Por trás do sucesso de toda organização, existem bons resultados e uma boa gestão. Como tudo está relacionado, um bom gerenciamento também deve ser aplicado aos ativos que a empresa possui. Eles vão desde as mesas e cadeiras que ocupam o escritório até os sistemas complexos que mantém tudo operando perfeitamente.
Esses recursos físicos ou digitais, são mais do que apenas ferramentas, são investimentos que precisam ser administrados da forma correta. Sendo assim, neste artigo nós iremos nos aprofundar no conceito de ciclo de vida do ativo, vamos te explicar o que ele é, qual a sua importância e como fazer sua gestão. Boa leitura!
O que é um ativo?
Ativos são como os pilares que sustentam qualquer empresa. Basicamente, são todos os recursos que ela tem e controla, e são capazes de trazer algum retorno financeiro no futuro.
Esses ativos podem ser objetos físicos, como máquinas e prédios, ou digitais, como sistemas e softwares. São investimentos estratégicos que ajudam a empresa a crescer e se destacar no mercado. Para facilitar, dividimos esses ativos em diferentes categorias, em que cada um deles tem um papel específico na engrenagem da empresa.
Quais são as categorias de ativos?
Agora que entendemos o seu conceito, vamos explorar suas principais categorias para facilitar o seu gerenciamento:
1. Ativos de TI
Aqui, estamos falando de tudo que envolve tecnologia e mantém a empresa funcionando no ambiente digital. Isso vai desde servidores e softwares até data centers e equipamentos de rede. Esses itens são essenciais para garantir que tudo flua de forma eficiente e segura no digital.
Pense nos servidores, por exemplo, como grandes arquivos que armazenam dados importantes da empresa, enquanto as licenças de software garantem que ela tenha acesso legal aos programas que usa. Esses ativos são fundamentais para a parte tecnológica da empresa, e sem eles seria quase impossível competir e inovar em um mercado que não para de crescer.
2. Ativos de forma geral
Agora, quando falamos dos ativos de uma empresa que não são de TI, a visão é um pouco mais ampla. Eles podem ser classificados em duas categorias: circulantes e não circulantes. A principal diferença entre eles é o tempo que levam para gerar retorno financeiro para a empresa. Os circulantes terão um retorno mais rápido, como mercadorias que são vendidas constantemente, contas a receber, entre outros. Por outro lado, os ativos não circulantes têm um prazo de retorno demorado, podendo levar anos para serem convertidos em lucro, como ocorre com o caso de imóveis.
3. Ativos tangíveis x Ativos intangíveis
Por último, temos os ativos tangíveis, que são aqueles que a gente pode tocar e ver. São as máquinas, equipamentos, veículos, móveis, entre outros. Eles são fundamentais para o funcionamento cotidiano da empresa. Sem eles, simplesmente não seria possível manter a infraestrutura necessária para produzir bens ou prestar serviços.
Mas e os intangíveis? Esses são um pouco mais complexos, pois não podem ser tocados fisicamente. Podem ser marcas, patentes, softwares, direitos autorais e até mesmo a reputação da empresa. Eles são fundamentais para diferenciar uma empresa da concorrência e assim criar valor a longo prazo.
Resumindo, são tudo aquilo que dá vida e suporte a uma empresa. Seja no mundo digital com os ativos de TI ou nas operações do dia a dia com os ativos em geral, todos tem um papel para o sucesso e a longevidade da organização.
Ciclo de vida de ativos: para que serve?
Esse conceito é algo que aparece em muitos aspectos do nosso dia a dia, mas você já parou para pensar no que isso realmente significa? De forma simples, ele é a jornada que um produto, serviço ou até mesmo uma ideia percorre, desde o seu início até o seu fim. É como se fosse a história de vida de algo, passando por várias fases.
Quando pensamos em ativos, como mesas e cadeiras, é preciso entender que eles não estão aqui para ocupar espaço. Eles têm uma história, um ciclo de vida que vai desde o momento em que são escolhidos até a hora de descarte. Essa jornada contem etapas, cada uma com suas particularidades.
Saber como cada fase funciona ajuda as empresas a usarem seus recursos da melhor forma possível, garantindo que tudo funcione bem e que a equipe esteja satisfeita.
A seguir, vamos entender porque é necessário gerenciar o ciclo de vida.
Qual a importância de gerenciar o ciclo de vida do ativo?
Imagine a gestão de um ciclo de vida do ativo como um mapa que ajuda a otimizar o valor dos recursos, garantindo que cada etapa da jornada seja bem planejada e executada. Vamos então explorar algumas razões para esse gerenciamento:
Aproveitamento máximo de ativos
Acompanhar cada fase do ciclo de vida permite que as empresas aproveitem ao máximo seus ativos. Quando falamos sobre o uso e a manutenção de mesas e cadeiras, ter um cronograma regular de manutenção não só prolonga a vida útil dos móveis, mas também evita aqueles gastos desnecessários com novas compras. Assim, a empresa consegue realocar economias para outras áreas que realmente precisam de atenção e investimento.
Reconhecimento da qualidade do ativo
Um bom gerenciamento do ciclo de vida ajuda a perceber quando um ativo já não está mais atendendo às necessidades da empresa. Na fase de avaliação, pode ser que você perceba que uma cadeira, mesmo funcionando, já não oferece o conforto necessário. Em vez de esperar que ela quebre ou cause desconforto aos colaboradores, a empresa pode escolher fazer a troca antes que isso aconteça, evitando custos mais altos que poderiam surgir com a insatisfação da equipe.
Ajuda ao meio ambiente
Em tempos onde a preocupação com o meio ambiente está em alta, saber como descartar ou reciclar ativos adequadamente é fundamental. Um ciclo de vida bem gerenciado ajuda a empresa a seguir as melhores práticas de descarte. Optar por mesas e cadeiras que possam ser recicladas ou reutilizadas, por exemplo, não só minimiza o impacto ambiental, mas também mostra que a empresa se importa com a responsabilidade social.
Aumento da satisfação dos colaboradores
O ambiente de trabalho tem impacto direto na moral e na produtividade da equipe. Quando os ativos são gerenciados da forma certa, sempre em boas condições e atendendo às necessidades dos colaboradores, a satisfação de todo mundo aumenta. Os funcionários que se sentem confortáveis e valorizados tendem a ser mais motivados e engajados nas suas atividades, resultando em um desempenho muito melhor.
Como gerenciar ciclos de vida de ativos com o ServiceDesk Plus da ManageEngine
O ServiceDesk Plus da ManageEngine em sua versão cloud é a nossa ferramenta que transforma a maneira como as empresas lidam com a gestão dos ativos, como computadores e outros equipamentos. Desde a hora em que um ativo é comprado até o momento em que ele é descartado, essa solução ajuda a acompanhar todo o ciclo de vida, garantindo que nada seja esquecido ou mal gerido.
Vamos entender melhor como isso funciona dentro da solução:
Primeiro passo: a aquisição do ativo
A jornada de um ativo começa com a sua aquisição: O ServiceDesk Plus torna esse processo muito mais fácil, permitindo que as equipes de compras solicitem e recebam os itens necessários, como hardware e software, sem complicações.
Assim que um novo ativo chega, ele é registrado no sistema e associado a um ciclo de vida específico, o que significa que todas as informações relevantes, como tipo de produto e localização, já estejam organizadas desde o início.
Segundo passo: configurando o ciclo de vida
As empresas podem personalizar como os ativos vão passar por suas “fases da vida”. Imagine uma estação de trabalho que tem os seguintes estados:
➤ Recém-comprado
➤ Na loja
➤ Em uso
➤ Em reparo
➤ Expirado.
Os administradores podem arrastar e soltar esses estados na tela, com a função drag and drop, fazendo a conexão deles por transições que mostram como um ativo pode se mover de um estado para outro. Isso dá uma visão clara de como as coisas funcionam, permitindo que as equipes gerenciem tudo de forma ágil a fácil.
Terceiro passo: gerenciando transições
As transições são como os caminhos que levam um ativo de um ponto a outro. E o mais interessante é que cada uma dessas transições tem suas fases:
➤ Antes
➤ Durante
➤ Depois.
Por exemplo, quando um ativo vai para o estado “Em uso”, é possível exigir que alguns campos sejam preenchidos, como quem está usando, o departamento e onde ele está localizado.
E mais, o sistema também pode enviar notificações automáticas para manter todos na mesma página. Isso não só melhora a comunicação entre as equipes, mas também garante que tudo seja feito de acordo com as diretrizes da empresa.
Quarto passo: acompanhando o desempenho
Depois que os ativos estão em uso, o ServiceDesk Plus oferece uma visão geral do seu desempenho. Com relatórios e históricos, as equipes podem verificar o estado atual de cada ativo e tomar decisões informadas sobre quando é hora de fazer manutenção, atualizar ou até substituir.
Essa visibilidade é importante para garantir que os recursos da empresa estejam sempre em ótima forma.
Quinto passo: descarte
Finalmente, quando um ativo chega ao fim de sua vida útil, a solução ajuda a gerenciar seu descarte de forma tranquila. Isso significa que a empresa pode descartar os ativos de maneira segura, seguindo todas as regulamentações necessárias.
Documentar esse processo é fundamental para evitar problemas no futuro, e a plataforma facilita esse trabalho.
Sendo assim, o ServiceDesk Plus é a ferramenta ideal para quem quer facilitar a gestão de ativos. Com recursos que simplificam todo o caminho, da compra até o fim da vida deles, tornando tudo mais descomplicado.
Ele conta com uma interface intuitiva e as funcionalidades são bem completas, o que ajuda as empresas a se concentrarem no que realmente importa: crescer e inovar.
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