Imagine que você trabalha em uma empresa e precisa trocar e-mails com uma grande quantidade de pessoas, marcar reuniões e organizar de forma geral sua agenda. Para alguns, pode parecer um desafio, ainda mais fazer isso de forma segura e rápida. Por isso, ter controle é importante, pois quando surgir a necessidade de realizar uma auditoria, seja para investigar acessos indevidos, mudanças não autorizadas ou até mesmo para atender a requisitos de conformidade, os dados estarão organizados.
Para isso, foi criado um serviço de e-mail corporativo chamado Exchange, da Microsoft. Neste artigo iremos explicar o que ele é, como funciona, como realizar a auditoria e a sua importância.
O que é o Exchange da Microsoft?
Diferente de outros serviços de e-mail que são usados de maneira pessoal, o Exchange é considerado uma solução corporativa que permite as empresas gerenciarem múltiplas contas, com o armazenamento centralizado de e-mails, calendários compartilhados e os dados como um todo.
Para garantir que as comunicações, tanto internas quanto externas, estejam seguras e organizadas, empresas grandes e pequenas fazem o seu uso, como escritórios de advocacia, hospitais, universidades e até startups.
Ainda dentro do seu serviço, ele pode ser utilizado na versão local, Exchange Server, onde sua instalação é feita em servidores próprios. Ou, na versão baseada na nuvem, Exchange Online, entregando assim, uma flexibilidade e atendendo às necessidades de cada organização.
Quais são as funcionalidades do Exchange?
Para quem trabalha no meio corporativo, a necessidade de organização é grande pois, caso as informações, que são muitas, não sejam bem gerenciadas, podem cair no esquecimento ou então perdidas. Com o intuito de melhorar a vida dos colaboradores, muitas empresas optam por ferramentas com bastantes recursos, para que assim, documentos, projetos e dados estejam exatamente onde devem estar.
Vamos falar agora das funcionalidades dentro do Exchange que ajudam os colaboradores com esses desafios.
E-mail: mais do que apenas mensagens
O e-mail é um dos principais meios de comunicação dentro de uma organização, e essa plataforma garante que a troca de mensagens seja rápida e segura. É possível gerenciar a caixa de entrada criando pastas e subpastas para organizar os e-mails por categoria, assunto ou prioridade.
E com regras automáticas configuradas, os colaboradores conseguem fazer com que certas mensagens sejam movidas para pastas específicas, sinalizadas ou até encaminhadas para outras pessoas da equipe. Isso ajuda a evitar a sobrecarga de e-mails e auxilia na localização dessas informações.
Existem também alguns recursos adicionais, como: filtro de mensagens, criação de assinatura personalizada e respostas automáticas.
Calendário: organização e produtividade no dia a dia
Os calendários do Exchange ajudam muito a manter a rotina organizada. Com ele, os colaboradores podem agendar compromissos, registrar reuniões e programar eventos importantes. Uma de suas funcionalidades mais úteis é a possibilidade de compartilhar o calendário com colegas da equipe e verificar a disponibilidade deles, facilitando muito o planejamento de reuniões.
Como o calendário está integrado ao e-mail, cada pessoa envolvida em algum compromisso, recebe a notificação com as informações do que irá acontecer, tendo a possibilidade de aceitar, negar ou pedir para alterar algum detalhe.
Contatos: conectividade com as pessoas certas
No Exchange, todas as informações importantes, como nome, e-mail, telefone e endereço, ficam armazenadas em um só lugar, facilitando o acesso sempre que necessário.
É possível também criar grupos e listas de distribuição, permitindo que mensagens sejam enviadas rapidamente para várias pessoas ao mesmo tempo, sem precisar adicionar cada contato manualmente. Os contatos também podem ser sincronizados com dispositivos móveis e outras ferramentas, deixando as informações sempre disponíveis independente de onde a pessoa esteja.
De forma geral, o Exchange pode ser um grande aliado das empresas com todos esses recursos, melhorando a comunicação entre todas as partes.
Como realizar a auditoria do Exchange com o Exchange Reporter Plus
Com o Exchange Reporter Plus da ManageEngine, os administradores de TI podem auditar todas as atividades dentro do Exchange Server e do Exchange Online, podendo fazer a identificação de mudanças críticas, acessos indevidos e outros eventos que comprometem a segurança dos dados.
Para realizar a geração de relatórios para a auditoria é muito fácil. Explicaremos em poucos passos a seguir.
1) O primeiro passo é conectar a solução às fontes de dados que serão monitoradas. Ele faz toda a coleta de informações do Exchange, Active Directory, logs do IIS e do PowerShell remoto para oferecer a visão completa do ambiente.
Com isso os administradores conseguem acompanhar tudo o que acontece nos servidores de e-mail, desde mudanças em permissões até mesmo tentativas de acesso não autorizado.
2) O próximo passo fica por conta da solução. O sistema começa a registrar diversas ações automaticamente, como as alterações de permissões nas caixas de e-mail, os acessos, a criação e a exclusão de caixas de e-mail, mudanças de regras, entre outras informações.
3) Todos esses dados ficam organizados em mais de 400 relatórios visuais e fáceis de entender, permitindo uma análise bem rápida. E, caso a empresa precise atender a normas como SOX, PCI DSS, HIPAA, GLBA e LGPD, a solução oferece relatórios prontos que podem ser exportados em PDF, CSV, XLS, XLSX e HTML, facilitando a auditoria e comprovando a segurança do ambiente.
4) E além de gerar todos esses relatórios, o Exchange Reporter Plus também permite configurar alertas em tempo real baseados em thresholds, com critérios como, servidor, resultado, erro e check name, para notificar o administrador de TI sempre que algo incomum acontecer, como uma tentativa de invasão ou uma mudança inesperada de permissão. Esse alerta pode ser em forma de e-mail, sendo necessário ter um servidor SMTP configurado na solução ou em forma de SMS, com um provedor.
Dessa maneira, a empresa consegue lidar de forma mais precisa com a caixa de entrada do e-mail, compromissos cotidianos e também com os contatos.
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