UU PDP: Apa yang harus dipersiapkan oleh bisnis dalam pengelolaan IT?

Data pribadi menjadi aset berharga yang harus dikelola dengan baik, terutama oleh bisnis yang bergantung pada teknologi dan sistem IT.

Terlebih saat ini telah berlakukannya Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) di Indonesia, perusahaan memiliki tanggung jawab lebih besar dalam memastikan keamanan data pelanggan, karyawan, dan mitra bisnis mereka. UU PDP mengatur bagaimana data pribadi dikumpulkan, diproses, disimpan, serta siapa saja yang berhak mengaksesnya. Aturan ini juga mengharuskan bisnis untuk menerapkan langkah-langkah teknis dalam melindungi data dari kebocoran, penyalahgunaan, dan cyber attack.

Lalu, bagaimana bisnis bisa memastikan kepatuhan terhadap UU PDP? Apa saja kewajiban yang harus dipenuhi?

 

Apa Itu UU PDP dan jenis data yang wajib dilindungi? 

Perlindungan Data Pribadi (PDP) adalah upaya untuk menjaga informasi individu agar tidak disalahgunakan atau diakses tanpa izin. UU PDP bertujuan untuk memastikan bahwa data pelanggan, karyawan, dan mitra dikelola dengan aman sesuai dengan regulasi. Di Indonesia, PDP diatur dalam Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP), yang mengharuskan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data secara transparan dan aman, serupa dengan regulasi global seperti GDPR (Uni Eropa).

UU PDP mengkategorikan data pribadi sebagai informasi yang dapat mengidentifikasi individu secara langsung maupun tidak langsung, termasuk data umum (seperti nama, nomor identitas, dan alamat) serta data sensitif (seperti data kesehatan, biometrik, dan keuangan). Bisnis yang menangani data pelanggan, karyawan, atau mitra bertanggung jawab untuk menjaga keamanannya dengan menerapkan enkripsi, kontrol akses, serta sistem audit dan monitoring, guna memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan mencegah potensi kebocoran data.

 

Pentingnya memahami UU PDP bagi bisnis   

Implementasi UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) memberikan dampak besar terhadap operasional bisnis, terutama dalam tata kelola IT dan keamanan data. Bisnis tidak hanya dituntut untuk mematuhi regulasi, tetapi juga harus memastikan bahwa sistem pengelolaan data yang mereka gunakan sesuai dengan standar keamanan yang berlaku. Apa saja poin-poin penting yang wajib Anda ketahui?

1. Mencegah sanksi hukum   

Salah satu dampak utama dari ketidakpatuhan terhadap UU PDP adalah risiko sanksi hukum yang berat. Bisnis yang lalai dalam melindungi data pribadi dapat dikenakan denda administratif yang signifikan hingga sanksi pidana. Hal ini telah diatur dalam UU PDP mulai pasal 61 hingga 69 yang menetapkan sanksi administratif dan pidana bagi pihak yang melanggar ketentuan. Hukuman ini tidak hanya berdampak pada aspek finansial, tetapi juga bisa memengaruhi keberlangsungan operasional perusahaan.

2. Meningkatkan keamanan data IT   

UU PDP mengharuskan bisnis untuk menerapkan standar keamanan IT yang lebih ketat guna melindungi data pribadi yang dikelola. Beberapa langkah yang harus diterapkan termasuk deteksi ancaman, enkripsi data, 2fa, serta sistem monitoring. Terlebih lagi mengingat meningkatnya cyber attack di Indonesia seperti peretasan dan pencurian data, bisnis harus mengadopsi teknologi seperti Data Loss Prevention (DLP) yang berfungsi untuk mencegah kebocoran data secara tidak sengaja atau karena serangan cyber.

3. Meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan   

Pelanggan semakin sadar akan pentingnya perlindungan data pribadi mereka, sehingga transparansi dalam pengelolaan data menjadi faktor penting dalam membangun kepercayaan pelanggan. Bisnis yang secara terbuka menunjukkan bagaimana mereka melindungi data pribadi pelanggan akan lebih dihargai dan lebih dipercaya. Kepatuhan terhadap UU PDP juga bisa menjadi keunggulan kompetitif yang membedakan bisnis dari kompetitor, terutama di industri yang mengandalkan data sebagai bagian dari layanannya.

4. Biaya dan sumber daya tambahan untuk implementasi   

Menerapkan kepatuhan terhadap UU PDP memerlukan investasi dalam infrastruktur keamanan, kebijakan internal, dan pelatihan karyawan. Bisnis perlu memastikan bahwa setiap orang yang berinteraksi dengan data pribadi memahami cara mengelola dan melindungi data dengan benar. Meskipun ada biaya awal yang harus dikeluarkan, penerapan sistem yang sesuai akan membantu bisnis mengurangi risiko pelanggaran data di masa depan, yang bisa jauh lebih mahal jika terjadi insiden keamanan.

 

Apa yang harus dilakukan bisnis untuk mematuhi UU PDP?   

Berikut adalah langkah-langkah utama yang harus diterapkan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi ini:

1. Evaluasi dan audit data   

Langkah pertama dalam kepatuhan terhadap UU PDP adalah mengidentifikasi dan memahami jenis data pribadi yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses oleh bisnis. Perusahaan harus mengetahui sumber data, siapa yang memiliki akses, serta bagaimana data tersebut digunakan dalam operasional sehari-hari.

Audit keamanan data perlu dilakukan secara berkala untuk mendeteksi potensi celah keamanan atau penyalahgunaan data. Melalui audit data, perusahaan dapat mengidentifikasi risiko serta mengambil tindakan preventif untuk mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data pribadi.

2. Perbarui kebijakan privasi   

Bisnis perlu menyesuaikan kebijakan privasi mereka agar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam UU PDP. Kebijakan ini harus mencakup informasi tentang cara data dikumpulkan, digunakan, disimpan, dan dilindungi. Selain itu, transparansi terhadap pelanggan juga sangat penting.

Pengguna harus diberi hak untuk mengetahui bagaimana data mereka diproses serta memiliki opsi untuk mengakses, memperbarui, atau menghapus data pribadi mereka sesuai dengan ketentuan hukum. Dengan memperjelas kebijakan privasi, bisnis dapat membangun kepercayaan pelanggan dan mengurangi risiko tuntutan hukum akibat pelanggaran privasi.

3. Terapkan keamanan kuat/berlapis 

Implementasi teknologi keamanan menjadi aspek utama dalam memastikan kepatuhan terhadap UU PDP. Bisnis harus menggunakan enkripsi data untuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah, serta menerapkan firewall dan sistem deteksi intrusi guna mencegah serangan cyber. Selain itu, bisnis juga harus menerapkan akses berbasis peran (Role-Based Access Control/RBAC) yang membatasi akses ke data pribadi hanya bagi individu yang memiliki wewenang. Menggunakan cara ini, risiko penyalahgunaan data dapat diminimalkan, dan bisnis dapat memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif.

4. Edukasi karyawan mengenai keamanan data   

Sebagian besar kebocoran data terjadi karena human error dan insider threat, seperti kesalahan dalam mengelola informasi atau kurangnya pemahaman mengenai pentingnya keamanan data. Oleh karena itu, bisnis perlu memberikan pelatihan berkala kepada karyawan mengenai cara menangani data pribadi dengan aman. Program edukasi ini bisa mencakup topik seperti cara menghindari phishing, pengelolaan kata sandi yang aman, dan tindakan yang harus dilakukan dalam menghadapi insiden kebocoran data. Dengan membangun budaya keamanan data dalam perusahaan, bisnis dapat meminimalkan risiko pelanggaran UU PDP.

5. Gunakan solusi IT untuk  compliance

Menghadapi kompleksitas regulasi perlindungan data, bisnis dapat memanfaatkan solusi IT yang dirancang khusus untuk membantu otomatisasi kepatuhan terhadap UU PDP. Tool seperti sistem monitoring akses, dan file analisis dapat membantu bisnis mengelola data pribadi dengan lebih efisien. Selain itu, penerapan sistem deteksi kebocoran data (Data Loss Prevention/DLP) dapat membantu mendeteksi dan mencegah potensi pelanggaran sebelum terjadi. Menggunakan solusi IT yang tepat, Anda  tidak hanya dapat meningkatkan keamanan data tetapi juga menghemat waktu dan sumber daya dalam mengelola kepatuhan terhadap regulasi yang semakin ketat.

 
Sudah siapkah Anda menerapkan UU PDP dan mengamankan data perusahaan? 

Meningkatnya cyber attack dan regulasi yang semakin ketat, bisnis perlu memastikan bahwa sistem keamanan data, pengelolaan akses, dan audit kepatuhan berjalan secara optimal. Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda dalam mengelola kepatuhan terhadap regulasi ini karenanya, Anda perlu menemukan solusi yang paling sesuai untuk bisnis Anda, coba solution finder kami untuk mengeksplorasi berbagai pilihan solusi keamanan dan manajemen IT yang tepat.

Good luck, stay safe& secure, sampai jumpa di artikel selanjutnya!