Método Kanban: entenda como funciona, as vantagens e como aplicá-lo

Processos organizados melhoram o fluxo de trabalho e prometem a entrega de um serviço ou projeto mais estruturado.

Um método muito conhecido que promove a realização de tarefas baseadas em um workflow ordenado se chama Kaban. Leia o artigo para entender como ele funciona e como aplicar em sua empresa. Boa leitura!

Método Kanban: o que é e como funciona

A entrega de um serviço ou projeto exige paciência, estratégia, disciplina e, principalmente, organização.

Imagine que seu gestor solicite uma mudança sobre a forma que uma tarefa é realizada. Isso envolveria novas ferramentas, mais pessoas na equipe e novos processos.

Seguramente, uma mudança não deve acontecer de forma abrupta. Afinal, isso deve ser algo bem pensado, para não assustar os colaboradores.

Em cenários como esse ou inícios de projetos, o método Kanban pode ajudar. Ele consiste em um workflow voltado para entrega de serviços ou novos processos empresariais, além de também ser utilizado em projetos. Seu objetivo é organizar as atividades, tornar as demandas mais produtivas e proporcionar transparência em cada ação realizada.

Origem e evolução do Kanban

Uma curiosidade sobre o método é que ele surgiu durante o sistema Toyotista. Na época, a ideia era organizar os fluxos de atividades de montagem. Com o passar do tempo, estudiosos ampliaram o conceito para outras áreas, incluindo a empresarial. A abordagem também foi inserida em softwares.

O Kanban funciona como um sistema de colunas, nas quais cada uma representa um segmento de atividades, como:

• Tarefas a serem realizadas;

• Tarefas em andamento;

• Tarefas já concluídas;

• Tarefas que precisam de revisão/aprovação;

• Entre outras, dependendo do projeto e adoção de estratégia da equipe.

Além disso, essa técnica também conta com cartões que descrevem como cada atividade está sendo realizada. Os administradores dos projetos também podem aderir a alguns sinalizadores, que apontam algum gargalo ou limitação para realização de alguma atividade.

Para simplificar sua ilustração, veja abaixo como ele pode ser estruturado:

Ressaltamos que esta é uma estrutura base do Kanban, mas ele pode ser personalizado. 

Tipos de Kanban

Existem também alguns tipos, como:

• Kanban de produção: segue os aspectos apresentados, com colunas, cartões e sinalizadores. Conforme as etapas são concluídas, os cartões passam para outras colunas até sua conclusão total;

• Kaban de movimentação: este modelo é muito utilizado no setor de logística, ele segue sua premissa. No entanto, a intenção é administrar recursos e materiais, indicando alertas em estoques, atrasos ou algum problema;

• E-kanban: trata-se de uma versão eletrônica do sistema. É comum encontrá-lo em softwares.

Kanban x Scrum: quais as diferenças?

Muitas pessoas confundem o Kanban com o Scrum, porque eles apresentam algumas similaridades. Afinal, o Scrum também é uma metodologia de organização de processos.

O que os difere é sua interface e modo de organização. O Scrum utiliza os sprints, que são ciclos mais curtos de trabalho e reuniões a cada finalização de ciclo, enquanto no Kanban se tem uma maior flexibilidade. Os prazos de realização de tarefas podem ser maiores e o trabalho pode ser feito de maneira mais contínua.

Se você deseja se aprofundar no tema. Leia o artigo "Kanban vs Scrum: entenda de vez a diferença", disponível em nosso blog.

No tópico a seguir, vamos te mostrar como você pode aplicar este método em sua empresa. Confira!

Como aplicar o método Kanban na sua empresa?

Antes de iniciar a fluxo de trabalho com as colunas, é importante considerar algumas fases para guiar os colaboradores. Separamos 3 passos principais para sua aplicação:

1 - Treinamento de equipe

Antes de iniciar qualquer abordagem, é fundamental ensinar as equipes envolvidas como elas irão trabalhar, para que elas se familiarizem com o fluxo das atividades.

2 - Identificação de demandas

Toda entrega de serviços exige pessoas e alocação de recursos. É crucial identificar essas necessidades e determinar as responsabilidades de cada um. Isso torna o fluxo mais transparente e define as atribuições corretas.

3 - Definição de prioridades

Coloque as prioridades acima das colunas, isso ajuda as equipes a não perderem o foco do objetivo principal. Estabelecer as atividades de modo hierárquico também ajuda na organização do processo.

O método Kanban é popularmente usado por empresas, porque ele apresenta muitos benefícios relacionados à ordenação de processos e rendimento. Leia o tópico a seguir para entender melhor!

Quais as vantagens do método Kanban?

Organização, visualização e produtividade seguramente são os benefícios que mais chamam atenção ao adotar esse modelo. Descrevemos neste tópico algumas de suas vantagens:

Ambiente produtivo

Ao trazer clareza e hierarquia nas atividades, o time consegue trabalhar de forma mais eficiente e, consequentemente, mais produtiva. Cada um terá transparência da tarefa que está realizada, bem como o status de cada uma.

Equipe integrada

Com o Kanban as equipes trabalham em sincronia. A visibilidade que as colunas proporcionam ajudam a entender no que cada equipe está trabalhando.

A hierarquia de atividades também é eficiente, porque os times conseguem se preparar a tempo para prosseguir com tarefas necessárias para cumprir com a meta estabelecida.

Redução de gastos desnecessários

Essa abordagem também permite o mapeamento e alocação dos recursos para cada atividade. Isso ajuda a provisionar o necessário para realização de tarefas e evita gastos desnecessários.

Workflow otimizado

Conforme mencionado, os cartões passam em cada coluna indicando os passos e status dos processos. Isso promove fluxos de trabalho fluídos, clareza das atividades e visibilidade.

Embora o Kanban apresente muitos benefícios, é necessário considerar um aspecto que pode ser visto como uma desvantagem. Mesmo permitindo certa flexibilização de atividades, alterar seu fluxo várias vezes pode atrapalhar a entrega. É preciso ter cuidado com o excesso de alterações.

Vale destacar que a liderança também deve ouvir feedbacks das partes envolvidas, para entender se do ponto de vista de planejamento e execução de tarefas, o fluxo de trabalho está, de fato, contribuindo para o objetivo final. 

Conclusão

Um projeto, mudanças ou entregas de serviço exigem, principalmente, organização. Um workflow automatizado ajudará empresas a terem um mapeamento das tarefas, agilidade e transparência.

Metodologias como o Kanban contribuem para que equipes desenvolvam suas atividades com o mínimo de gargalo. Se sua empresa quer implementar essa técnica, além de seguir os passos que mencionamos, você também pode implementar softwares robustos que tenham essa abordagem como recurso.

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Dentro da solução você também pode escolher o Kanban como um dos métodos de organização para seus chamados e entrega dos serviços. Através dele, você pode obter visibilidade de tickets, administrar melhor as filas de espera entre um ticket e outro, e personalizá-lo de acordo com sua demanda.

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