Você já ouviu falar sobre “runbook”? Provavelmente, você já até criou um!
Em um mundo cada vez mais orientado pela tecnologia, a eficiência nas operações é fundamental para o sucesso de empresas e organizações. A utilização de runbooks emerge como uma prática essencial para garantir a execução eficiente de tarefas operacionais e a resposta rápida a incidentes.
Neste texto, vamos explorar o que é um runbook e como criar um guia eficiente para operações sistemáticas.
O que é um runbook?
É um conjunto de procedimentos documentados que detalha as etapas a serem seguidas para realizar uma tarefa específica ou para lidar com um incidente. Esses manuais são essenciais para garantir consistência nas operações, reduzir erros humanos e proporcionar uma base sólida para a automação.
Os runbooks abrangem uma variedade de áreas, desde procedimentos técnicos em TI até protocolos de resposta a incidentes e operações de negócios.
Quais são os principais tipos de runbook?
Os runbooks podem ser elaborados para facilitar praticamente qualquer processo de TI que possa se beneficiar de uma padronização das etapas. Exemplos comuns destes guias incluem:
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Runbook de recuperação de desastres: fornece instruções para lidar com diferentes cenários que podem impactar os sistemas de TI.
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Runbook de desenvolvimento de sistemas: amplamente utilizado e abrangendo requisitos de instalação e instruções de configuração.
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Runbook de procedimentos de rotina: padroniza tarefas repetitivas, como a realização de backups periódicos e o monitoramento de desempenho de sistemas.
7 passos para a criação de um runbook
Os elementos abordados no runbook podem variar de acordo com o processo de TI que está sendo enfocado. No entanto, de maneira geral, esse documento contém todas as informações essenciais para que a equipe execute suas tarefas de maneira eficiente.
Nesse contexto, o guia geralmente engloba os seguintes aspectos:
1) Identificação de tarefas críticas
Comece identificando as tarefas ou incidentes mais críticos para as operações da sua organização. Priorize os processos que se não forem executados corretamente, podem resultar em impactos significativos.
2) Colaboração interdepartamental
Envolver membros de diferentes departamentos na criação do runbook garante uma visão abrangente e aborda considerações específicas de cada equipe.
3) Revisão contínua
A criação de um runbook não é um processo único. É fundamental revisar e atualizar regularmente os procedimentos, para garantir que o documento esteja alinhado com as mudanças na infraestrutura, nas políticas e nos requisitos operacionais.
4) Testes e simulações
Realize testes práticos dos procedimentos delineados no runbook. Simulações de incidentes ajudam a garantir que a equipe esteja familiarizada com os processos em situações reais.
5) Feedback contínuo
Solicite feedback contínuo da equipe. Além disso, é muito importante ajustar o documento com base em experiências reais para melhorar a eficácia operacional.
6) Centralização e acesso fácil
Armazene o runbook em um local centralizado e de fácil acesso. Garanta que todos os membros da equipe tenham conhecimento sobre onde encontrar as informações necessárias.
7) Treinamento e conscientização
Realize treinamentos regulares para garantir que a equipe esteja familiarizada com os procedimentos do runbook. Crie conscientização sobre a importância da sua utilização nas operações diárias.
Além disso, um runbook deve abranger outros pontos cruciais para auxiliar a equipe no desempenho de suas atividades rotineiras, como: a definição de responsabilidades para cada tarefa, prazos para conclusão, metodologias e ferramentas recomendadas, e a identificação de recursos que podem ser otimizados.
Quais são as principais vantagens de utilizar esse recurso?
Agora que você compreende o conceito de runbook, descubra porque essa ferramenta representa uma solução ideal para empresas que buscam elevar seus níveis de competitividade. Veja a seguir:
Redução do tempo de trabalho
Ao dedicar-se à criação de runbooks, os profissionais ganham um guia definitivo das melhores práticas, executando procedimentos padronizados. Isso significa que a equipe não trabalhará mais de maneira individual, seguindo o padrão estabelecido pela empresa.
Ao invés de gastar tempo testando métodos próprios, eles simplesmente seguem um modelo já preparado, reduzindo a taxa de repetições devido a falhas. Além disso, a prática consistente dos métodos corretos leva à excelência, permitindo que os colaboradores realizem suas tarefas com maior rapidez, sem comprometer a qualidade da produção.
Criação de um padrão eficiente
No runbook, uma sequência procedimental é montada após ter sua eficiência testada e comprovada, agregando padronização aos processos. A sequência de etapas para cada tarefa deve ser rigorosamente seguida, independentemente de quem a realiza. Assim, mantém-se um padrão de qualidade para as atividades da empresa.
O runbook indica que várias formas de realizar a mesma tarefa foram testadas, e a escolhida foi a que gerou os melhores resultados, estabelecendo o procedimento definido no documento como o “modo certo” de entregar a atividade e aumentando a qualidade da produção.
Diminuição de erros
O runbook lista uma sequência de etapas para cada processo, sejam elas manuais ou automáticas, contribuindo para a redução de falhas e eliminando o desperdício de recursos. Na automação, as operações manuais são substituídas por automáticas, elevando a precisão na realização das tarefas.
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