Empresas que buscam novas soluções tecnológicas podem encontrar desafios em sua jornada.
A compra de um novo software, embora pareça simples, não é. Existe um planejamento estratégico e análises prévias para garantir a melhor escolha. Inclusive, há um documento que lista diversas funcionalidades convenientes, visando o software adequado que atenda as expectativas. Ele se chama RFP (Request for Proposal).
Quer entender melhor a importância dele para empresas? Então continue a leitura deste artigo!
O que é RFP?
Request for Proposal ou, em português, Solicitação de Proposta é um documento no qual empresas, seja pública ou privada, listam uma série de itens de funcionalidades (mandatórias e opcionais) que necessitam para um serviço ou ferramenta.
No caso de entidades públicas, esse documento pode ser compartilhado no diário oficial. Já corporações privadas podem enviar diretamente para potenciais empresas provedoras de serviços/ferramentas tecnológicas.
Além de ser um documento importante para uma tomada de decisão informada, ele ajuda empresas contratantes a filtrarem as melhores soluções e também ajuda organizações provedoras a explorarem oportunidades de negócio.
No tópico a seguir, veja as vantagens que sua empresa pode ter ao estabelecer uma RFP.
3 benefícios ao fazer uma RFP
Listamos 3 benefícios para empresas que optam por utilizar essa estrutura em suas aquisições:
Decisões assertivas
Como todos as funcionalidades estão listadas, elas podem receber diversas propostas e compará-las, escolhendo aquela que for mais adequada.
Decisões serão tomadas baseando-se em dados relevantes, trazendo mais segurança na triagem, garantindo que o serviço/solução vai atender ao que a empresa precisa.
Visibilidade de opções
A gama de possibilidades é vantajosa porque algumas oportunidades podem ser perdidas devido à falta de visibilidade.
A ideia é ter diversos comparativos e através de um consenso, escolher a opção ideal para o negócio.
Redução de riscos
Decisões assertivas nos levam à uma redução de riscos, porque como a administração já espera quais funcionalidades específicas vão ser atendidas, isso evita um mau investimento. E as chances de dar certo tornam-se maiores.
Como fazer uma RFP?
Como mencionado, uma série de itens sobre os recursos da solução precisam estar descritos, como expectativas de aplicabilidade, integrações, quantidade de usuários, ferramentas que a solução cobre, entre outros.
O importante é que quanto mais detalhes, mais assertiva é a escolha.
Para exemplificar, no tópico a seguir selecionamos requisitos que nossa solução de Gestão Unificada de Endpoints e Segurança atende. Confira!
Essa tabela apresenta alguns itens que nossa solução, Endpoint Central, proporciona. Assim você terá uma noção de como pode descrevê-los:
Exemplo de lista de itens para uma RFP
Nota: alguns dos recursos listados variam dependendo da versão e edição da solução, converse com um de nossos especialistas para saber mais!
Conclusão
RFPs são documentos importantes que guiam e ajudam empresas a tomar decisões embasadas, fazendo a aquisição de soluções que atendam às suas expectativas funcionais.
Um ponto importante é que fazer a análise desse documento pode não ser uma tarefa simples, já que em muitos casos ele pode chegar a ter muitas páginas, com uma riqueza de detalhes sobre o que a empresa espera.
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