Metodologia Lean: entenda seus princípios e aplicações dentro da TI
Gerir uma empresa nunca é fácil. São muitas coisas para se preocupar: recursos humanos, recursos monetários, recursos tecnológicos... Por isso, a otimização é tão importante quanto a administração, já que qualquer ativo mal utilizado pode causar gastos exponenciais.
Por conta dessa necessidade surgiu a metodologia Lean: para potencializar os ativos e recursos que uma empresa já possui.
Quer saber mais sobre essa metodologia que vem sendo cada vez mais adotada pelas maiores e mais bem sucedidas organizações do mundo? Leia este artigo.
O que é metodologia Lean
O termo "lean" vem do inglês, e em português pode significar "enxuto". E é exatamente isso que sua metodologia prega: operações mais enxutas.
Em outras palavras, podemos descrever a metodologia Lean como uma filosofia que visa remover processos e atividades que não agregam valor e que apenas geram gastos dentro da organização.
Dessa maneira, tudo aquilo que gera desperdícios e gasto de tempo, dinheiro e mão de obra e que não traz nenhum benefício deve ser cortado e então otimizado.
Essa filosofia está extremamente ligada ao Gerenciamento Ágil, que prioriza a flexibilidade e otimiza os processos de entrega de projetos.
Benefícios da metodologia Lean
Por conter diversos benefícios, essa filosofia foi amplamente aplicada em diferentes indústrias, assim como em diversos departamentos.
É comum ver indústrias de manufatura a utilizando, assim como na entrega de serviços, setor da educação, construção civil e até mesmo na área da TI.
Veja os mais importantes a seguir.
Aumento do ROI
Este é um dos benefícios mais visados pelos gestores já que, com a utilização da metodologia Lean é possível "fazer mais com menos". Por conta disso, todo capital investido é utilizado por completo, além de gerar melhores resultados.
Redução de desperdícios
Este tópico também está ligado com o anterior, porém podemos pensar na redução de desperdícios de maneira ecológica, já que excessos são cortados, como materiais e recursos, que consequentemente reduzem materiais que seriam descartados.
Melhor utilização de recursos
Muitas vezes, os diretores e gestores acham que, para melhorarem seus resultados, é necessário a contratação de novos serviços ou equipamentos. Porém, quando utilizada, a metologia Lean mostra para nós que nem sempre isso é verdade.
Ao adotá-la, é possível utilizar todos os recursos e equipamentos de forma otimizada e multiplicada, favorecendo a organização e também os colaboradores.
Melhora na produtividade
A otimização de processos não favorece apenas os resultados, mas também o desempenho dos profissionais. Isso é benéfico para organização, porém, os colaboradores também ganham com isso, já que é necessário menos trabalho e esforço para a efetuar uma mesma atividade.
Desafios da metodologia Lean
Apesar dos benefícios citados, ainda existem alguns desafios que gestores podem enfrentar ao tentar adotá-la Lean. Alguns deles são:
Implementação em ambientes com alta variabilidade
Por se tratar de um recurso que exige constante aplicação e observação, tentar utilizá-lo em ambientes que exigem mudança contínua pode ser um grande desafio. Imagine aplicá-la e sustentar seu uso em um ambiente como hospitais onde a necessidade de flexibilidade é alta?
Falta de colaboração
Para que o Lean funcione e dê certo dentro das organizações, é necessária a colaboração de todos os envolvidos com a instituição. Por esse motivo, pode ser que você encontre certo desafio em ter todos colaborando, especialmente aqueles que são mais resistentes as mudanças.
Implementação em larga escala
Este tópico está um pouco atrelado ao anterior. Como dissemos, a falta de colaboração por parte dos funcionários pode fazer com que a metodologia Lean não seja seguida corretamente. E, para essa filosofia, a colaboração de todos é essencial para que o processo todo funcione.
Princípios da metodologia Lean
Por conta dos inúmeros benefícios que a metodologia Lean trouxe, diversos tipos de negócio começaram a utilizá-la de maneira abrangente em todos os seus departamentos.
Por esse motivo, o lean thinking, como podemos também chamar seus princípios, foram desenvolvidos para ajudar a facilitar sua implementação. Eles são:
Identificação de valor;
Fluxo de valor;
Fluxo contínuo;
Produção puxada ou pull system;
Melhoria contínua.
1. Identificação de valor
Antes de começar a cortar tudo o que você vê pela frente, é preciso identificar o que de fato traz valor para o usuário final. Por isso, entenda o que o seu usuário final realmente faz uso e, a partir disso, decida se vale a pena ou não continuar com esse tipo de recurso.
Vale lembrar que todo e qualquer corte não deve diminuir o valor do produto/serviço que o usuário final recebe. Caso isso aconteça, repense suas escolhas.
2. Fluxo de valor
Compreenda como cada uma das etapas e processos são realizados e se algum deles é realmente necessário. Encontre os gargalos da linha de produção e elimine-os para aprimorar os processos, diminuir os gastos e otimizar a produção.
3. Fluxo contínuo
Entenda que ter um fluxo contínuo de produção faz com que seus recursos sejam melhor utilizados.
Tempos ociosos trazem inúmeros custos para as empresas, fazendo com que mais esforços e trabalhos tenham que ser feitos para compensar gastos desnecessários.
4. Produção puxada ou pull system
Entender o mercado consumidor não é apenas importante para melhorias de produto, mas também para sua produção.
Produzir mais do que o mercado consome, e consequentemente ter estoque de produtos, pode trazer inúmeros problemas e prejuízos como gastos com locação, danos materiais, custos operacionais e também ativos parados.
Por isso, produza somente o necessário, e caso surja a necessidade de aumento de produção, o faça.
5. Melhoria contínua (Kaizen)
Mesmo que você encontre o ideal para seu negócio, é sempre recomendado buscar melhorias em todos os processos. Não apenas porque evoluir é necessário, mas também porque o mercado consumidor é muito volátil e, consequentemente, a melhoria se faz indispensável.
Esse processo também é conhecido como método Kaizen, uma filosofia que assim como a metodologia Lean, surgiu na década de 1940 após a Segunda Guerra Mundial, para melhorar os processos já existentes com os recursos que já possuíam.
Aplicações da metodologia Lean no ambiente de trabalho
Neste artigo vimos diversos pontos que mostram como esse recurso pode ser benéfico se bem aplicado e no ambiente correto.
Por isso, veja a seguir como fazer sua aplicação em sua empresa.
Compreenda os princípios propostos
Os princípios que citamos anteriormente não são apenas ilustrativos. Eles também são uma forma compreensível e eficaz de aplicar a metodologia Lean dentro do seu negócio.
Qualquer um deles, quando bem aplicado, traz frutos. Mas, quando todos são bem aplicados, então temos todos os benefícios e vantagens que a filosofia proporciona.
Forneça treinamentos frequentemente
Para metodologia Lean funcionar, a colaboração de todos é importante. Por isso, fornecer treinamentos regularmente é o que fará a diferença dentro da sua organização.
Dessa forma, todos os colaboradores e envolvidos lembrarão de seus papeis dentro do fluxo de trabalho e o quanto cada um deles é importante.
Aplique o método de gerenciamento ágil
Citamos no começo desse texto que o gerenciamento ágil está fortemente atrelado a esta filosofia. Por isso, considere também aplicá-lo para reforçar e fortalecer a metodologia Lean.
Utilize ferramentas que corroborem com a metodologia Lean
É importante que todos os colaboradores sigam as diretrizes da metodologia. Porém, temos que lembrar que não apenas os recursos humanos precisam fazer isso, mas também tudo aquilo que está atrelado a organização.
Por isso, pense que todas as ferramentas e softwares devem seguir essas diretrizes. O ServiceDesk Plus é uma ótima ferramenta ESM (Enterprise Service Management, ou Gerenciamento de Serviços Corporativos) que pode te ajudar com essa tarefa.
Além disso, ele tem a capacidade de criar diversas instâncias, dependendo das suas necessidades, o que garante que você consiga seguir as diretrizes da metodologia Lean em qualquer local da sua empresa.
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Conclusão
A metodologia Lean pode ser desafiadora em alguns casos, especialmente quando não há a colaboração de todo o time. Porém, como vimos, ela é extremamente gratificante quando bem aplicada e aceita por todos.
Ela pode facilitar e ajudar equipes a trabalharem melhor juntos, além do benefício de otimizar e simplificar atividades.
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