A quantidade de dispositivos dentro das empresas não param de crescer, assim como os softwares sendo utilizados para auxiliar na produtividade de funcionários.
Hoje, muitos processos se tornaram muito mais fáceis graças a automação que ferramentas trouxeram para as empresas. Por outro lado, a quantidade de novos softwares e equipamentos que gestores de TI precisam lidar se tornou muito mais complexa.
Neste artigo, vamos entender como é o processo de implantação de software e como podemos o automatizar. Boa leitura!
O que é a implantação de software?
A implantação de software acontece quando uma nova ferramenta é contratada ou adquirida para o uso dentro de uma organização e precisa ser instalada nos dispositivos dos funcionários para que seja usada.
Para que este processo seja feito, antes é necessário que haja uma análise e estratégia para entender porque aquele software foi escolhido e quais benefícios ele irá trazer para a empresa, uma vez que é um investimento e muitas vezes pode ter um alto valor.
Gestores precisam ser assertivos ao tomar essas decisões, e há 3 pilares que devem ser levados em consideração ao escolher uma nova ferramenta. Vamos discutir sobre eles no tópico a seguir.
Os 3 pilares da implantação de software
Ao inserir uma nova solução em sua organização, apesar de parecer uma ação simples, é muito mais complexa do que parece. Além dos benefícios estratégicos, os administradores precisam ter em mente que há outros fatores envolvidos.
3 deles são os mais importantes, que chamamos de pilares, e devem ser considerados com cuidado ao implementar um novo software. São eles:
1 – Pessoas
Antes de tudo, é necessário lembrar que uma empresa é feita por pessoas. Os funcionários é que lidarão com o uso do software no dia a dia, então eles precisam saber usar de forma correta para que consigam utilizar os seus benefícios ao máximo. Afinal, não adianta investir em um novo produto se os colaboradores não sabem como o utilizar e tirar o melhor proveito de seus recursos.
Para isso, é importante que seja feito uma pesquisa para entender se a ferramenta que será adquirida é fácil de usar e com ótima curva de aprendizado, o que facilita o trabalho dos colaboradores. Fornecer treinamentos e tempo de adaptação também é importante, tornando o uso mais eficaz.
2 – Processos
Os processos não são nada mais do que a organização da utilização do software. Eles ajudarão a organizar a fase de implementação, como irá ocorrer, o que será mudado, como será utilizado, quais os benefícios, entre outros.
3 – Tecnologia
Aqui entra a análise tanto do software quanto da empresa. Primeiro, é necessário estabelecer quais as necessidades da organização: seu tamanho, o que ela procura com o novo software, sua infraestrutura, limitações, entre outros.
A partir disso, será possível tomar uma decisão baseada na ferramenta que mais se adequa nas demandas da organização, inclusive contando com previsões futuras, como escalabilidade, custos e integrações.
Benefícios da implantação de software
Procurar por novas ferramentas para serem utilizadas pelos colaboradores faz parte da estratégia da empresa que busca por melhorias contínuas para acompanhar o mercado.
Entre os seus benefícios, podemos citar:
1 – Aumento da produtividade
Softwares são constantemente utilizados para automatizar tarefas e tirar das mãos dos funcionários funções repetitivas e manuais que podem ser feitas por máquinas de forma muito mais rápida, enquanto o lado humano pode focar em pontos estratégicos e que precisam de mais atenção.
2 – Decisão baseada em dados
Soluções que geram relatórios e estatísticas ajudam os administradores a ter uma visão mais ampla dos dados que são gerados, possibilitando que decisões sejam tomadas de forma mais assertiva com base nos números gerados.
3 – Redução de custos
A automatização de tarefas aumenta a produtividade, consequentemente aumentando os lucros. Isso evita que funcionários sejam contratados sem necessidade para atividades manuais e gera economias com a otimização do tempo.
4 – Diminuição de erros
Quando há muitas tarefas repetidas e feitas de forma manual, há maiores chances de um colaborador acabar gerando um erro. A utilização de um software irá diminuir essa chance, evitando que a tarefa tenha que ser refeita.
5 melhores práticas para a implantação de software
Como vimos, a implantação do software traz alguns benefícios importantes. Porém, se este processo não for bem estabelecido, pode gerar impactos negativos e acabar atrapalhando o fluxo de trabalho.
Portanto, aqui estão algumas boas práticas para serem seguidas:
1 – Entenda as necessidades da empresa
O primeiro passo para adquirir um novo software é entender porque ele necessário. Qual a demanda que ele irá suprir? Quais áreas irão trabalhar com ele? Quais custos isso irá abranger?
Ter todo esse escopo irá auxiliar o gestor a ir em busca do melhor fornecedor com a ferramenta que irá atender as suas necessidades. Não resolve a empresa contratar um software que tenha menor custo, mas que não possua os recursos de que precisa, assim como optar por um que possua diversas funcionalidades que no momento não serão utilizadas.
2 – Faça o planejamento
A partir da escolha do software, chegou o momento de planejar sua implementação. Nesta etapa, o gestor irá definir como a nova solução será implementada, as pessoas e setores serão afetados, quem irá utilizar, os responsáveis pela implementação, como será integrado e como isso será acompanhado durante e após.
Quanto melhor o planejamento, menos chances de erros.
3 – Faça testes antes da implementação total
Trazer um novo produto que você não está acostumado a utilizar pode acontecer de ter percalços no caminho. Por isso, antes de instalar em todos os equipamentos, faça testes e certifique-se que tudo está funcionando como deveria.
4 – Considere a segurança
Softwares não seguros podem gerar vulnerabilidades que são aproveitadas por cibercriminosos. Ao contratar um software, certifique-se que ele está em conformidade com regulamentações e leis.
5 – Capacitação da equipe
Certificar-se que toda a equipe saiba as funcionalidades da solução e como mexer nela é imprescindível para que haja o aumento da produtividade. Assim, é importante ter disponível treinamentos, materiais de apoio e suporte do fornecedor durante essa transição para a adequação da equipe.
Automatize a implantação de software com o Endpoint Central da ManageEngine
Como detalhado neste artigo, por ser um processo complexo, a implementação de software deve ser bem planejada para não ocorrer erros.
Imagine o cenário de uma grande empresa, em que há muitos dispositivos, como se torna muito mais difícil para os administradores fazerem este controle. Se eles não possuírem uma forma automatizada de fazer isso, as chances de ocorrerem erros e isso sair do controle são muito maiores.
Por isso, atualmente, há soluções no mercado que fazem a implementação de softwares sem esforço para todos os endpoints em uma rede a partir de um local central, otimizando o trabalho dos administradores.
O Endpoint Central da ManageEngine é uma ferramenta unificada de gerenciamento de endpoints, que possui recursos para maior flexibilidade e controle sobre o processo de implantação de software, como:
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Modelos predefinidos de implantação de aplicações;
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Portal de autoatendimento;
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Atividades pré-implantação;
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Atividades pós-implantação;
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Repositório de software;
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Instalação/desinstalação usando o mesmo pacote;
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Agendamento de implantação fora do horário comercial;
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Instalação de aplicações como usuário.
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