Muchas organizaciones intentan correr a la velocidad de los negocios de hoy e implementan estrategias de transformación digital que en ocasiones no tienen en cuenta la gestión de cambios. ¿De qué se trata? ¿Cómo implementarla de manera exitosa?
No es suficiente contar con la última tecnología, o con el mejor talento humano. Para alcanzar el éxito en la transformación digital, y en cualquier modificación en TI, es indispensable incorporar una adecuada gestión de cambios. A continuación, explicamos de qué se trata este concepto y cuáles son las mejores prácticas para triunfar en la evolución de TI.
¿Qué es la gestión de cambios?
Podemos describir la gestión de cambios como el proceso de controlar y gestionar un cambio a lo largo de todo su ciclo de vida, desde el inicio hasta el cierre, con el objetivo de minimizar los riesgos al momento de su implementación.
Establecer un proceso sistemático de gestión de cambios ayuda a su organización a implementar los cambios sin incidentes y con una alta tasa de éxito.
¿Qué es un cambio?
Un cambio es la adición, modificación o eliminación de cualquier cosa que pueda afectar directa o indirectamente los servicios que presta una organización.
Básicamente, cualquier cambio en la infraestructura de TI de una organización que pueda afectar las operaciones de la organización se considera un cambio de TI. Esto incluye el reemplazo de impresoras, proyectores, servidores, entre otros.
Estas son las mejores prácticas a la hora de abordar la gestión de cambios.
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Identificar los tipos de cambios:
No todos los cambios son iguales. Los cambios tienen diferentes niveles de prioridad y diferentes requisitos, como se explicó en la sección sobre los tipos de cambios. Por lo tanto, es importante identificar primero los tipos de cambios que su organización podría realizar, y luego crear diferentes tipos de cambios para implementarlos de manera efectiva.
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Diseñar procesos para los diferentes tipos de cambio:
Dado que los diferentes tipos de cambios tienen sus propios requisitos únicos, debe diseñar procesos únicos para satisfacer esas necesidades. Usar el mismo proceso de cambio para todos los tipos de cambios solo generará demoras innecesarias e implementaciones de cambio incompletas.
Nota: Puede crear diferentes flujos de trabajo de cambio para cada uno de sus tipos de cambio.
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Definir los roles y las responsabilidades clave:
Los roles permiten al gestor de cambios delegar las actividades y responsabilidades a otras personas. Los roles facilitan la gestión de cambios y definen claramente las actividades que puede realizar cada persona.
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Registrar, gestionar y priorizar las propuestas de cambio:
Es una buena práctica establecer una forma de registrar, gestionar y priorizar los cambios en un solo lugar de manera organizada. Si tiene una mejor visibilidad de los cambios de su organización, puede priorizar cuáles cambios se deben implementar primero.
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Obtener información clara sobre los riesgos y el impacto de los cambios:
Todos los cambios se deben someter a un análisis de riesgo e impacto para comprender mejor el cambio y asignar los recursos necesarios. Los detalles sobre el riesgo e el impacto se deben agregar en la etapa de planificación para que el CAB tenga una idea clara del cambio y pueda dar su recomendación.
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Implementar un mecanismo de aprobación efectivo:
Definir el proceso de aprobación facilita la obtención de los permisos necesarios para implementar un cambio. De esta forma se garantiza que todas las partes interesadas clave estén al tanto de los cambios y den su recomendación antes de implementar un cambio. Esto ayuda a evitar los cambios no autorizados.
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Comunicar los horarios y cualquier tiempo de inactividad a las partes interesadas:
Mantener a las partes interesadas informadas respecto a los cambios planificados reduce la cantidad de incidentes causados por los cambios. Entregar la información de manera oportuna también ayuda a garantizar que los servicios no se vean afectados debido a los cambios, y que el cambio se puede implementar de manera efectiva. Además, los directivos prefieren estar informados durante todo el ciclo de vida del cambio.
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Medir el progreso y la efectividad de las implementaciones de cambios:
Supervisar el cambio durante todo su ciclo de vida garantiza que nada salga mal y que el cambio se implemente de acuerdo con el plan de cambio. Medir las métricas clave le permite tener una idea clara de cuán efectivo es su proceso de cambio y también le permite identificar las áreas que puede mejorar.
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Establecer planes de contingencia:
Nunca se está demasiado preparado, por lo que siempre es una buena idea planificar cuál es la peor situación posible y elaborar un plan de retroceso durante la etapa de planificación del cambio. Esta planificación detallada puede significar la diferencia entre un cambio fallido común y corriente o un daño irreversible en su infraestructura de TI.
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Implementar la mejora continua del servicio:
Si bien las estrategias de contingencia son una parte crucial de la gestión de cambios, los cambios tienen un alcance más amplio en su organización. Los cambios pueden mejorar la tecnología y los procesos. Por lo tanto, el poder mejorar continuamente la capacidad de su organización para proporcionar mejores servicios se está convirtiendo en otro factor importante de la gestión de cambios.
