Los presupuestos son un aspecto esencial del negocio. Determina cómo los distintos equipos en la organización pueden aumentar su funcionamiento y las ofertas generales del negocio como un todo. Muchas compañías caminan la cuerda floja al planear sus presupuestos para el año fiscal, sobre todo cuando se trata de los presupuestos de TI.
En la era actual, sin importar los servicios o productos que ofrezcan, las compañías ahora se ven abocadas a invertir en tecnologías transformadoras para hacer florecer su empresa. Esto se debe al tremendo crecimiento en el panorama de la innovación tecnológica, marcado por la introducción de la IA generativa y la realidad mixta.
Se anticipa que el mercado de la IA experimente un crecimiento significativo, con una tasa de crecimiento compuesta anual (CAGR) proyectada del 37,3% entre 2023 y 2030. Para 2030 se espera que alcance un tamaño de mercado de $1.811 mil millones.
Esto ha dejado a las empresas con la incertidumbre de cómo se debe invertir en la TI.
Para ayudarlo a gestionar sus gastos de TI, he aquí una lista de consejos.
1. Trace claramente sus metas de TI
Podría preguntarse sobre la conexión entre las metas de su empresa y su presupuesto de TI. Sin embargo, su visión y metas forman el fundamento sobre el cual se debe planear su presupuesto de TI.
Cuando no hay una visión clara, es más probable que el presupuesto se malgaste. Esto puede conllevar gastos innecesarios que podría lamentar después. Por tanto, tenga una declaración de visión y adhiérase a ella.
Recuerde que tener una visión clara mientras planea su presupuesto es una buena práctica en el gasto organizacional como un todo. No es específico de la TI.
2. Evalúe los gastos actuales y pasados
Todos cometemos errores financieros. Para evitar estos errores en el futuro, tómese el tiempo de entender qué hizo mal en el pasado.
Audite y revise sus gastos actuales y pasados de TI. Cree una lista de cosas esenciales y elimine gastos innecesarios o menos importantes. Identifique qué es crucial para sus operaciones. Lo que puede ser significativo para otros modelos de negocio podría no serlo para el suyo. Evite seguir ciegamente notas de otras compañías. Obtenga un entendimiento integral de su modelo de negocio y tome decisiones financieras que en verdad beneficien a su organización.
3. Asigne un presupuesto a los requisitos de TI no negociables
No sería justo ni inteligente invertir en tecnologías emergentes mientras ignora componentes de TI críticos. Algunos de los requisitos esenciales para la TI incluyen hardware, mantenimiento, software y personal de TI.
La ausencia de una infraestructura de TI adecuada podría resultar en fallos de seguridad. Esto puede conllevar a graves multas que podrían impactar significativamente su presupuesto de TI o incluso su presupuesto general. Las multas por violaciones de la seguridad de los datos son todo menos triviales. Aconsejamos planear su infraestructura de TI de forma que se blinde ante las repercusiones de las violaciones de la seguridad de los datos. Así puede evitar gastos adicionales.
Además, integrar la tecnología en sus procesos corporativos diarios tiene el potencial de impulsar la productividad de los empleados y mejorar la experiencia de los clientes. Por tanto, es crucial priorizar lo básico y asignar el suficiente presupuesto para garantizar la operatividad eficiente de sus funciones de TI diarias.
4. Revise regularmente su presupuesto
La asignación de presupuesto no es un evento único. Requiere una planeación y revisión periódicas.
Si asume que puede planear sus finanzas una vez al año y lavarse las manos, está equivocado. Eso solo conllevará costos y consumirá recursos a largo plazo. Es imperativo revisar y ajustar regularmente su presupuesto. Lo anterior garantiza que los proyectos o procesos improductivos no devoren sus recursos.
Revisite y ajuste su presupuesto cada tres meses. De esta forma, cualquier aumento en los costos —resultado de nuevas tendencias tecnológicas o requisitos inesperados, pero necesarios— no lo tomará con la guardia baja.
Conclusión
El proceso de asignar un presupuesto puede ser tedioso y llevar tiempo. Aun así, puede dominarlo siguiendo los pasos correctos. Empiece con establecer metas claras. Evalúe sus gastos pasados, asigne un presupuesto para componentes de TI críticos y revise periódicamente sus finanzas. Seguir estos pasos no solo lo ayudará a ahorrar en costos. También le permitirá alcanzar sus metas dentro de su presupuesto.
