Top tips: Menghapus Data Silo di Organisasi Anda
Top tips adalah segment mingguan yang membahas tren terbaru di dunia teknologi sekaligus memberikan cara praktis untuk menerapkannya. Minggu ini, kita akan membahas bagaimana cara menghilangkan data silo di organisasi Anda agar arus data menjadi lebih lancar dan efisien.
Arus data yang lancar adalah salah satu indikator paling jelas dari kesehatan sebuah organisasi. Sebaliknya, ketika data terkurung atau terisolasi di dalam sistem yang berbeda-beda dan tidak saling terhubung, itulah yang disebut dengan data silo.
Data yang terjebak dalam silo cenderung sulit diakses, mudah terduplikasi, dan sering kehilangan konteks yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang tepat. Dampaknya: tim jadi bingung, operasional melambat, dan risiko terhadap tata kelola maupun kepatuhan meningkat.
Data silo bisa muncul karena berbagai faktor, mulai dari penggunaan software dan sistem informasi yang tidak terintegrasi, hingga kurangnya komunikasi antar departemen. Contohnya, jika tim sales dan marketing di organisasi Anda menggunakan dua platform CRM yang berbeda, berarti Anda telah menciptakan dua data silo. Hal ini tidak hanya mempersulit kolaborasi kedua tim, tapi juga menurunkan kualitas kampanye pemasaran personal maupun komunikasi dengan calon pelanggan. Singkatnya, data silo adalah penghalang besar bagi kolaborasi dan komunikasi yang efektif di lingkungan perusahaan.
Bagaimana Cara Menghilangkan Data Silo?
Berikut adalah tiga cara untuk mulai memecah data silo di organisasi Anda.
1. Bangun Budaya Kolaboratif
Salah satu penyebab utama munculnya data silo adalah kurangnya komunikasi antar tim atau departemen dalam organisasi. Celah komunikasi ini biasanya mencerminkan adanya masalah pada budaya kerja perusahaan. Jika hal ini terjadi, berarti persoalan Anda bukan hanya data silo, tapi juga kesehatan budaya organisasi secara keseluruhan.
Budaya kerja yang sehat adalah budaya yang mendorong kolaborasi lintas fungsi dan antar departemen, sehingga informasi dapat mengalir bebas ke seluruh bagian organisasi. Membangun budaya kolaboratif di seluruh organisasi bisa menjadi kunci penting untuk membuka jalur komunikasi, sekaligus memastikan arus data yang lebih lancar dan efisien.
Kembali ke contoh tim sales dan marketing: dengan mendorong keduanya untuk lebih terbuka dalam berkomunikasi dan berkolaborasi, proses nurturing prospek (lead nurturing) akan berjalan jauh lebih efektif.
2. Sentralisasi Data Anda
Cara lain untuk mengatasi data silo adalah dengan menyatukan data perusahaan dalam sebuah repositori terpusat yang bisa diakses lintas organisasi. Tentu saja, tidak semua data boleh diakses semua orang. Repositori ini bisa saja menyimpan data sensitif yang hanya boleh dilihat oleh kelompok tertentu dalam organisasi, atau yang biasa disebut privileged users.
Di sinilah pentingnya menerapkan role-based access control (RBAC). Aturan akses ini dapat diterapkan pada file tertentu maupun keseluruhan sub-folder dalam repositori, sehingga hanya akun dengan privilege yang sesuai yang dapat mengakses data sensitif tersebut.
3. Gunakan Platform iPaaS
Integration Platform as a Service (iPaaS) adalah model berbasis cloud yang memungkinkan integrasi berbagai aplikasi yang digunakan organisasi. Platform iPaaS seperti Zoho Flow dirancang agar sederhana, sehingga memudahkan koneksi antar aplikasi tanpa ribet.
Dengan mengintegrasikan berbagai aplikasi dan tool dalam tech stack organisasi melalui iPaaS, Anda bisa menciptakan orkestrasi workflow yang mulus, sehingga data mengalir lancar antar aplikasi. Contohnya, Anda bisa membuat integrasi di mana setiap entri dari formulir pengumpulan prospek (lead collection form) otomatis tersimpan di portal CRM milik sales manager yang bertanggung jawab.
Hadirkan Sinergi dalam Organisasi Melalui Aliran Data yang Lancar
Keberadaan data silo adalah tanda jelas bahwa Anda belum memaksimalkan potensi data yang dimiliki. Hambatan ini menghalangi arus data bebas di dalam organisasi, sehingga nilai data tidak sepenuhnya dimanfaatkan dan akhirnya banyak yang terbuang percuma.
Mengurangi pemborosan data dengan memecah silo merupakan langkah awal menuju kesiapan pengelolaan data. Proses ini memang tidak bisa selesai dalam semalam. Namun, dengan membuka jalur komunikasi dan mengintegrasikan sistem, Anda dapat memastikan bahwa data selalu sampai ke tangan orang yang tepat, pada waktu yang tepat.
Tulisan ini merupakan terjemahan dari blog berjudul Top tips Dismantling data silos in your organization oleh Eric Roshaan.