Top tips: Cara efektif IT budgeting yang harus Anda ketahui

Top tips adalah kolom mingguan yang menyoroti tren terkini di dunia teknologi dan memberikan cara-cara untuk mengeksplorasi tren tersebut. Minggu ini, kita akan membahas cara merencanakan anggaran IT yang tepat.

Budget atau anggaran adalah aspek penting dalam bisnis yang menentukan bagaimana berbagai tim dalam perusahaan dapat meningkatkan fungsi dan kontribusinya terhadap bisnis secara keseluruhan. Namun, masih banyak bisnis yang kesulitan merencanakan anggaran di tahun fiskal, terutama ketika merancang budget IT.

Saat ini, tanpa memandang layanan atau produk yang diberikan, banyak perusahaan ingin berinvestasi di teknologi canggih untuk meningkatkan bisnisnya. Hal ini karena pertumbuhan pesat di lanskap inovasi teknologi, yang salah satunya ditandai dengan kemunculan generative AI dan mixed reality.

Industri AI dinilai akan mengalami pertumbuhan signifikan, dengan perkiraan compound annual growth rate (CAGR) sebesar 37.3% dari 2023 ke 2030. Pada 2030, market size AI diprediksi mencapai $1,811.8 miliar.

Perkembangan ini membuat perusahaan menghadapi satu pertanyaan penting: Bagaimana cara berinvestasi di IT? Untuk membantu Anda menggunakan anggaran dengan bijak, berikut ini adalah 4 tips mengelola budget IT.

1. Rencanakan goal IT dengan jelas

Visi dan tujuan perusahaan Anda membentuk fondasi dalam merencanakan anggaran IT. Jika tidak ada visi yang jelas, anggaran Anda bisa terbuang sia-sia karena pengeluaran yang kurang vital. Itulah mengapa, penting untuk membuat statement visi dan membuat anggaran berdasarkan statement tersebut.

Namun, sebenarnya memiliki goal yang jelas dalam merencanakan budget tidak hanya terbatas pada IT. Ini adalah praktik baik yang bisa diterapkan untuk merencanakan pengeluaran perusahaan, di area mana pun.

2. Lihat pengeluaran lampau dan sekarang

Setiap orang pasti pernah melakukan kesalahan dalam mengatur keuangan. Agar tidak terulang di kemudian hari, penting untuk mengenali dan memahami di mana letak kesalahan pengelolaan tersebut.

Audit dan lihat pengeluaran IT Anda di masa lalu dan masa sekarang. Buatlah daftar hal-hal penting dan hilangkan pengeluaran yang tidak atau kurang penting. Tergantung pada tipe bisnis Anda, identifikasi apa yang penting bagi operasi. Apa yang penting bagi model bisnis tertentu mungkin tidak sama dengan model bisnis Anda, sehingga hindari 'ikut-ikutan' dari perusahaan lain. Pahamilah dengan baik model bisnis Anda dan buatlah keputusan finansial yang benar-benar menguntungkan perusahaan.

3. Alokasi budget untuk kebutuhan IT yang tidak bisa dinegosiasikan

Tidak memerhatikan komponen IT yang penting ketika berinvestasi pada teknologi adalah keputusan yang tidak cerdas. Beberapa komponen IT penting yang dimaksud adalah hardware, software, maintenance atau pemeliharaan, dan staf IT.

Ketiadaan infrastruktur IT yang tepat bisa menyebabkan kebocoran keamanan, lalu berujung pada denda yang bisa memberi dampak signifikan bagi budget IT maupun budget keseluruhan Anda. Sebab, denda karena kebocoran keamanan biasanya tidak sedikit. Itulah mengapa, merencanakan infrastruktur IT harus dilakukan untuk melindungi Anda dari kebocoran data, sehingga mencegah pengeluaran tambahan.

Tak hanya itu, mengintegrasikan teknologi pada proses bisnis harian juga berpotensi meningkatkan produktivitas karyawan dan meningkatkan customer experience. Sehingga, penting untuk memprioritaskan infrastruktur IT dan mengalokasi budget untuk memastikan kelancaran operasional IT harian.

4. Tinjau anggaran secara berkala

Alokasi budget bukanlah kegiatan yang dilakukan satu kali, Anda perlu perencanaan dan peninjauan berkala. Jika Anda pikir bisa merencanakan keuangan sekali setahun, Anda salah. Melakukan hal tersebut hanya berujung pada peningkatan pengeluaran dan resource secara jangka panjang. Oleh sebab itu, Anda perlu meninjau dan menyesuaikan anggaran secara berkala, memastikan proyek atau proses yang tidak produktif tidak membebani anggaran.

Lihat lagi dan sesuaikan budget Anda setiap tiga bulan sehingga Anda tidak kaget jika ada kenaikan biaya akibat tren teknologi atau kebutuhan penting yang meningkat.

Kesimpulan

Proses alokasi budget bisa membosankan dan memakan waktu. Namun, dengan langkah yang tepat, Anda bisa menguasainya. Mulailah dari membuat goal yang jelas, melihat pengeluaran terdahulu, mengalokasikan budget untuk komponen IT yang penting, dan meninjau keuangan secara berkala. Mengikuti langkah-langkah ini tidak hanya membantu Anda menghemat biaya, tetapi juga membantu mencapai tujuan anggaran.