Os orçamentos são um aspecto essencial dos negócios que determinam como as diferentes equipes de uma organização podem aprimorar seu funcionamento e as ofertas gerais da empresa como um todo. As organizações andam na corda bamba ao planejar seus orçamentos para o ano fiscal, especialmente quando se trata de orçamento de TI.
Nos dias de hoje, independentemente dos serviços ou produtos que oferecem, as organizações são obrigadas a investir em tecnologias transformadoras para elevar seus negócios. Isso se deve ao enorme crescimento no cenário de inovação tecnológica, marcado pela introdução da IA generativa e da realidade mista.
Prevê-se que o mercado global de inteligência artificial tenha um crescimento significativo, com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) projetada de 37,3% de 2023 a 2030. Até 2030, espera-se que ele atinja um tamanho de mercado de US$1.811,8 bilhões.
Isso deixou as organizações com uma pergunta candente: Como devemos investir em TI?
Para te ajudar a gastar seu dinheiro com sabedoria, aqui está uma lista de dicas essenciais para que possa gerenciar suas despesas de TI.
1. Defina claramente suas metas de TI
Talvez você se pergunte sobre a conexão entre as metas da sua organização e o orçamento de TI. No entanto, a visão e as metas da sua organização formam a base sobre a qual o orçamento de TI deve ser planejado.
Quando não há uma visão clara, você deixa mais espaço para o orçamento vagar. Isso pode levar a gastos desnecessários dos quais você pode se arrepender mais tarde. Portanto, elabore uma declaração de visão e a cumpra.
Tenha em mente: Ter uma visão clara ao planejar o orçamento é uma boa prática para os gastos organizacionais como um todo e não é específico da TI.
2. Avaliar as despesas atuais e passadas
Todos nós cometemos erros financeiros. Para evitar repetir esses erros no futuro, reserve um tempo para entender onde você errou no passado.
Faça uma auditoria e analise seus gastos atuais e anteriores com TI. Crie uma lista de itens essenciais e elimine os gastos desnecessários ou menos importantes. Dependendo do seu tipo de negócio, identifique o que é crucial para suas operações. O que pode ser significativo para outro modelo de negócios pode não ter a mesma importância para o seu, portanto, evite seguir cegamente as observações de outras empresas. Obtenha um entendimento completo de seu modelo de negócios e tome decisões financeiras que realmente beneficiarão sua organização.
3. Alocar um orçamento para requisitos de TI não negociáveis
Não seria justo (nem inteligente) investir em tecnologias emergentes sem levar em conta os componentes essenciais de TI. Alguns dos requisitos essenciais de TI incluem hardware, manutenção, software e equipe de TI.
A ausência de uma infraestrutura de TI adequada pode resultar em violações de segurança, resultando em multas pesadas que podem afetar significativamente seu orçamento de TI ou até mesmo seu orçamento geral, já que as multas por violação de dados não são nada triviais. É aconselhável planejar sua infraestrutura de TI de forma que você o proteja das repercussões das violações de dados, evitando gastos adicionais.
Além disso, a integração da tecnologia em seus processos comerciais diários tem o potencial de aumentar a produtividade dos funcionários e aprimorar as experiências dos clientes. Portanto, é fundamental priorizar o essencial e alocar um orçamento suficiente para garantir a operação perfeita de suas funções diárias de TI.
4. Revisar o orçamento regularmente
A alocação do orçamento não é um evento único, ela exige planejamento e revisão periódicos.
Se você acha que pode planejar suas finanças uma vez por ano e lavar as mãos, está enganado. Fazer isso só aumentará os custos e consumirá recursos no longo prazo. Portanto, é fundamental revisar e ajustar seu orçamento regularmente, garantindo que projetos ou processos improdutivos não esgotem seus recursos.
Revisite e ajuste seu orçamento a cada três meses para não ser pego de surpresa por qualquer aumento de custos resultante de novas tendências tecnológicas ou requisitos inesperados, mas necessários.
O resultado final
O processo de alocação de um orçamento pode ser tedioso e demorado, mas com as etapas certas, você pode dominá-lo. Comece definindo metas claras, avalie seus gastos anteriores, aloque um orçamento para componentes críticos de TI e analise periodicamente suas finanças. Seguir essas etapas não só o ajudará a economizar custos, mas também permitirá que você atinja suas metas dentro do seu orçamento.
Artigo original: https://blogs.manageengine.com/corporate/general/2023/12/28/top-tips-4-must-know-it-budgeting-tips-revealed.html
