Shadow IT : quand les employés se tournent-ils vers ces solutions non approuvées
Le Shadow IT, un paradoxe ! D'un côté, on se dit que laisser les employés choisir leurs outils, ça peut être bon pour la créativité et l'efficacité. Mais de l'autre, cette utilisation "dans l'ombre", sans l'aval de l'IT, peut vite devenir un cauchemar pour la sécurité, la conformité légale et la gestion de votre infrastructure informatique.
Mais au fond, pourquoi les employés se tournent-ils vers ces solutions non approuvées ? Quelles sont les motivations qui les poussent à s'éloigner du cadre IT officiel ?
Shadow IT : Ce Qui Pousse les Employés à Choisir d'Autres Solutions
L'envie d'être plus agile et flexible est souvent le moteur qui pousse les employés à adopter le Shadow IT. Ils ont parfois l'impression que les processus informatiques habituels sont trop lents ou trop rigides pour leur travail quotidien. Afin de mieux cerner ce phénomène, explorons ensemble les principales raisons qui incitent les employés à ne pas suivre les canaux officiels du service informatique :
Premièrement, le besoin de réactivité : Le service informatique peut être vu comme un obstacle à la rapidité des actions.
Deuxièmement, l'accessibilité des outils cloud : De nombreuses applications SaaS sont non seulement faciles à trouver, mais aussi très simples à utiliser.
Troisièmement, le manque de solutions internes pertinentes : Il arrive que certains départements aient besoin d'outils très spécifiques que l'entreprise ne propose pas.
Enfin, une culture d'autonomie : Les employés peuvent être encouragés à prendre des initiatives et à trouver leurs propres solutions.
Statistiques et tendances
Pour vraiment se rendre compte de l'importance du Shadow IT, quelques chiffres parlent d'eux-mêmes. Par exemple, une étude de McAfee montre que 80 % des employés avouent utiliser des applications qui n'ont pas été approuvées par leur entreprise. D'autres études indiquent que dans les grandes entreprises, entre 30 et 40 % de l'argent dépensé en informatique concerne en fait du Shadow IT. Et plus récemment, en 2024, une analyse de Productiv.com a découvert que près de la moitié (42 %) des applications utilisées dans les entreprises ne sont pas gérées par le service informatique officiel.
Pour Illustrer : Voici des Exemples de Shadow IT au Quotidien
Le Shadow IT n'a pas une seule forme, loin de là ! On en trouve de multiples exemples dans le quotidien des entreprises. En voici quelques-uns des plus fréquents :
Quand un employé utilise son compte Dropbox ou Google Drive personnel pour stocker des données de l'entreprise.
Quand des équipes utilisent WhatsApp ou Telegram pour discuter de sujets professionnels en dehors des outils officiels.
Quand des départements adoptent des outils de gestion de projet en ligne comme Trello ou Asana sans l'approbation de l'IT.
Quand les employés utilisent leurs propres appareils (smartphones, ordinateurs) pour travailler sans supervision de l'entreprise (BYOD).
Quand des logiciels sont installés sur les ordinateurs sans avoir été validés par le service informatique.
Shadow IT : Ce Que Vous Risquez Vraiment !
Même si le Shadow IT peut donner plus de liberté aux employés, il faut savoir que ça peut aussi créer de gros problèmes pour l'entreprise. Voici les principaux dangers qu'il faut connaître :
Des soucis de sécurité : Les applications qui ne sont pas approuvées peuvent avoir des failles que des pirates informatiques peuvent utiliser pour voler des informations ou attaquer l'entreprise.
Ne pas respecter les règles : En utilisant des services externes, on peut se retrouver à ne pas suivre des lois importantes comme le RGPD, ce qui peut coûter cher en amendes et en problèmes juridiques.
Perdre le contrôle des informations : Un autre gros souci, c'est qu'on ne sait plus où sont les données de l'entreprise quand elles sont stockées sur des plateformes non officielles. Ça devient compliqué en cas de problème légal ou si un employé quitte la société.
Des problèmes pour faire fonctionner les choses ensemble : Utiliser des outils qui ne sont pas prévus pour le système informatique de l'entreprise peut créer des incompatibilités, ce qui perturbe le travail et empêche les équipes de bien collaborer.
Des dépenses cachées : En plus des problèmes techniques, acheter des services en ligne sans contrôle peut entraîner des factures imprévues et compliquer la gestion de l'argent de l'entreprise.
Pas d'aide en cas de problème : Enfin, si quelque chose ne marche pas avec ces outils non officiels, le service informatique ne pourra pas forcément aider, ce qui peut bloquer les employés et baisser leur productivité.
Shadow IT : Nos Conseils pour le Contrôler et le Prévenir
Face à ces dangers, les entreprises doivent absolument mettre en place une stratégie efficace pour éviter et encadrer le Shadow IT. Voici quelques actions essentielles à considérer :
La sensibilisation et la formation : Il est crucial d'informer les employés des risques du Shadow IT et de leur présenter des alternatives sécurisées.
La collaboration avec les utilisateurs : Plutôt que d'interdire l'utilisation de ces outils, il est préférable d'inclure les employés dans le choix des solutions IT pour qu'elles répondent bien à leurs besoins.
La mise en place de politiques claires : Il faut définir des règles d'utilisation des outils technologiques et établir des procédures d'approbation pour encadrer leur usage.
La surveillance et la détection : Il est nécessaire d'utiliser des outils de monitoring pour identifier les technologies non approuvées et anticiper les problèmes potentiels.
L'évaluation et l'intégration : Il est important d'examiner les solutions alternatives utilisées et d'intégrer celles qui correspondent aux besoins de l'entreprise.
Vers une Gestion Intelligente du Shadow IT
Finalement, le Shadow IT est un fait. Mais attention, bien géré, il peut se transformer en un véritable moteur d'innovation et de performance pour votre entreprise. Oubliez l'idée de l'éradiquer complètement ! Le défi est de trouver le juste milieu entre la flexibilité dont vos équipes ont besoin et la sécurité que votre entreprise doit garantir. La clé du succès ? Une collaboration étroite entre votre service informatique et vos employés pour que chacun puisse travailler librement tout en assurant la protection des précieuses données de l'entreprise.