A tecnologia se reinventa e se aperfeiçoa a passos largos, especialmente no século XXI. Porém, qual a utilidade disso se as pessoas não soubessem se relacionar com ela? De que adiantaria os smartphones estarem cada vez melhores, mais rápidos e modernos se as massas não conseguissem operá-los?
Essa é uma pergunta de milhões, pois a usabilidade dos aparelhos tecnológicos precisa, sim, estar nos planos de desenvolvimento das organizações que os fazem. Por isso, é fundamental que empresas pensem como será a relação entre usuários e dispositivos. E engana-se quem pensa que isso é exclusivo aos dispositivos tecnológicos pessoais, já que o uso deles é comum também ao ambiente de trabalho.
Foi a partir deste pensamento que surgiu o termo DEX: Digital Employee Experience, ou então, em português, Experiência Digital do Funcionário. Quer entender como esse relacionamento entre pessoas e tecnologias se aplica no ambiente corporativo? Leia este texto até o final!
O que é Digital Employee Experience (DEX)?
Para exemplificar, vamos pensar em um restaurante. Nele, há diversos aparelhos com diferentes sistemas para os trabalhadores utilizarem, que variam desde o dispositivo onde os atendentes inserem os pedidos, a máquina em que os pedidos são expedidos, até mesmo o sistema onde há diversas informações, como estoque de produtos e pedidos realizados. Veja a quantidade de ferramentas com que os funcionários têm que lidar para realizar seus trabalhos.
Agora imagine que tais instrumentos não possuem uma boa usabilidade e que, por isso, dificultam a realização de tarefas que são essenciais para as operações do restaurante. Concorda que isso impactará no desempenho do estabelecimento e também na performance dos empregados? Além de que isso resultaria em penalidades financeiras, tanto para o empregador como também pode afetar os funcionários.
Foi assim que surgiu a Digital Employee Experience, uma maneira de pensar na forma como empregados e tecnologias se relacionam no dia a dia de trabalho. A experiência digital do empregado é a maneira como pessoas e tecnologias interagem no ambiente de trabalho, ou seja, é como os empregados lidam com dispositivos e sistemas tecnológicos. E isso inclui tanto hardwares como também softwares, ou seja, tanto aparelhos como também sistemas.
Como surgiu a Digital Employee Experience?
A preocupação com a qualidade de vida do trabalhador no ambiente de trabalho é extremamente recente. Foi por volta da década de 1950 que as empresas começaram a entender que as pessoas são a parte mais importante de qualquer empresa, e que por isso, deveriam investir e se preocupar com seus locais de trabalho e como isso impacta a vida pessoal (e também a vida laboral).
Com a revolução digital, o impacto nas tarefas laborais foi inevitável e, em 2017, surgiu o termo DEX (ou Digital Employee Experience), uma evolução do termo EX (Employee Experience, ou experiência do funcionário).
A Employee Experience envolvia uma preocupação com os empregados das empresas, sempre pensando na experiência e sentimentos que o trabalhador sentia. Após isso, organizações em todo o mundo começaram a se preocupar mais e mais em como as pessoas lidavam com o digital e como isso afetaria elas.
Quais as vantagens de investir em Digital Employee Experience (DEX)?
Em qualquer instituição atualmente, o uso de ferramentas tecnológicas é uma necessidade. Independente de tamanho ou localização, o uso delas tornou-se indispensável!
A relação entre os empregados de uma empresa com os equipamentos tecnológicos é essencial para um fluxo de trabalho suave e sem empecilhos. Porém, além disso, também há outros motivos pelos quais uma boa experiência digital para o empregado é um objetivo para toda e qualquer organização. Quer saber quais são eles? Continue lendo.
Aumento de produtividade
A tecnologia surgiu para preencher lacunas industriais e também para facilitar a vida das pessoas. Por isso, quando usadas sabiamente, elas podem não apenas ajudar o funcionário com suas tarefas, como também potencializar as habilidades por ele exercidas.
Sendo assim, quando a experiência e relacionamento de um colaborador com os dispositivos digitais presentes no local de trabalho é boa, ela é capaz de intensificar e fortalecer as atividades laborais, aumentando a produtividade e melhorando o desemprenho.
Melhora a segurança
Antes da invenção e aplicação de softwares para os locais de trabalho, era comum que informações fossem armazenadas em papéis, agendas e armários em escritórios ao redor do mundo. E isso era muito perigoso, isso porque informações extremamente sensíveis podiam ser acessadas com mais facilidade por pessoas que não deveriam, ou até mesmo em casos de incêndio, ou calamidades naturais, tudo poderia ser perdido.
Por isso, após tal criação, os dados puderam ser armazenados de maneira mais protegida, tanto de pessoas mal intencionadas ou que não deveriam possuir acesso, como também de fatores externos que poderiam impactar no andamento das operações.
Melhora a colaboração entre as pessoas
É extremamente raro funções que envolvam apenas uma pessoa, logo, a colaboração entre colegas de trabalho é muito importante. Possuir sinergia entre funcionários é essencial para um ambiente de trabalho pleno e fértil, e nessa tarefa o DEX também auxilia.
Com o trabalho remoto e/ou híbrido, é comum que pessoas não trabalhem mais no mesmo ambiente físico e, por isso, a comunicação virtual tornou-se parte relevante e a ser ponderada por empresas. Para haver uma maior cooperação entre colaboradores, ter uma boa relação com o ambiente digital corporativo faz total diferença, já que a comunicação entre colegas de trabalho pode se beneficiar muito disso.
Redução de custos
A Digital Employee Experience colabora com a redução de custos por todos os motivos acima. Por exemplo, com o aumento de produtividade e a melhor sinergia entre os empregados, com isso a redução de custos é eminente, já que não há a necessidade de contratar mais pessoas para fazer um determinado trabalho, além de que o investimento feito nos já contratados é suficiente, visto que a eficiência é mais alta.
Outro ponto é a redução nos gastos com manutenções de efeitos colaterais da quebra de segurança não serão necessários, visto que ela foi fortalecida. Tudo isso, contribui para a maximização do ROI, o Retorno Sobre o Investimento feito na empresa.
Escalabilidade
É importante pensar sempre em investimentos atuais para planos futuros, e um deles é a expansão da empresa. Por isso, é importante investir na Digital Employee Experience, pois além da utilidade atual, também será um investimento para fases futuras.
Melhora a flexibilidade de trabalho
Após a pandemia da Covid-19, o trabalho remoto se tornou uma realidade na vida de muita gente. Sem poder se deslocar aos locais de trabalho, as pessoas tiveram que trabalhar de casa e aprender novas habilidades para que processos não fossem mais afetados ou paralisados, e consequentemente, a convivência com ambientes digitais aumentou drasticamente.
A partir do momento em que todos ficaram familiarizados com essa nova forma de trabalho, abriu-se um leque enorme de possibilidades de flexibilidade, tanto de locais de trabalho como também de tarefas. Além disso, ajudou muitas organizações a encontrarem novos talentos em diversas cidades e até mesmo países para juntar-se à força de trabalho.
Como melhorar a experiência digital do empregado?
Mesmo sendo algo muito pessoal a maneira como uma pessoa experiencia algo, ainda há coisas que as empresas podem fazer para ajudar a aperfeiçoar e otimizar a experiência que seus funcionários têm em ambientes digitais.
Forneça treinamentos
Ao se deparar com novos softwares e dispositivos que não estão acostumados, usuários podem enfrentar muitas dificuldades de adaptação e usabilidade. Por isso, sempre que houver a incorporação de uma nova tecnologia, é relevante terem treinamentos para que a adaptação seja rápida e suave para a força de trabalho.
Também é importante lembrar que a cada nova atualização ou mudança feita, deve-se repetir o treinamento para o aproveitamento de todas as novas funções e também para ter um maior proveito dos novos recursos.
Ofereça suporte de TI aos funcionários
É importante que todos os usuários tenham suporte às aplicações e ambientes digitais, ainda mais no começo, já que pode haver mais dúvidas e dificuldades. Sendo assim, ter um suporte de TI adequado ajuda na introdução e no decorrer dos processos para que a usabilidade seja máxima e não haja gargalos.
Proporcione alta disponibilidade de rede
São raros os casos em que um dispositivo tecnológico não esteja conectado à internet. Por mais que haja treinamentos e suporte de TI aos funcionários, de nada adiantaria isso tudo caso o acesso à internet fosse impactado. Gargalos e interrupções no acesso às redes impactam diretamente na experiência digital do empregado, já que podem interromper fluxos de trabalho e comunicações externas.
O OpManager é uma ótima aplicação que pode ajudar coordenadores de TI a fazer o mapeamento de tráfego e sua realocação para dispositivos e sistemas que tem prioridade para que dessa maneira, não haja interrupções nos momentos mais críticos.
Faça mudanças em momentos oportunos
Independente do quão pequena seja, sempre haverá mudanças nos locais de trabalho. Sejam eles a mudança de sistema utilizado ou até mesmo a aplicação de patches, não há como escapar delas. Por isso, é recomendável fazer tais alterações em ocasiões que impactem o mínimo possível o fluxo de trabalho para os empregados.
Sendo assim, faça todo e qualquer tipo de mudança em horários em que funcionários não estejam presentes, como antes ou após o expediente ou então aos finais de semana, caso sua força de trabalho não atue nesses dias. Se por acaso um trabalhador for tirar férias, aproveite este momento para fazer toda e qualquer alteração para que quando ele retornar, todo seu ambiente digital esteja funcionando suavemente.
Utilize softwares confiáveis e de fácil usabilidade
Mesmo seguindo todos os passos acima, é possível que ainda haja obstáculos com determinados softwares. Para minimizar qualquer inconveniência, prefira por programas de fácil uso e fácil adaptabilidade.
A ManageEngine possui o ServiceDesk Plus, uma aplicação que tem uma interface amigável e completa, que proporciona a seus usuários um contato mais direto e simplificado com o time de TI, facilitando assim qualquer necessidade.
Outra opção também é o Endpoint Central, é uma solução unificada de gerenciamento e segurança de endpoint, que ajuda no gerenciamento de servidores, laptops, desktops, smartphones e tablets a partir de um local central.
Conclusão
Não há como fugir da tecnologia, especialmente no cenário atual em que nos encontramos. Por isso, ter uma boa relação com ela e que te ajude a tirar o máximo proveito de si é o caminho certo a seguir.
Funcionários de todo o globo necessitam interagir com ambientes tecnológicos todos os dias para desempenhar seus trabalhos, e sendo assim, é necessário que suas experiências sejam as melhores possíveis. Por isso, ficam aqui os diversos motivos para empresas investirem em Digital Employee Experience, ou, em DEX. A disrupção é universal. Ser ultrapassado é opcional.
