Gerenciar recursos em uma empresa é uma tarefa desafiadora, especialmente em organizações de médio a grande porte, devido a quantidade de recursos. A importância dessa atividade, no entanto, não pode ser subestimada.
Antigamente, os departamentos de TI gerenciavam máquinas, equipamentos e softwares de forma manual, utilizando etiquetas e planilhas para organizar esses recursos. Isso demandava muito tempo e resultava em recursos obsoletos e despercebidos, além de processos de manutenção demorados.
Com a transformação digital moldando nosso caminho, surgiram ferramentas que simplificaram e tornaram a gestão de ativos de TI proativa. Neste artigo, exploraremos o conceito, a importância e as etapas desse gerenciamento, além de detalhar o que são recursos de TI e as ferramentas que auxiliam nesse processo.
O que é a gestão de ativos de TI (ITAM)?
É uma prática essencial que consiste em um conjunto de processos e políticas para as empresas que buscam otimizar seus recursos tecnológicos.
Esses processos se resumem em identificar, monitorar e manter os ativos de TI de uma organização, como hardwares, softwares, redes e dados valiosos. O objetivo é garantir que os recursos tecnológicos sejam utilizados de forma eficiente, maximizando o retorno sobre o investimento (ROI) e reduzindo custos desnecessários.
Para uma compreensão clara, é essencial definir o que são recursos de TI, pois pode haver confusão com a definição de ativos de forma geral. Além disso, é importante reconhecer que dentro dessa categoria existem diferentes tipos de recursos.
Outro ponto a ser abordado neste artigo é o ciclo de vida desses ativos. Esse conceito é fundamental e está intimamente ligado ao gerenciamento de ativos de TI, pois é um dos aspectos avaliados e auxilia no planejamento estratégico.
O que são ativos de TI e quais os tipos?
Ativos de TI são os componentes tecnológicos utilizados por uma empresa para sustentar suas operações e alcançar seus objetivos. É importante distinguir a gestão de ativos de TI do gerenciamento de ativos geral de uma empresa. Enquanto os ativos gerais da empresa incluem todos os bens patrimoniais, como cadeiras, mesas, gabinetes e máquinas, os ativos de TI são específicos para os recursos tecnológicos da empresa.
Como mencionado anteriormente, esses recursos se classificam em: hardwares, softwares, redes e dados valiosos. Vamos definir e exemplificar esses itens:
Hardware
Hardware são os dispositivos físicos, como computadores, servidores, impressoras e dispositivos de rede, que são necessários para executar sistemas e aplicações de software.
Eles desempenham funções específicas para processar, armazenar e exibir informações. Por exemplo, um computador é um hardware que executa software como sistemas operacionais e aplicações de escritório.
Um outro exemplo é a impressora, que também se classifica como hardware porque produz documentos físicos a partir de arquivos digitais. Já os dispositivos de rede são hardwares que permitem a comunicação entre computadores e outros dispositivos em uma rede.
Software
Software é o conjunto de programas e aplicações que são executados em um computador ou dispositivo eletrônico. Esses programas são projetados para realizar tarefas específicas, como processamento de texto, gerenciamento de dados, navegação na internet e muitos outros.
O software pode ser dividido em duas categorias principais: software de sistema e software de aplicação.
O software de sistema inclui o sistema operacional, que controla a operação do computador, gerenciando hardware e software, e fornecendo uma interface para o usuário interagir com o computador.
Já o software de aplicação refere-se a programas desenvolvidos para realizar tarefas específicas para os usuários. Isso inclui softwares de produtividade, como processadores de texto, planilhas e programas de apresentação, bem como aplicações empresariais, como sistemas de gestão de recursos empresariais (ERP), sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e softwares de contabilidade.
Uma questão importante relacionada aos softwares é a gestão adequada das licenças. Licenças de software são contratos que legalizam o uso de um programa, incluindo tipos como licenças proprietárias, de código aberto e de assinatura. Cada tipo define os termos e condições de uso, assegurando que os usuários o utilizem corretamente e de acordo com a lei. Esse aspecto também é fundamental para gerenciar ativos de TI.
Redes de TI
Redes de TI são sistemas que permitem a comunicação e o compartilhamento de informações entre dispositivos e sistemas dentro de uma organização. Elas são essenciais para facilitar a troca de dados e recursos, como arquivos, impressoras e conexões com a internet, entre computadores e outros dispositivos conectados em uma rede.
As redes de TI podem ser cabeadas, utilizando cabos físicos para conectar os dispositivos, ou sem fio, utilizando tecnologias como Wi-Fi e Bluetooth. Elas são compostas por dispositivos de rede, como roteadores, switches e access points, que são responsáveis por encaminhar e controlar o tráfego de dados na rede.
Além de facilitar a comunicação e o compartilhamento de recursos, as redes de TI também permitem a implementação de medidas de segurança, como firewalls e sistemas de detecção de intrusão, para proteger os dados e os dispositivos conectados na rede.
Dados valiosos
Dados valiosos apresentam grande importância para as empresas, e são armazenados e processados pelos sistemas de TI. Eles englobam informações críticas para o funcionamento da organização, como dados de clientes, registros financeiros, informações de transações, produtos e serviços, entre outros.
São essenciais para as operações e tomadas de decisão da organização, sendo fundamental garantir sua integridade, confidencialidade e disponibilidade por meio de medidas de segurança e gestão adequadas.
Agora que definimos o que são ativos de TI, fica evidente a importância de gerenciá-los adequadamente. Para explorar essa questão com mais profundidade, continue lendo este artigo.
Por que é importante gerenciar seus ativos de TI?
Gerenciar seus ativos de TI permite que você conheça e controle melhor seus recursos tecnológicos, garantindo que eles sejam utilizados de forma adequada e eficaz. Além disso, ajuda a garantir a segurança da informação, protegendo seus dados e sistemas contra ameaças cibernéticas.
Outro ponto importante é que ao manter um inventário atualizado e aplicar políticas de segurança consistentes, também é possível reduzir o risco de violações de segurança e outros incidentes.
Vale destacar outro benefício importante, que é o aumento da eficiência operacional. Com uma gestão adequada, você pode automatizar tarefas de rotina, melhorar a produtividade dos funcionários e garantir que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo.
Mas como fazer isso? É exatamente isso que vamos abordar no tópico a seguir.
Como gerenciar seus ativos de TI?
Depois de entender a importância e os diversos benefícios que um gerenciamento de ativos de TI gera, é hora de entender como começar a gerenciar seus ativos de TI.
Vamos te apresentar 5 passos fundamentais para que sua empresa tenha bons resultados com a gestão de ativos de TI.
1° passo – Identificar e mapear
Este passo é fundamental, pois é a partir dele que você identifica todos os ativos da sua empresa. Para ilustrar, pense em organizar seu guarda-roupa: você precisa tirar todas as peças, avaliar quantas estão em bom estado, quantas estão muito usadas e identificar suas maiores necessidades, quantas você deve comprar.
No contexto da TI, essa medida proporciona uma visão mais profunda e detalhada de todos os componentes do seu ambiente tecnológico. É essencial para o desenvolvimento do CMDB (Configuration Management Database), onde você pode mapear e correlacionar esses ativos, obtendo uma visão mais gerencial deles.
2° passo – Classificar seus ativos de TI
Nessa segunda etapa é necessário fazer a classificação dos ativos de TI de acordo com sua importância e criticidade para as operações da empresa. Isso envolve identificar e categorizar os ativos com base em seu valor estratégico, impacto nos negócios e necessidade de proteção.
Ao fazer isso, você pode priorizar a alocação de recursos e esforços de gerenciamento, fazendo com que os ativos mais críticos recebam a atenção adequada em termos de segurança, manutenção e atualização. A classificação também ajuda a identificar os ativos que podem ser aposentados ou substituídos.
3° passo – Investir em ferramentas potentes
Com o crescente volume e complexidade dos ativos de TI, é imprescindível contar com ferramentas adequadas para administrá-los. Elas podem fornecer recursos como inventário automatizado, monitoramento de desempenho, gestão de licenças de software, planejamento de capacidade e muito mais.
4° passo – Configurar alertas
Se você seguiu o terceiro passo e já está investindo em uma ferramenta robusta, certamente ela terá o recurso de Configurar alerta. Isso permite que você seja notificado imediatamente sobre qualquer problema ou anomalia nos seus ativos, permitindo uma resposta rápida e eficaz.
Ao configurar alertas, você pode monitorar diversos aspectos dos seus ativos, como uso de recursos, disponibilidade, segurança e conformidade, ajudando a identificar e corrigir problemas antes que eles afetem as operações.
5° passo – Avaliar e monitorar
Realizar avaliações regulares e o monitoramento contínuo do desempenho dos ativos asseguram que seus ativos estejam alinhados com as metas e objetivos de todo o planejamento estratégico, identificando áreas de melhoria e oportunidades de otimização.
Com isso, você pode identificar padrões de uso, possíveis problemas de desempenho detectar oportunidades de economia de custos, maximizando assim o ROI (Retorno sobre o investimento).
Outro ponto importante a se considerar é o ciclo de vida dos ativos de TI. Entender o ciclo de vida dos ativos ajuda a empresa a seguir todos os passos que listamos. Os ativos de TI passam por várias fases durante seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte. Cada fase requer cuidados específicos para garantir que o ativo seja utilizado de maneira adequada e eficaz.
É fundamental destacar que o ciclo de vida de dados valiosos difere um pouco do ciclo de vida dos ativos. Exploraremos mais esses conceitos no tópico a seguir.
Ciclo de vida dos ativos de TI
O ciclo de vida dos ativos de TI seguem um processo padrão, embora haja algumas variações, o modelo mais utilizado é esse:
Solicitação
Esta fase corresponde à solicitação de um novo ativo de TI. Todas as partes interessadas se reúnem para levantar os possíveis motivos dessa solicitação. Por exemplo, a solicitação de 2 computadores para a área de Marketing. O responsável precisa entender por que essas máquinas estão sendo solicitadas, que, neste caso, é a integração de 2 novos colaboradores.
Esse processo pode ser formalizado por meio de uma requisição, na qual são especificados os requisitos e justificativas para a aquisição do ativo.
Execução
Após a solicitação ser feita, é necessário que ela seja aprovada para que o ativo seja adquirido e preparado para uso. Isso pode incluir a instalação física de hardware, a configuração de software e a integração com outros sistemas.
Em muitas organizações, é comum manter um estoque desses ativos para agilizar o processo de solicitação. Seguindo os princípios de uma gestão de ativos de TI eficaz, empresas em fase de crescimento realizam estudos para determinar a quantidade de ativos a serem adquiridos.
Implantação
Nesta fase, o ativo é colocado em operação no ambiente de produção. Isso pode incluir a migração de dados, a realização de testes de funcionalidade e desempenho, e a capacitação dos usuários finais.
O provisionamento de ativos de TI desempenha um papel importante nesse processo, automatizando o workflow e garantindo a disponibilidade dos recursos. Isso agiliza o processo de implementação de novos ativos, reduzindo custos e otimizando as operações.
Monitoramento
Na fase de monitoramento, o ativo é cuidadosamente acompanhado para garantir seu funcionamento adequado. Isso inclui monitorar seu desempenho, detectar problemas e aplicar medidas corretivas, se necessário.
Durante essa etapa, as equipes de TI obtêm informações importantes sobre o desempenho dos ativos, auxiliando na tomada de decisões para futuras estratégias.
Serviço
Na fase do serviço, os ativos são utilizados para fornecer serviços ou suporte às operações da organização. Isso pode incluir o uso de um software para realizar tarefas específicas ou a utilização de um hardware para executar funções específicas.
É essencial que as equipes de TI estejam alinhadas e programadas para garantir que cada ativo esteja funcionando conforme o esperado, mantendo a eficiência e a continuidade dos serviços prestados pela empresa.
Desativação
Por fim, na fase de desativação, o ativo é retirado de operação. Isso pode ocorrer devido à obsolescência do ativo, à substituição por um ativo mais recente ou à mudança nas necessidades da organização. O ativo é então descartado de forma adequada, seguindo as políticas e regulamentações da empresa.
Ciclo de vida dos dados
Agora, quando trata-se de dados valiosos esse ciclo apresenta fases diferentes. Vejamos:
Coleta
Nesta fase, os dados são coletados de diversas fontes, como sistemas internos, dispositivos conectados e diversos tipos de interações. É preciso garantir que os dados sejam coletados de forma ética e legal conforme as regulamentações de privacidade e a LGPD (lei geral de proteção de dados).
Relevância
Os dados coletados são avaliados quanto à sua relevância e utilidade para os objetivos da organização. Alguns dados considerados irrelevantes podem ser descartados nesta fase para evitar a sobrecarga de informações.
Classificação
Os dados são classificados com base em critérios específicos, como tipo, origem, sensibilidade e importância.
Armazenamento
Os dados classificados são armazenados em sistemas de armazenamento adequados, como servidores, bancos de dados ou nuvem. É importante assegurar que os dados sejam armazenados de forma totalmente segura e acessível quando necessário.
Transmissão e transporte
Esses dados são transmitidos entre diferentes sistemas, dispositivos ou locais. É crucial garantir a integridade e a segurança dos dados durante a transmissão para evitar violações de segurança.
Manipulação, conversão ou alteração
Os dados podem ser manipulados, convertidos ou alterados para atender às necessidades da organização. Mais uma vez, garantir a segurança é primordial.
Lançamento
Esses dados podem ser disponibilizados para uso para usuários autorizados. Isso pode envolver a publicação de relatórios, dashboards ou outras formas de apresentação.
Backup
Cópias dos dados são feitas regularmente e armazenadas em locais seguros para proteção contra perda.
Retenção
Os dados são mantidos por um período específico de acordo com os requisitos legais, regulamentares ou empresariais. Após esse período, os dados podem ser arquivados ou excluídos, dependendo de sua relevância e políticas da organização.
Destruição
No final do ciclo de vida, os dados são permanentemente excluídos ou destruídos de acordo com as políticas de retenção de dados da organização. Isso é feito para garantir a privacidade e a segurança dos dados após seu uso.
Quais ferramentas da ManageEngine podem ajudar?
Gerenciar ativos de TI pode ser uma tarefa complexa, mas a ManageEngine pode simplificar esse processo e se tornar sua aliada na gestão de ativos de TI. Conheça as soluções que podem te auxiliar:
Endpoint Central
O Endpoint Central é uma ferramenta robusta e de interface amigável que permite o gerenciamento centralizado de hardware, software e licenças em toda a organização. Com ele, é possível monitorar e controlar os ativos de TI, garantindo conformidade, automação de processos e otimização de recursos.
ServiceDesk Plus
O ServiceDesk Plus é uma ferramenta de gestão de serviços de TI que beneficia não apenas as equipes de TI, mas toda a empresa. Nossa solução abrange desde a gestão unificada de serviços, até o gerenciamento de todos os tipos de ativos de uma empresa, não se limitando aos ativos de TI. Ao integrar-se ao Asset Explorer, você pode obter uma gestão avançada desses ativos e visualizar em detalhes diversos aspectos de cada um, como depreciação, obsolescência, entre outros.
Além disso, o ServiceDesk Plus oferece recursos avançados de help desk, gestão de incidentes e projetos, CMDB, e muito mais. Proporciona também um portal de autoatendimento aos usuários finais que facilita e automatiza as atividades das equipes de TI. Acesse nosso site para conhecer todos os recursos da nossa solução.
OpManager Plus
O OpManager Plus é uma solução abrangente para o gerenciamento e monitoramento de rede, aplicando conceitos de observabilidade para oferecer uma visão holística de diversos dispositivos em tempo real. Na gestão de ativos relacionados à rede, o OpManager Plus fornece visibilidade completa de todos os componentes da infraestrutura, identificando e resolvendo problemas rapidamente para garantir disponibilidade e desempenho ideais.
DataSecurity Plus
O DataSecurity Plus não está diretamente relacionado à gestão de ativos como softwares e hardwares, mas é a ferramenta ideal para proteção de dados, os quais também são ativos de TI. Nossa solução oferece recursos avançados de segurança, incluindo monitoramento de atividades de usuários, detecção de ameaças e conformidade com regulamentos de privacidade de dados. Assim, auxilia na proteção de informações sensíveis contra vazamentos e acessos não autorizados.
Quer conversar com um de nossos especialistas? Envie um e-mail para latam-sales@manageengine.com
