Muitas organizações pretendem acelerar as negociações de hoje e implementar estratégias de transformação digital que, às vezes, não têm em conta a gestão de mudanças.
Não é suficiente contar com a última tecnologia, ou com o melhor talento humano. Para alcançar o sucesso na transformação digital, e em qualquer modificação na TI, é indispensável incorporar uma gestão de mudanças adequada. Mas o que é a gestão de mudanças? Como implementá-la de maneira exitosa?
Neste artigo explicamos o que se trata deste conceito e quais são as melhores práticas para triunfar na evolução da TI.
O que é a gestão de mudanças?
Podemos descrever a gestão de mudanças como o processo de controle e gerenciamento ao longo de todo o ciclo de vida de uma mudança, com o objetivo de minimizar os riscos no momento de sua implementação.
Estabelecer um processo sistemático de gerenciamento de mudanças ajuda sua organização a implementar mudanças sem incidentes e com uma alta taxa de sucesso.
O que é uma mudança?
Uma mudança é a adição, modificação ou eliminação de qualquer coisa que possa afetar direta ou indiretamente os serviços que prestam uma organização.
Basicamente, qualquer mudança na infraestrutura de TI de uma organização que possa afetar as operações da organização é considerada uma mudança de TI. Isso inclui a substituição de impressoras, projetores, servidores, entre outros.
Melhores práticas na hora de abordar a gestão de mudanças
1) Identificar os tipos de mudanças
Nem todas as mudanças são iguais. Elas têm diferentes níveis de prioridade e requisitos. Por isso, é importante identificar primeiro os tipos de mudanças que sua organização poderia realizar e depois criar diferentes tipos de mudanças para implementá-las de maneira eficaz.
2) Projetar processos para os diferentes tipos de mudança
Dado que os diferentes tipos de mudanças têm seus próprios requisitos únicos, você deve projetar processos exclusivos para satisfazer essas necessidades. Usar o mesmo processo de mudança para todos os tipos só gerará demoras desnecessárias e implementações incompletas.
Observação: Você pode criar diferentes fluxos de trabalho de mudança para cada um dos seus tipos.
3) Definir as funções e as responsabilidades chaves
As funções permitem ao gestor de mudanças delegar atividades e responsabilidades a outras pessoas. As funções facilitam a gestão de mudanças e definem claramente as atividades que cada pessoa pode realizar.
4) Registrar, gerenciar e priorizar as propostas de mudança
É uma boa prática estabelecer uma forma de registro, gerenciar e priorizar as mudanças em um único local de forma organizada. Se você tiver uma maior visibilidade das mudanças em sua organização, poderá priorizar quais devem ser implementadas primeiro.
5) Obter informações claras sobre os riscos e o impacto das mudanças
Todas as mudanças devem passar por uma análise de risco e impacto para compreender melhor a mudança e atribuir os recursos necessários. Os detalhes sobre o risco e o impacto devem ser agregados na etapa de planejamento para que o CAB tenha uma ideia clara de mudança e possa dar sua recomendação.
6) Implementar um mecanismo de aprovação eficaz
O processo de aprovação facilita a obtenção da definição das permissões necessárias para implementar uma mudança. Desta forma, é garantido que todas as partes interessadas chave estejam no mesmo nível das mudanças e sua recomendação antes de implementar uma mudança. Isso ajuda a evitar mudanças não autorizadas.
7) Comunicar os horários e qualquer tempo de inatividade às partes interessadas
Manter as partes interessadas informadas a respeito das mudanças planejadas reduz a quantidade de incidentes. Fornecer informações de maneira oportuna também ajuda a garantir que os serviços não sejam afetados, e que a mudança possa ser implementada de maneira efetiva. Além disso, as diretrizes preferem ser informadas durante todo o ciclo de vida da mudança.
8) Medir o progresso e a eficácia das implementações de mudanças
Supervisionar a mudança durante todo o seu ciclo de vida garante que não aconteça nada de errado e que a mudança seja implementada de acordo com o plano. Medir as análises chaves permite ter uma ideia clara de quando é eficaz o seu processo de mudança e também permite identificar as áreas que podem ser melhoradas.
9) Estabelecer planos de contingência
Sempre é uma boa ideia se planejar evitar qualquer situação ruim e elaborar um plano de retrocesso durante a etapa de planejamento. Este plano detalhado pode significar a diferença entre uma mudança comum e atual falhada ou um dano irreversível em sua infraestrutura de TI.
10) Implementar a melhoria contínua do serviço
Embora as estratégias de contingência sejam uma parte crucial da gestão, as mudanças têm um alcance maior em sua organização. Elas podem otimizar a tecnologia e os processos. Por isso, o poder de melhorar continuamente a capacidade de sua organização para fornecer melhores serviços está se convertendo em outro fator importante na gestão de mudanças.
Artigo original: 10 mejores prácticas de la gestión de cambios de TI
