Les organisations reconnaissent de plus en plus la nécessité de la visibilité des données. Avec des données réparties sur divers systèmes, plates-formes et appareils, il est essentiel d’obtenir une visibilité complète des données pour une prise de décision, une conformité et une sécurité efficaces. Ce blog expliquera ce qu’est une carte de données, pourquoi la cartographie des données est importante et comment créer une carte de données.
Qu’est-ce que la cartographie des données?
La cartographie des données est un processus qui aide les organisations à comprendre comment et pourquoi elles utilisent les données personnelles. Cela implique de créer une vision claire des pratiques de collecte, d’utilisation et de partage des données au sein de l’organisation. Ce faisant, la cartographie des données aide à réduire les risques, à améliorer l’efficacité opérationnelle et à favoriser le développement de meilleurs produits.
Le processus de cartographie des données aide les organisations à comprendre quelles données personnelles elles collectent, pourquoi elles les collectent, si elles sont nécessaires et comment elles sont transmises à des tiers. Cette pratique garantit des enregistrements et des diagrammes à jour qui aident à garder le contrôle sur les pratiques de protection des données et de confidentialité.
Avantages de la cartographie des données
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Respect des principes de protection des données : Les principes de protection des données du RGPD s’appliquent chaque fois que des données personnelles sont traitées. La cartographie des données permet aux organisations de comprendre pleinement leurs activités de traitement des données, en garantissant le respect de principes tels que la minimisation des données, qui nécessite de collecter uniquement les données personnelles nécessaires à des fins spécifiques.
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Identification d’une base juridique : Chaque activité de traitement de données à caractère personnel dans le cadre du RGPD nécessite une base légale. La cartographie des donnée permet d’identifier toutes les données personnelles sous contrôle et de déterminer s’il existe une base légale pour les traiter, garantissant la conformité et évitant les violations courantes du RGPD.
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Gestion des risques liés à la confidentialité et à la sécurité : La compréhension des activités de traitement des données est cruciale pour la protection des données personnelles. La cartographie des données offre une visibilité des données, permettant la mise en œuvre de mesures de protection appropriées et réduisant le risque de violations de données. Des contrôles basés sur les risques peuvent être appliqués en fonction de la sensibilité des données, du contexte de traitement et des ressources de l’entreprise.
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Facilitation des droits des personnes concernées : En vertu du RGPD, les personnes concernées peuvent demander l’effacement, la correction ou l’accès à leurs données personnelles. Des réponses rapides et efficaces à ces demandes sont essentielles. La cartographie des données aide à organiser et à gérer les données personnelles, garantissant des réponses rapides et précises, évitant ainsi les plaintes réglementaires et assurant la satisfaction des clients.
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Gestion des transferts internationaux : Le RGPD a des règles strictes sur le transfert de données personnelles en dehors de l’UE. La cartographie des données illustre la manière dont les données personnelles sont partagées avec les fournisseurs et les tiers, en identifiant où vont les données et les garanties nécessaires en matière de transfert international de données.
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Création d’un enregistrement des activités de traitement au titre de l’article 30 : L’article 30 du RGPD oblige certaines entreprises à créer un enregistrement des activités de traitement. Les cartes de données sont étroitement liées à l’enregistrement des activités de traitement, et des outils automatisés de cartographie des données peuvent aider à créer un enregistrement à jour des activités de traitement avec un minimum de maintenance.
Comment créer une carte de données
La création et la maintenance d’une cartographie des donnée impliquent plusieurs étapes. Bien que chaque organisation puisse aborder la cartographie des données différemment, certains principes communs s’appliquent. Un exercice de cartographie des donnée doit répondre aux questions suivantes :
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Quelles données personnelles traitons-nous ?
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Pourquoi traitons-nous les données personnelles ?
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Où obtenons-nous, stockons-nous et envoyons-nous les données personnelles ?
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Quand supprimons-nous les données personnelles ?
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Qui a accès aux données personnelles que nous contrôlons ?
Découverte des données
La découverte de données implique de découvrir quelles données personnelles votre organisation traite et de comprendre comment et pourquoi elles sont traitées. Il existe deux approches principales de la découverte de données :
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Découverte manuelle des données : Envoi de questionnaires ou interview du personnel pour recueillir des informations sur la collecte et l’utilisation des données.
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Découverte automatisée des données : Utilisation d’outils tels que la numérisation du code de confidentialité pour découvrir automatiquement comment les données personnelles sont traitées, particulièrement utiles pour le développement de logiciels.
Inventaire des données
Un inventaire des données répertorie les types de données personnelles traitées ainsi que des informations sur comment et pourquoi elles sont traitées. Cela peut prendre du temps, mais est crucial pour comprendre les activités de traitement des données. L’automatisation peut aider à maintenir l’inventaire des données à jour et à exporter les données pertinentes vers l’enregistrement des activités de traitement. Votre inventaire des données peut identifier :
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Les types de données personnelles que vous traitez.
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Si vous traitez des données de catégorie spéciale ou sensible.
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Les tiers qui reçoivent des données personnelles de votre organisation.
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Les pays vers lesquels vous transférez des données personnelles.
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Les API que vous utilisez et qui pourraient traiter des données personnelles.
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Où vous stockez les données personnelles.
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La durée de conservation des différents types de données personnelles.
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Les mesures de sécurité en place pour protéger les données personnelles.
Cartographie des flux de données
La cartographie des flux de données établit comment les données personnelles entrent et sortent de l’organisation. Ce processus permet d’identifier les tiers recevant des données personnelles et garantit la mise en place de contrats (accords de traitement des données). La transparence sur les destinataires des données est essentielle pour les avis de confidentialité et la réponse aux demandes d’accès des personnes concernées.
Outils pour la cartographie des données
Des outils automatisés peuvent considérablement simplifier le processus de cartographie des donnée en analysant en permanence la base de code et en enregistrant toutes les modifications pertinentes pour le RGPD. Ces outils aident à maintenir une cartographie des donnée à jour, garantissant une conformité et une protection des données continues.
La conformité au RGPD peut être difficile, mais la création d’une cartographie des donnée aide les organisations à maîtriser la protection des données et à intégrer la confidentialité dans leurs opérations. Les bons outils facilitent la découverte des données, la création d’un inventaire des données et la cartographie des flux de données, permettant aux organisations de se concentrer sur la croissance tout en garantissant la conformité et la sécurité des données.
