Já parou para pensar na quantidade de dados que uma empresa detém? E não apenas isso, mas qual parcela deles são informações confidenciais? Por esse motivo é imprescindível que a proteção dos arquivos seja uma das primeiras prioridades da lista dos gestores.
Acompanhe este artigo para entender o que é a segurança de arquivos, sua importância, os problemas implicados e como fazê-la!
Qual é o conceito de segurança de arquivos dentro de uma organização?
Não pense que fazer a segurança dos arquivos de uma empresa é “trancar arquivos em um cofre”, até porque nos dias atuais a maioria deles são digitais. Por isso, quando abordamos o assunto, estamos nos referindo à facilidade de acesso que eles possuem.
Como assim?
A segurança de arquivos de qualquer organização está diretamente relacionada à complexidade que uma pessoa, seja ela colaboradora ou não, precisa para acessar as informações que a empresa possui.
Para você entender melhor vamos dar um exemplo prático: um funcionário recebe um e-mail com um remetente aparentemente familiar. Por conta disso, a pessoa não avalia cuidadosamente o conteúdo e consequentemente, clica em um link presente na mensagem. Após isso, a seguinte mensagem é recebida:
“Ops! Seus arquivos foram encriptados. Para ter acesso novamente pague o resgate por meio deste link”
Este é apenas um exemplo, infelizmente corriqueiro, de como a segurança de arquivos pode ser falha. Porém, é importante lembrar que as ameaças que as corporações enfrentam não são apenas externas, como no caso anterior, mas também internas.
Se um estagiário do departamento de marketing obtiver acesso a materiais que não convêm ao seu departamento ou cargo, como folhas de pagamento, concorda que a preservação dos dados também está comprometida ou então debilitada?
Quais são as consequências de não assegurar arquivos?
Uma má gestão dos arquivos e da sua segurança podem trazer diversas implicações às empresas, podendo ser financeiras, reputacionais ou ainda mais graves. Veja algumas delas a seguir.
Acessos indevidos
É importante que organizações tenham níveis de acessos bem definidos para que um funcionário não tenha acesso a um arquivo indevido. Isso não é apenas uma questão de compliance como também de segurança, já que determinadas informações são sigilosas.
Vazamento de dados
Imagine que uma instituição da área financeira tenha seus dados vazados. Quais consequências isso traria para as pessoas? Ter documentos e dados vazados é um dos principais motivos pelos quais a segurança de arquivos é tão importante uma vez que, na maioria dos casos, estas informações são extremamente sensíveis e podem trazer grandes problemas.
Dump de dados
Prática geralmente utilizada para fazer backup de arquivos, os dados são copiados para garantir sua preservação. Porém, em alguns casos, o dump de dados acabou tornando-se uma opção “rentável”, já que pessoas maliciosas utilizavam essa técnica para vender os dados copiados.
Ataques ransomware
Este tipo de ataque é muito comum em empresas, já que essas possuem um maior número de arquivos importantes quando comparado a um cidadão comum. Dessa maneira, o cibercriminoso faz um “sequestro” dos arquivos obtidos e pedir por um resgate financeiro e liberá-los posteriormente.
Por esse motivo a segurança dos arquivos tem que ser perspicaz: para evitar não apenas perdas financeiras como também a perda de confiança do público.
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Perdas financeiras
Quando uma empresa apresenta uma segurança de arquivos ineficaz, a perda financeira é inevitável. Isso porque nos diversos cenários, sempre haverá implicações monetárias, podendo ser direta ou indiretamente, seja em multas por uma má conduta de armazenamento de dados como perda de prestígio do público.
Como aprimorar a segurança de arquivos nas organizações
Como vimos, as consequências que as instituições podem ter são altas. Veja a seguir maneiras que podem te ajudar a mudar esse cenário.
Faça backups regularmente
Ter cópias de arquivos e dados é imprescindível em qualquer negócio. Imagine ter todos os históricos médicos de seus pacientes perdidos por conta de uma falha cibernética ou então descuido? Sendo assim, faça os backups necessários de seus documentos e dados regularmente.
Eduque funcionários
Lamentavelmente, os funcionários são o elo mais fraco de qualquer negócio quando o assunto é segurança. Por isso, informar e ensinar trabalhadores a se atentarem a sinais suspeitos é a melhor forma de se proteger.
Sendo assim, faça treinamentos periódicos e relembre sua equipe constantemente das ameaças cibernéticas.
Restrinja permissões
Nem todos os trabalhadores devem ter acesso a todas as informações que uma empresa possui. Assim, convém aos gestores criar níveis de acesso baseados na função que cada pessoa possui.
Além disso, adicionar camadas de verificações de identidade, como biometria ou MFA (autenticação multifatorial), em cada acesso aumenta sua segurança de arquivos, tanto para ameaças internas como também externas.
Atualize aplicações regularmente
Aplicações desatualizadas são uma das maiores portas de entradas de cibercriminosos. Por isso, ter sistemas e aplicações atualizados fortalece a segurança exponencialmente, já que muitas dessas atualizações são para aprimorar a defesa.
Exclua arquivos não utilizados
Aquele arquivo que você possui e que não acessa há anos pode ser também uma forma de diminuir a segurança do seu sistema. Isso porque em casos de ransomware, é através desse tipo de arquivo que os criminosos costumam explorar primeiro para se infiltrar no sistema.
Utilize ferramentas multifuncionais
As etapas podem ser muitas, por isso, utilizar-se de ferramentas que façam tudo isso ao mesmo tempo é a melhor maneira de garantir essa proteção.
O DataSecurity Plus, da ManageEngine, é a solução perfeita para você que se preocupa com sua segurança de arquivos já que ele previne o vazamento de dados e combate ataques ransomware, além de claro possuir o monitoramento da integridade de arquivos e risco de dados.
Caso queira outra opção, o FileAnalysis possui um analisador de permissão de acesso a usuários (para você ficar despreocupado com a gestão aos níveis de acesso), localizador de arquivos corrompidos por ransomware e também verificador de risco de dados, para qualquer gestor ficar despreocupado com seus sistemas.
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