Você sabe o que é ITAM?
ITAM refere-se à Gestão de Ativos de TI de uma organização. Por trás disso, existem os diferentes tipos de ativos como computadores, dispositivos móveis, componentes de rede e os softwares.
Neste artigo, iremos explorar um dos componentes dos softwares: as licenças. Elas são como um contrato que garantem o período de uso e funcionalidades totais do software.
Para que se tenha todas as aplicações funcionando e que se consiga desenvolver atividades rotineiras na empresa, existe uma gestão que cuida de todas essas licenças, contribuindo para que usuários tenham uma boa experiência e preenchendo um item fundamental da ITAM.
Entenda o que é, os desafios e benefícios dessa gestão. Boa leitura!
O que são licenças de software?
Os softwares são imprescindíveis para qualquer empresa. Sem eles, muitas operações não poderiam acontecer.
Essas aplicações podem ser alugadas ou compradas e independente disso, existe um tipo de documentação que garante a proteção e utilização do software – as licenças. Elas asseguram a originalidade do produto e que tudo esteja funcionando com segurança.
É um tipo de contrato entre a empresa fabricante e o usuário, ou empresa que irá usar a aplicação. Neste documento, há muitas informações importantes sobre o serviço, como seu período de uso, valores e funcionalidade.
Existem diferentes tipos, como as comerciais, que dão permissão legal para a utilização do software (sendo empresas ou indivíduos) com base em um valor ou negociação; e também as não comerciais que possuem modelos onde o pagamento pelo uso não é necessário.
Agora que o conceito de licenças foi explorado, podemos nos aprofundar em sua gestão e entender a importância para as organizações. Continue a leitura no próximo tópico!
O que é a gestão de licenças de software e como ela funciona?
A gestão de licenças de software, também conhecida como SLM, consiste em centralizar todas as licenças de software de uma empresa para garantir uma administração de ativos efetiva, produtividade e conformidade.
Reflita: se em apenas um computador de uma empresa é possível ter mais de 20 softwares instalados, elevando isso para 10 computadores, estamos falando de mais de 200 softwares.
Se pensarmos em empresas grandes com mais de 5 mil funcionários, fazer a gestão de todos esses softwares de maneira manual se torna impossível.
Então, para o que serve a gestão de licenças de software? Isso só é válido para grandes empresas?
O exemplo dado anteriormente, de fato, nos faz pensar que em grandes corporações, gerenciar as licenças é imprescindível (e realmente é), mas na verdade isso é válido para negócios de todos os tamanhos.
Quando uma licença expira, ela pode gerar a interrupção de atividades, que podem ser interligadas à outras, gerando um efeito dominó de interrupção, impactando todo o ambiente.
Imagine que o software que ajuda nas atividades financeiras, tem sua licença expirada. Logo, o time de compras não poderá mais subir notas fiscais, o time de vendas não conseguirá subir informações críticas e o time de RH terá dificuldades para processar os pagamentos, e assim outras áreas serão afetadas.
Isso mostra a importância de ter como uma estratégia de segurança e automação a gestão de licenças de software.
E como fazer isso?
É necessário investir em ferramentas específicas que executem essa função.
Existem soluções que centralizam todas as licenças, de diferentes dispositivos e sistemas operacionais. Elas proporcionam para as equipes de TI uma visibilidade abrangente do ambiente organizacional.
Essa ferramenta irá atuar da seguinte forma:
Descoberta
Para que se inicie uma gestão, é preciso entender o que existe no inventário.
Então, fazer uma varredura é fundamental, assim todos os ativos, incluindo softwares, serão descobertos.
Análise do uso
Ao entender quais softwares existem no ambiente, cabe à administração de TI gerenciá-los, entender sua usabilidade e fazer avaliações contínuas das licenças com os recursos tecnológicos devidos.
Configuração de lembretes para renovação
Ferramentas tecnológicas avançadas conseguem automatizar o gerenciamento com lembretes configurados, então sempre que uma licença está prestes a expirar, uma notificação é enviada aos responsáveis para que procedam com a renovação ou não desse software.
Entenda os maiores desafios para a gestão de licenças de software
Preencher esse item da gestão de ativos de TI pode ser uma tarefa desafiadora, principalmente, se pensarmos em um grande número de licenças no ambiente. Levantamos 3 desafios que merecem atenção:
Escolher a ferramenta certa
Ter uma ferramenta que gerencie seus ativos se torna uma solução e gera automação para a TI. No entanto, a ferramenta errada pode causar muitos problemas.
Além de não proporcionar um retorno sobre o investimento, ao exigir muitas configurações, ou se for muito complexa, isso vai atrapalhar o processo e gerar ainda mais trabalho e possíveis gargalos para o negócio.
Treinamento da equipe
Esse item se relaciona com a complexidade da ferramenta.
Se ela for difícil, não tiver uma interface prática e simplificada, a curva de aprendizado será maior e trará lentidão para a gestão.
Gestão dos ativos de TI
Como explicamos anteriormente, as licenças estão diretamente ligadas à ITAM, porque elas estão atreladas a um tipo de ativo.
Se esta parte não estiver estruturada e alinhada, é provável que as licenças nem tenham sido pensadas como um item estratégico.
Quer conhecer os benefícios em ter todas as licenças alinhadas e organizadas em sua empresa? Veja o próximo tópico!
Quais os benefícios em gerenciar licenças de software?
Veja os benefícios que a gestão promove:
Redução de custos
Gerenciar as licenças afeta questões financeiras devido à visibilidade proporcionada do que está em uso em seu ambiente.
Por exemplo, se há softwares que não estão sendo utilizados, de maneira fácil é possível identificá-los e analisar se realmente é válido mantê-los.
Outro ponto que vale considerar, como mencionamos anteriormente, são as interrupções devido às expirações de licenças. O tempo de inatividade gera custos sérios para uma empresa e também torna a adoção desse gerenciamento benéfico.
Segurança cibernética
Um ponto crítico que a SLM impacta é na cibersegurança.
Um software não autorizado ou antigo se torna uma porta de entrada para hackers maliciosos, que se utilizam de ataques como ransomware, por exemplo.
Vale citar que uma grande preocupação das corporações é a prática do uso de softwares piratas. Com a variedade de versões gratuitas disponibilizadas na internet, muitos usuários acabam fazendo o download sem se atentar ao perigo que podem promover no ambiente.
Além de que o uso de aplicações piratas é um crime que pode gerar uma multa grave de até 10 vezes o valor do software original.
Como a gestão de licenças permite visualizar tudo o que está ativo e o que precisa de correções, ela ajuda a identificar com rapidez softwares que precisam de atenção, além de contribuir fortemente com a conformidade das organizações, deixando uma trilha para possíveis auditorias.
Aumento da produtividade
Colocar as equipes de TI para fazer esse gerenciamento de modo manual seria difícil e improdutivo, porque eles levariam dias para fazer isso, ainda mais se pensarmos em empresas com muitos softwares.
Com uma solução que faça esse processo, eles se concentram em atividades mais críticas, elevando a produtividade do ambiente.
Isso impacta também em questões de inatividade, que, como já explicamos, são evitadas devido a automação que soluções de gestão de licença de software proporciona.
Ao longo deste artigo, explicamos que as soluções tecnológicas robustas serão grandes aliadas de empresas. Conheça no próximo, e último tópico, as ferramentas da ManageEngine que potencializarão a sua gestão de licenças!
Transforme a gestão de licenças de software com as soluções da ManageEngine!
Há mais de 20 anos a ManageEngine desenvolve soluções que impactam a TI de ponta a ponta, gerando automação e simplificação de muitos processos.
Tratando-se da gestão de licenças de software, apresentamos duas ferramentas – o AssetExplorer e o Endpoint Central.
AssetExplorer
O objetivo dessa ferramenta é gerenciar todos os itens de configuração (ICs) de uma empresa. ICs são ativos e relacionamentos, como por exemplo dispositivos e usuários.
Com ela, você acompanha todo o ciclo de vida do ativo de forma facilitada e automatizada, gerando relatórios detalhados e personalizados e executando tarefas de manutenção em sistemas remotos, além de contar com o recurso de CMDB.
O CMDB é uma maneira eficaz e visual de entender todos os itens de configuração. Funciona como um banco de dados, o qual é possível visualizá-los por seções, como departamento, por exemplo, compreendendo-os de forma segmentada e organizada.
Em relação às licenças, você consegue relacioná-las com os ICs que as estão utilizando, adicionando informações relevantes como fornecedor, valores, datas de expiração, entre outras, configurando também alertas para ser notificado quando próximo à expiração.
O modo de descoberta também é um diferencial, pois de maneira automática é possível detectar todo o inventário.
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Endpoint Central
O Endpoint Central, também faz a gestão dos ativos de TI, assim como o AssetExplorer. Nele, a localização das licenças se torna simplificada e a implementação automatizada, uma vez que sua funcionalidade permite fazer o deploy em massa de licenças.
Mas essa é apenas uma das diversas funcionalidades que a ferramenta possui.
Com ele, além de gerenciar todos os endpoints da organização de forma simplificada, os administradores de TI conseguem configurar políticas de segurança, acessar máquinas remotamente, ativar funções de geolocalização, bloquear ataques ransomware e muito mais.
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