À medida que as empresas expandem suas operações, a quantidade de processos e tarefas que precisam ser gerenciadas manualmente também crescem. Isso pode tornar a rotina organizacional lenta, propensa a erros e ineficiente.
A tecnologia, nesse contexto, surge como uma grande aliada, permitindo a automação de fluxos de trabalho para simplificar e acelerar esses processos.
Neste artigo, vamos abordar como a automação de fluxos de trabalho pode transformar como sua empresa opera. Iremos explicar o que é, como ela funciona na prática e as diversas vantagens que pode trazer para sua organização. Boa leitura!
O que são fluxos de trabalho?
Eles podem ser definidos como um sistema para gerenciar os processos e atividades repetitivas que acontecem em uma ordem específica. Os fluxos de trabalho são o mecanismo que as pessoas e organizações utilizam para fazer seu trabalho.
Dentro de uma gestão de processos de negócios, esse tipo de fluxo é entendido como uma sequência de tarefas simples e individuais, enquanto um processo de negócios é considerado mais complicado, porque se ramifica em muitos fluxos de trabalho, dados, sistemas de informação, pessoas, etc.
Geralmente, os fluxos de trabalho se diferenciam por repetibilidade. Eles ajudam a planejar e monitorar projetos de maneira lógica e metódica, possibilitando que os colaboradores atinjam prazos importantes.
Fluxos de trabalho manuais
Muitas vezes, as organizações ainda contam com um fluxo manual, ou seja, todas as etapas do processo são feitas por pessoas, sem a ajuda da tecnologia para automatizar.
Por exemplo, imagine que você tem um processo de aprovação de documentos. Nesse caso, alguém escreve o documento, outra pessoa revisa e uma terceira aprova. Cada uma dessas etapas é feita manualmente, com base em papéis ou e-mails, e segue de uma pessoa para a outra.
Dessa forma, os fluxos manuais enfrentam dois desafios:
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Lentidão: porque dependem totalmente das pessoas envolvidas. Atrasos podem acontecer por causa da burocracia e carga de trabalho de cada um.
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Erros: pelo fato de todo o processo ser realizado por seres humanos, sempre há o risco de ocorrerem erros, principalmente quando não há uma revisão.
Por isso, muitas empresas migram para sistemas automatizados para agilizar o processo e reduzir essas falhas.
Como funciona a automação em fluxos de trabalho
Ferramentas e tecnologias conseguem realizar tarefas automaticamente, sem que alguém precise estar envolvido o tempo todo.
Em vez de cada etapa do processo ser feita manualmente, como foi apontado anteriormente, o sistema segue regras que você configurou, movendo as tarefas de uma etapa para outra de forma automática. Isso ajuda a evitar erros e a deixar tudo mais rápido e organizado.
5 passos para automatizar os fluxos de trabalho
Passo 1) Entenda o processo que você quer automatizar
Liste todas as etapas e quem é a pessoa responsável por cada uma. Depois, defina as regras que o sistema vai seguir.
Por exemplo: a tarefa foi concluída? Então, o sistema enviará um e-mail para a próxima pessoa responsável, ou moverá um documento para fase seguinte – sem qualquer intervenção manual.
Passo 2) Faça testes com o novo sistema
Nesta etapa, é importante colocar o sistema em prática e fazer uma testagem inicial. As regras e etapas configuradas estão sendo seguidas corretamente? As tarefas estão sendo movidas de uma fase para outra, como esperado?
É aqui que você vai identificar se algum ajuste é necessário, antes de liberar o sistema para uso geral.
Passo 3) Analise os dados da ferramenta
Para identificar erros ou gargalos, é fundamental verificar os relatórios e métricas fornecidas pela ferramenta. Com esses dados, você poderá ajustar a ferramenta conforme necessário, para melhorar ainda mais a eficiência.
Passo 4) Treine a equipe
É essencial garantir que a equipe saiba como interagir com a nova ferramenta. Eles devem estar preparados para lidar com qualquer questão que surgir. Caso contrário, todo o uso do novo sistema será prejudicado.
Os processos devem ser ajustados de acordo com o feedback e necessidades dos colaboradores. Isso será muito importante para assegurar que a automação funcione bem a longo prazo.
Passo 5) Escolha a ferramenta de automação mais adequada
Ferramentas robustas permitem configurar automações e fazer com que o fluxo siga sozinho, de uma etapa para outra, melhora a gestão das atividades, envia alertas e notificações quando alguma etapa precisa de atenção, entre muitas outras funcionalidades. Escolha a que mais se enquadrar no que você precisa.
Principais vantagens da automação de fluxos de trabalho para as organizações
Ao adotar a automação de fluxos de trabalho, a organização pode experimentar muitos benefícios que fazem a diferença no dia a dia. Destacamos alguns:
Aumento da eficiência nos processos
A automação acelera os processos e libera o tempo dos funcionários para que eles possam se concentrar em tarefas mais importantes e estratégicas, ao invés de gastar tempo com trabalhos repetitivos.
Redução dos erros humanos
Como o sistema segue regras pré-definidas, há menos margem para enganos humanos que podem ocorrer em processos manuais. Isso ajuda a garantir que as tarefas sejam realizadas corretamente da primeira vez, sem a necessidade de correções constantes.
Padronização na execução de tarefas
Com a automação, todos os processos são executados da mesma forma, o que ajuda a manter a qualidade e a conformidade com os padrões estabelecidos.
Gestão das atividades em tempo real
A visibilidade e rastreabilidade também melhoram com a automação. Os gestores podem acompanhar em tempo real o progresso dos processos, identificar rapidamente onde podem existir problemas e tomar decisões informadas baseadas em dados precisos.
Colaboração para manter a conformidade
Com processos bem documentados e registros detalhados, fica mais simples garantir que tudo está em conformidade com regulamentações e realizar auditorias.
Assim, podemos notar que a automação transforma a forma como uma organização opera, tornando-a mais eficiente, precisa e adaptável. Isso permite que a empresa melhore em todos os quesitos.
Otimize os fluxos de trabalho com as soluções da ManageEngine
A ManageEngine oferece soluções como o ServiceDesk Plus e o AppCreator, que ajudam a personalizar e automatizar tarefas do dia a dia, tornando tudo mais rápido e fácil. Com essas ferramentas, é possível controlar e integrar diferentes processos de forma ágil, melhorando a gestão e o desempenho da organização como um todo.
ServiceDesk Plus
Uma das principais formas como o ServiceDesk Plus da ManageEngine auxilia na automação de fluxos de trabalho é através do seu construtor gráfico de fluxos. Com essa ferramenta, é possível criar fluxos de trabalho personalizados para diferentes processos de negócios, como integrações de novos funcionários, solicitações de viagem ou coordenação de mudanças interdepartamentais.
O construtor visual facilita o mapeamento de cada etapa desses processos, permitindo que o sistema execute automaticamente transições entre tarefas, garantindo que tudo siga conforme o planejado sem a necessidade de intervenção manual.
Além disso, a solução permite a automatização completa do ciclo de vida de solicitações e problemas. Por exemplo, ao receber uma solicitação de serviço, o ServiceDesk Plus pode iniciar um processo automático que aciona notificações, aprovações e outras ações necessárias, sem depender de acompanhamento manual. Isso aumenta a eficiência da equipe e reduz o tempo de resposta, pois elimina lacunas e atrasos que normalmente ocorrem em processos manuais.
Outro ponto forte do ServiceDesk Plus é a integração entre departamentos e sistemas. Ele permite a automatização de atividades entre diferentes módulos, o que significa que os fluxos de trabalho podem se estender para outras áreas da empresa. O sistema pode acionar funções em ferramentas externas, o que garante que todos os processos estejam conectados e sincronizados.
Sendo assim, a solução facilita a automação de fluxos de trabalho ao oferecer uma plataforma visual e personalizável que otimiza processos em toda a organização.
AppCreator
O AppCreator da ManageEngine é uma solução que pode transformar como uma organização automatiza seus fluxos de trabalho. Ele é uma plataforma de desenvolvimento low-code, o que significa que facilita a criação de aplicações sem a necessidade de codificação complexa.
A grande vantagem do AppCreator é a velocidade com que permite criar e lançar novas aplicações. Isso é especialmente útil para automatizar processos. Em vez de gastar meses desenvolvendo uma aplicação de forma tradicional, com o AppCreator, você pode construir e implementar soluções em semanas ou até horas. Isso ajuda a automatizar tarefas e fluxos de trabalho rapidamente, economizando tempo e recursos.
Outra vantagem é que o AppCreator permite que funcionários que não são especialistas em programação também possam desenvolver aplicações. Isso é possível através do conceito de “citizen development“, onde qualquer pessoa autorizada pode criar aplicações para resolver problemas específicos de sua área. Isso alivia a carga sobre a equipe de TI, que pode se concentrar em projetos mais críticos.
A ferramenta oferece uma visão centralizada dos fluxos de trabalho automatizados e das aplicações que os suportam. Isso permite um monitoramento e controle eficientes, garantindo que todos os processos estejam funcionando de forma integrada, sem interrupções e em conformidade com os padrões de segurança e eficiência da organização.
Quer saber mais sobre nossas soluções? Acesse o site clicando aqui. Você também pode agendar uma demonstração gratuita das ferramentas ServiceDesk Plus e AppCreator.
