Segundo o site do Governo Federal, Transformação Digital é o “processo de mudança estrutural que incorpora o uso da tecnologia digital na busca de melhor desempenho, otimização de resultados e mudanças procedimentais em diversas esferas de uma sociedade…“
Neste sentido, podemos entender que a tecnologia hoje é uma parte essencial de qualquer empresa, independente de seu setor, já que ela é uma parte intrínseca da sociedade atual.
Toda empresa que quer se manter ativa e competitiva deve se preocupar em implementar a TI de forma eficaz e que agregue valor para os seus usuários. Porém, isso não é uma tarefa fácil, visto que os avanços tecnológicos são constantes, o que pode gerar altos custos.
Entender quais são as necessidades da sua organização é o primeiro passo para criar estratégias para a gestão de custos. Neste artigo, vamos falar dos 7 passos que ajudarão a reduzi-los.
É possível diminuir custos em TI?
Pode parecer um desafio, mas sim, é possível, principalmente se a empresa souber estruturar práticas para diminuir os gastos.
O principal é estabelecer estratégias assertivas dentro da organização que vão de acordo com suas necessidades e que se enquadrem em seu porte e colaboradores. Alinhar a essas estratégias soluções eficazes também é um passo importante, pois auxilia na otimização.
O que são estratégias para redução de custos de TI?
As estratégias para reduzir custos de TI são ferramentas, metodologias, medidas e boas práticas estabelecidas dentro da empresa que auxiliam a reduzir os custos de TI.
Ao trazer essas medidas de forma uniforme para toda a organização, todos estão integrados, como se estivessem “na mesma página”, tomando as mesmas decisões que melhor beneficiam a empresa.
A seguir, vamos ver quais práticas podem ser implementadas para diminuir esses gastos.
7 formas de diminuir os custos em TI
Como mencionado acima, a tecnologia da informação não é mais um setor que está isolado dentro da empresa, mas que abrange e impacta todas as outras instâncias. Por isso, é natural que as empresas busquem formas de investir corretamente e ao mesmo tempo, diminuir o consumo.
1 – Entenda suas necessidades e recursos
O primeiro passo é entender o que sua empresa precisa, e isso envolve hardware e software para todos os setores. Nesta etapa, desenvolver um planejamento é muito eficiente.
Veja quais são as necessidades momentâneas de todos os setores e como isso deve ser escalonado com o decorrer do tempo conforme a empresa cresce.
Entenda quais recursos a empresa já possui, se eles estão sendo subutilizados, se estão servindo para as necessidades ou se é necessário que haja uma troca.
Planejar tudo detalhadamente antes de colocar em prática é a melhor forma de ter um plano geral da situação da organização e, assim, conseguir tomar decisões assertivas.
2 – Faça manutenções preventivas
Muitas vezes, operações são paradas porque sistemas ou equipamentos apresentaram problemas por falta de manutenção, prejudicando a produtividade das organizações.
Este é um fator que poderia ser evitado. Programe manutenções preventivas, ou seja, corrija falhas antes que elas ocorram, evitando tempos de inatividade desnecessárias.
O OpManager Plus é uma solução que traz visibilidade holística da sua rede, possibilitando acompanhar o desempenho de todos dos equipamentos conectados a solução e identificar pontos de falhas para programar manutenções corretivas.
3 – Utilização da cloud
A computação em nuvem trouxe benefício para aqueles que não querem mais investir um valor alto para manter o armazenamento on-premises. Com a possibilidade da nuvem pública, privada ou híbrida, o modelo cloud traz mais flexibilidade que o local.
É claro que o uso da nuvem também traz desafios, e o custo é um dos principais. Por isso, é fundamental monitorar se os recursos estão sendo utilizados de forma eficiente e adotar estratégias de otimização.
O CloudSpend da ManageEngine é uma solução que ajuda a gerenciar os custos da nuvem com práticas recomendadas, te ajudando com o seu orçamento.
4 – Avalie e controle as licenças em uso
Como mencionado no item 1, entender os recursos e as necessidades é importante para a empresa – e isso inclui o controle de licenças de aplicações.
Saber quais licenças estão em uso, se estão realmente sendo utilizadas, se o plano contratado é o mais adequado, quem está utilizando, e se há necessidade de upgrade ou downgrade, são algumas formas de avaliar se esse recurso está sendo bem utilizado.
Mas como fazer esse controle com facilidade? Manter tudo em uma planilha não é nada prático e, em algum momento, esse processo pode se perder.
O ServiceDesk Plus oferece um recurso de gestão de licenças de softwares para identificar e eliminar licenças não utilizadas e manter o controle de forma fácil.
5 – Faça a análise de contratos
Quanto maior for uma empresa, mais fornecedores ela terá, o que envolve mais burocracias e contratos. Ter um controle sobre eles e revisá-los é importante para revisar cláusulas, verificar se não estão prestes a vencer e entrar em contato com novos fornecedores para explorar novas possibilidades de negócios.
O ServiceDesk Plus também possui o recurso para gerenciar os contratos e ter esta visibilidade para trazer mais facilidade para o seu gerenciamento.
6 – Segurança da informação
A Segurança da Informação é uma parte essencial para as empresas atualmente, devido ao avanço de ciberataques e até mesmo de ameaças internas. Assim, é necessário estabelecer práticas e medidas de segurança para evitar roubos e vazamentos de dados, seja por meio de dispositivos, servidores, sistemas e redes.
Organizações que não se preocupam com a cibersegurança correm sérios riscos, como o não cumprimento regulamentações e normas de conformidade, o que pode resultar em multas, penalidades, prejuízos financeiros e danos à reputação.
Ter ferramentas que auxiliem na cibersegurança é fundamental, como o Log360 da ManageEngine, uma solução SIEM completa com recursos DLP e CASB integrado que detecta, prioriza, investiga e responde a ameaças de segurança.
7 – Implemente a automação
É claro que não poderíamos terminar essa lista sem falar da automatização em si. A tecnologia se mostrou muito útil ao trazer mais facilidade no dia a dia e tirar trabalhos manuais e repetitivos dos colaboradores, possibilitando que eles consigam focar no que realmente é importante.
A automação melhorou a produtividade, pois aumenta a resolução dos problemas e diminui a possibilidade de erros – isso faz com que os usuários fiquem mais satisfeitos.
Alguns exemplos que podemos citar são chatbots para resolução de chamados simples, assinaturas de contratos, workflows automatizados, desenvolvimento de códigos low-code (como o AppCreator) e diversas outras possibilidades.
Conclusão
A tecnologia está em todo lugar e a tendência é que cada vez mais as empresas se tornem dependentes delas para tornarem seus negócios mais ágeis e entregar experiências cada vez melhores aos usuários.
Investir em tecnologias é necessário, e reduzir os custos é possível.
Este é um texto original e escrito por Maria Victória Tartaglia.
