data untuk membantu mengklasifikasikan data secara otomatis dan memberikan visibilitas penuh terhadap data sensitif di file server.
3. Penggunaan teknologi untuk pengelolaan data
Pengelolaan data yang efektif tidak hanya bergantung pada kebijakan dan prosedur, tetapi juga pada teknologi yang mendukung pemantauan, pengelolaan, dan perlindungan data. Menggunakan solusi yang tepat, organisasi dapat memperoleh gambaran penuh terhadap aktivitas data, mendeteksi potensi risiko lebih cepat, serta meningkatkan efisiensi operasional.
Hal yang dapat Anda lakukan:
-
Menyesuaikan dan mengintegrasikan teknologi yang tepat: Lakukan analisis kebutuhan organisasi untuk memilih teknologi yang dapat mendukung pengelolaan data secara lebih efektif. Pastikan solusi yang digunakan dapat terhubung dengan sistem yang sudah ada sehingga proses pemantauan dan perlindungan data berjalan lebih efisien.
-
Memastikan keamanan dan transparansi dalam pengelolaan data: Gunakan teknologi yang memungkinkan monitoring aktivitas data secara real-time dan membantu dalam deteksi potensi risiko. Selain itu, manfaatkan tool yang dapat menyederhanakan proses audit serta mendukung kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
4. Audit dan evaluasi berkala
Audit secara berkala akan memastikan tata kelola data tetap relevan dan sesuai dengan perkembangan regulasi. Evaluasi ini juga membantu mengidentifikasi celah atau potensi risiko. Setelah itu, menjalankan audit teratur agar dapat memperbaiki kebijakan dan sistem pengelolaan data untuk tetap sesuai kebutuhan bisnis. Evaluasi berkala memperkuat kepatuhan terhadap standar industri dan membangun kepercayaan pelanggan.
Apa yang dapat Anda lakukan?
-
Menetapkan jadwal audit: Tentukan frekuensi audit yang sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk memastikan tata kelola data tetap optimal dan sejalan dengan regulasi yang berlaku. Audit yang terstruktur juga membantu meningkatkan transparansi dalam pengelolaan data serta memastikan kepatuhan terhadap standar industri.
-
Mengidentifikasi celah dan meningkatkan keamanan data: Lakukan evaluasi menyeluruh untuk menemukan potensi risiko dalam sistem pengelolaan data, serta gunakan solusi yang mendukung pemantauan dan analisis keamanan secara real-time. Melakukan monitoring yang berkelanjutan, organisasi dapat mendeteksi dan merespons ancaman lebih cepat sebelum berdampak pada bisnis.
Tantangan penerapan data governance di Indonesia
Tata kelola data yang efektif bukan hanya soal kebijakan dan teknologi, tetapi juga bagaimana organisasi dapat mengelola data secara terstruktur, aman, dan sesuai regulasi. Namun, dalam praktiknya, banyak organisasi masih menghadapi berbagai tantangan dalam menerapkan data governance secara optimal. Berikut beberapa tantangan utama yang paling krusial dalam penerapan data governance di Indonesia
1. Kurangnya awareness terhadap data governance
Pengelolaan data seringkali dilakukan tanpa standar yang jelas, sehingga meningkatkan risiko ketidakakuratan, kebocoran, dan ketidakpatuhan terhadap regulasi. Tanpa kesadaran yang memadai, organisasi cenderung mengelola data secara ad-hoc tanpa prosedur yang terdokumentasi, membuat data sulit diaudit dan dipertanggungjawabkan.
Organisasi perlu melakukan pelatihan dan edukasi berkala kepada karyawan agar memahami pentingnya data governance serta dampaknya terhadap keamanan dan kepatuhan regulasi.
2. Infrastruktur yang belum memadai
Sistem lama yang belum terintegrasi serta kurangnya investasi dalam teknologi modern menjadi kendala umum di Indonesia. Akibatnya, pengelolaan data sering kali dilakukan secara manual, yang meningkatkan risiko kesalahan dan inefisiensi operasional
Sebagai solusi, mengalokasikan investasi dalam modernisasi infrastruktur IT, seperti adopsi sistem cloud dan manajemen data yang lebih canggih dapat menjadi opsi untuk meningkatkan skalabilitas dan efisiensi. Menggunakan solusi otomatisasi data governance juga dapat membantu mengurangi beban kerja manual serta meningkatkan akurasi dan keamanan data.
3. Pengelolaan hak akses yang rumit
Mengingat kasus kebocoran data di Indonesia yang semakin tinggi, kini peringkat ke-13 dunia untuk jumlah insiden kebocoran data, pengelolaan data yang ketat termasuk hak akses harus diperkuat. Banyak organisasi masih menggunakan model akses yang tidak terstruktur, di mana karyawan dapat memperoleh akses ke data sensitif tanpa batasan yang jelas. Hal ini meningkatkan kemungkinan privilege creep, yaitu akumulasi hak akses yang tidak lagi relevan dengan peran seseorang dalam organisasi, yang berpotensi menjadi celah keamanan.
Menerapkan prinsip least privilege, di mana akses ke data hanya diberikan kepada pihak yang benar-benar membutuhkan. Penggunaan Identity and Access Management (IAM) systems dapat membantu mengotomatisasi pengelolaan izin dan memastikan setiap perubahan akses diawasi dengan ketat.
4. Kurangnya proses persetujuan akses yang terotomatisasi
Implementasi sistem persetujuan otomatis dapat membantu memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses ke informasi penting. Sistem manual yang masih banyak digunakan sering kali menyebabkan keterlambatan dalam pemberian akses atau justru memberikan izin tanpa pemeriksaan yang ketat.
Sebagai solusi, Anda dapat menggunakan workflows otomatis untuk persetujuan akses, sehingga setiap permintaan akses harus melalui proses verifikasi sebelum diberikan. Selain itu, penggunaan role-based access control (RBAC) dapat membantu memastikan bahwa akses ke data hanya diberikan berdasarkan peran yang sesuai dalam organisasi.
Siapkah Anda menerapkan data governance?
Menerapkan dan mempertahankan data governance di Indonesia membutuhkan pendekatan proaktif yang menggabungkan perencanaan strategis, pengelolaan hak akses yang ketat, serta pemantauan data secara berkala. ManageEngine menyediakan solusi untuk menyederhanakan pengelolaan tata kelola data dengan fitur seperti monitoring akses real-time, audit otomatis, klasifikasi data sensitif, kebijakan akses berbasis peran (RBAC), serta kepatuhan terhadap regulasi.
Ingin memastikan tata kelola data di organisasi Anda lebih aman dan terstruktur? Pilih layanan terbaik dan tepat bagi organisasi Anda atau jadwalkan demo pribadi bersama tim teknis kami!
