Entenda o que é um gráfico de Gantt e como utilizá-lo
Sabemos que fazer a gestão de projetos pode ser desafiador, especialmente aqueles que envolvem muitas pessoas e processos. Por esse motivo, para facilitar esse processo, em 1896, Karol Adamiecki desenvolveu uma espécie de diagrama que ficaria conhecido nos dias atuais como Gráfico de Gantt.
Quer entender como utilizar um gráfico de Gantt, como ele pode beneficiá-lo e como desenvolver um? Continue conosco.
O que é um gráfico de Gantt?
O gráfico de Gantt ou diagrama de Gantt, como também é conhecido, é um fluxograma que representa de maneira visual o cronograma de um projeto.
Ele é composto por uma tabela onde cada linha representa uma tarefa. Cada uma das tarefas contém uma barra horizontal, onde seu comprimento corresponde ao tempo de início e término da atividade.
Dessa maneira, é possível visualizar instantaneamente as fases e eventos, bem como todos os envolvidos e responsáveis, o tempo de duração e também as relações entre todos esses itens durante o ciclo de vida do projeto.
Benefícios do gráfico de Gantt
Além de ser intuitivo, esse tipo de diagrama traz inúmeros benefícios para todos aqueles envolvidos no projeto. Veja alguns deles a seguir.
Visualização abrangente dos processos
Ter um fluxograma auxilia que gestores consigam ter a visualização total de todas as etapas e pessoas envolvidas no projeto. Consequentemente, a alocação de ativos, materiais, assim como o desenvolvimento e os recursos utilizados são facilmente observados. Por conta disso, temos também diversos outros benefícios que veremos nos próximos tópicos.
Cumprimento dos prazos de entregas
A facilidade de visualização dos processos das etapas contribui para o cumprimento de prazos, já que é possível identificar quando uma delas está atrasada (o que possibilita a tentativa de reverter tal situação).
Melhora a alocação de recursos
O diagrama de Gantt consegue proporcionar a melhora na alocação dos recursos que sua empresa tem disponível, já que é muito mais fácil identificar as etapas e todos os recursos que elas exigem.
Aperfeiçoamento na comunicação entre times
Com um cronograma visual, é possível que seus times e colaboradores tenham uma comunicação mais eficiente, já que cada etapa sabe quando fazer o que. Além disso, caso algo esteja fora do prazo ou algo tenha acontecido, é possível identificar onde o erro foi feito.
Principais componentes de um gráfico de Gantt
Este tipo de diagrama possui alguns componentes que são obrigatórios para que ele seja caracterizado e identificado como um gráfico de Gantt.
Linha do tempo
O eixo x do gráfico é composto pela linha do tempo, ou seja, o tempo que levou para cada uma das tarefas (eixo y) ser realizada. Ela é expressa de maneiras diferentes dependendo do autor e da necessidade.
Lista de tarefas
Já o eixo y é a lista de tarefas que compõe o projeto. É nele em que encontraremos as diferentes tarefas, que podem ser identificadas por "tarefa 1; tarefa 2; tarefa 3..." ou então pelo nome que foi atribuído à aquela atividade.
Barra de Gantt
Ela nada mais é que a barra que identifica quanto tempo cada tarefa deve levar/levou para ser realizada.
Vale ressaltar que, dependendo da tarefa, é possível que haja mais de uma dessas barras para informar que ela foi feita em outro momento.
Dependências
Elas são as linhas/setas que interligam diferentes tipos de barras de Gantt para demonstrar que há uma ligação entre cada tarefa ou então a cada início de diferentes tarefas.
Responsável
Este é um item opcional dentro do diagrama de Gantt. Alguns autores preferem deixá-lo de lado, enquanto outros acham necessário ou ao menos interessante ter o responsável por cada tarefa inserido no gráfico.
Como criar um gráfico de Gantt
Ele é extremamente útil, independente do setor ou projeto. Diversos departamentos de uma empresa podem utilizá-los, além, é claro, do tipo de projeto.
Desde campanhas de marketing, indução de um novo funcionário em uma empresa ou mesmo a reforma de uma loja, todos podem utilizar do diagrama de Gantt dentro do seu dia a dia.
Determine o objetivo do projeto
Antes de qualquer coisa, é preciso entender os objetivos e o porquê aquele projeto precisa sair do papel. É para o lançamento de um produto? É para a integração de um nova ferramenta dentro da empresa? É para a construção de um prédio?
Defina as tarefas a serem realizadas
Assim que o objetivo for definido, é preciso pensar e entender o que tem que ser feito para que ele se concretize. Qual o passo a passo a ser feito?
Designe os responsáveis por cada tarefa
Assim que as tarefas forem elaboradas, é preciso escolher seus responsáveis, já que eles serão os encarregados de efetuar a atividade ou ao menos supervisionar cada uma delas.
Estabeleça a duração de cada tarefa
Assim que cada atividade for determinada, assim como seus responsáveis, é preciso entender quanto tempo cada uma delas deve durar. Esse é um passo importante já que ele ajuda a fazer com que o projeto seja cumprido dentro do prazo.
Escolha os ativos e/ou recursos utilizados
Assim como os passos anteriores, saber quais os ativos e/ou recursos que serão utilizados no projeto faz sim diferença, e por isso é necessário ser estipulado logo no início.
Imagine que você necessite de uma empilhadeira para uma das atividades. Muitas vezes, a logística ou mesmo disponibilidade podem fazer com que a entrega seja atrasada.
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