Nos dias atuais, todas as empresas, independentemente do tamanho, tem que lidar diariamente com uma grande quantidade de informações. Mantê-las guardadas de forma segura e de fácil acesso para os colaboradores e clientes é algo essencial para obter a ordem no trabalho.
No artigo de hoje vamos explorar mais sobre o Sistema de Gestão do Conhecimento e como ele pode facilitar diversos processos dentro da sua empresa.
O que é o Sistema de Gestão do Conhecimento (SGC)?
Um Sistema de Gestão do Conhecimento (SGC) é uma estrutura usada por empresas para coletar, analisar, armazenar e compartilhar conhecimento dentro de uma organização.
Com ele, é possível armazenar informações explícitas, ou seja, aquelas que devem ser de fácil acesso a todas as pessoas de dentro e fora da empresa, e informações implícitas, como aquelas sobre experiências e insights de colaboradores e processos da organização.
Exemplo: vamos imaginar que você é cliente de uma grande empresa de TI e quer tirar uma dúvida sobre determinado processo, mas sabe que não tem a necessidade de falar com um atendente, pois seu problema pode ser resolvido facilmente uma vez que você tiver todas as informações de que precisa. Isso pode ser resolvido de maneira rápida se você tiver um sistema de gestão de conhecimento consolidado.
Qual a importância de um SGC?
Com um SGC para gerenciar o banco de informações de uma empresa, não são apenas os técnicos de TI que saem ganhando, pois o sistema ensina os usuários finais a entenderem melhor sobre seus problemas e até mesmo como resolvê-los sozinhos.
Por meio da formalização de problemas e suas soluções, uma empresa consegue diminuir o tempo de resposta dos técnicos, economizando tempo e diminuindo esforços desnecessários. Com suas soluções documentadas, os técnicos conseguem resolver somente aqueles problemas que os usuários finais não forem capazes de executar. Dessa forma colaboradores encarregados podem usar esse tempo para organizar e atualizar outras informações referentes a problemas que possam ocorrer.
Quais os benefícios do Sistema de Gestão do Conhecimento?
Dentre as razões pelas quais a implementação de um SGC pode beneficiar uma empresa, estão:
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Melhora na eficiência de processos
Uma vez que há um banco de dados organizado, as equipes podem adquirir as informações de que precisam para fazer seu trabalho de forma mais eficiente, pois elimina a necessidade de ficar tirando as mesmas dúvidas com o time técnico, otimizando seu tempo e agilizando tarefas.
Outro caso recorrente é a entrada de novos funcionários dentro da empresa, com o SGC as informações básicas podem ser encontradas facilmpente o que torna sua adaptação um processo muito mais simples, uma vez que há informações que têm de ser acordadas por todos dentro da corporação.
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Minimiza perdas
Ao documentar e formalizar as informações, reduz-se o risco da perda de informações ocasionadas pela saída de funcionários, mudanças na equipe e entre outros. Isso garante o funcionamento das operações sem que se perca conhecimento valioso.
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Melhora do relacionamento entre colaboradores
Levando em consideração a entrada de novos funcionários, o SGC promove a melhora da colaboração dentro da empresa, permitindo o compartilhamento de conhecimentos e experiências de forma mais eficiente.
Por exemplo, imagine que o gerente da empresa precisa orientar um colega que está em fase de treinamento sobre como realizar uma determinada tarefa. Ao invés de explicar cada passo do processo, o gerente pode simplesmente compartilhar um guia passo-a-passo através do Sistema de Gestão do Conhecimento da empresa.
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Abre portas para inovação
Este sistema é um grande aliado para organizações que lidam com uma vasta gama de informações e precisam manter seu conteúdo atualizado constantemente. Além disso, um sistema com todas as informações atualizadas permite aos colaboradores analisarem quais processos precisam ser repaginados.
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Clientes satisfeitos
Com um SGC consolidado, os clientes podem acessar a base de conhecimento, tirar dúvidas pertinentes ao seu trabalho e até mesmo encontrar soluções para os próprios problemas.
Fornecendo acesso descomplicado as informações, o SGC reflete uma imagem organizada e prova aos clientes que a empresa tem uma abordagem séria, confiável e capacitada para lidar com o gerenciamento de seus projetos.
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Agora que você entende melhor como um Sistema de Gestão do Conhecimento pode revolucionar processos dentro da sua empresa, o que você acha de conferir como a ManageEngine pode te ajudar?
O ServiceDesk Plus é uma ferramenta de gestão de serviços empresariais com gerenciamento de serviços de TI, CMDB e entre outros recursos. A plataforma é clara e compreesível tanto para os técnicos de TI quanto para os usuários finais, além de ser totalmente configurável às necessidades de sua organização.
Nela é possível guiar os clientes em caso de problemas que podem ser resolvidos sem a exigência de um técnico por meio do gerenciamento de soluções. Sendo possível também atrelar categorias customizáveis em tópicos, o que facilita a gestão do conhecimento, diminui o tempo de espera, e torna os chamados cada vez menos recorrentes.
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