Faz seis meses que as organizações ao redor do mundo tiveram que adotar o home office como a nova norma, estendendo esses planos até o final de 2020 ou por tempo indeterminado. Para que a comunicação permanecesse contínua, muitos de nós passaram a utilizar ferramentas de videoconferências para manter contato com amigos, familiares ou colegas de trabalho. Entretanto, depender da tecnologia para quase todas as formas de comunicação trouxe um novo fenômeno sob os holofotes: fadiga de reuniões virtuais.
Esse tipo de fadiga ou burnout pode ser definido como um sentimento de exaustão e/ou stress devido a necessidade de estar em muitas reuniões virtuais durante o dia. Apesar de serem benéficas e ajudarem a manter alguma similaridade com o escritório, elas começaram a impactar a produtividade de todos rapidamente. Sejam sessões de brainstorming, chamadas para atualização de status, happy hour virtual ou chamadas individuais, funcionários através de todo o mundo estão presos em um ciclo exaustivo de reuniões intermináveis.
Entretanto, é bom ter em mente que as reuniões virtuais começaram como uma maneira de não perder o contato durante o isolamento. Elas podem definitivamente ajudar a manter o contato entre colegas de trabalho e simular interações sociais que costumavam a acontecer no escritório. Mas então, como as organizações podem manter o equilíbrio entre esses benefícios e prevenir burnout dos funcionários?
A onda das reuniões virtuais
Reuniões são uma parte importante da vida no escritório, e não somente para discussões ou troca de informações. Assim, dada a variedade de ferramentas de videoconferência que temos à nossa disposição hoje, parece óbvio que as organizações as usariam para manter algo que pudesse simular a interação que acontece no local de trabalho e facilitar a colaboração. Sem as reuniões virtuais, o que teria sido uma discussão rápida poderia facilmente se transformar em e-mails e/ou mensagens intermináveis entre equipes. Além disso, é sempre melhor ver e ouvir seus colegas do que reduzi-los a ícones em uma conversa de texto.
No entanto, seis meses após o início da pandemia, as organizações logo perceberam que é difícil reproduzir totalmente a sensação das reuniões pessoais. Não importa o quão bem planejadas, nosso cérebro ainda continua procurando o que falta: a interação humana. Uma conversa presencial nos permite um nível de envolvimento que não é alcançável por meio de uma tela. Assim, na ausência de pistas não verbais, as pessoas sentem que precisam fazer mais esforço emocional para parecerem engajadas e avaliarem as respostas dos colegas de trabalho. Este nível de concentração sustentada em uma tela pode ser imensamente desgastante para nossos cérebros. A tela em si é outro fator contribuinte; é um fato bem conhecido que olhar para a tela por períodos prolongados de tempo interfere no ritmo circadiano do corpo, o que pode levar a níveis elevados de estresse.
Um relatório recente publicado por pesquisadores da Harvard Business School e da Stern School of Business da Universidade de Nova York descobriu que a duração média das reuniões caiu 20 por cento desde o início da pandemia. Embora possa parecer uma boa notícia, a desvantagem é que o número de reuniões realizadas aumentou 13%.
Então, embora as reuniões tenham ficado mais curtas, temos que comparecer a mais delas. Ter um dia cheio de reuniões não leva somente à exaustão mental, mas também afeta a produtividade.
Assegurando o futuro do trabalho remoto
Com a previsão de experts dizendo que essa nova forma de trabalho provavelmente irá continuar durante um futuro próximo, o desafio é encontrar um equilíbrio entre eficiência e redução dos efeitos negativos. A responsabilidade recai sobre os líderes das organizações em lidarem com esse esgotamento, reimaginando a cultura de trabalho remoto.
Aqui estão quatro dicas para manter suas equipes engajadas e produtivas:
- Crie momentos mais leves: Inicie atividades curtas para recriar as sessões informais de atualização que foram perdidas quando o trabalho remoto começou. Isso também pode fomentar um senso de comunidade na equipe e pode ser benéfico ao encorajar os novos contratados a se vincularem ao restante da equipe.
- Empatia: Reserve um momento para entender o que os membros da sua equipe estão vivenciando e como estão se sentindo agora. Verifique com frequência sua equipe e reserve um tempo para reconhecer seus esforços.
- Construa consistência: Seres humanos são criaturas de hábitos. Tente manter a frequência, data, hora e formato de suas reuniões o máximo possível e siga essa programação. Saber exatamente quando esperar a próxima reunião ajuda as pessoas a planejarem melhor o dia, aumentando assim a produtividade.
- Seja criativo: você não precisa se ater sempre ao mesmo formato de videochamadas. Experimente coisas diferentes, como reuniões sem câmera ou personalizar seus planos de fundo e usar filtros, experimentando reuniões temáticas para quebrar a monotonia.
O resultado final é que muitas organizações podem não retornar ao escritório tão cedo. Portanto, quanto mais cedo você puder criar uma cultura mutuamente benéfica, projetada para combater esse esgotamento crescente, melhor será. O cansaço das reuniões virtuais é muito real, e seja tentando diferentes formatos de reuniões ou reduzindo o número delas toda organização precisa reconhecer e resolver esse problema logo para evitar ter uma força de trabalho extremamente exausta em suas mãos.
Para saber mais sobre trabalho remoto e conferir dicas de ferramentas que ajudam na produtividade ou na automatização de tarefas, confira nossa página.
