Avec l’ouverture progressive des économies, il est de plus en plus évident que le modèle de travail hybride est là pour rester dans un nombre croissant d’organisations. Cela a accru le besoin de collaboration interdépartementale entre l’informatique et l’équipe des installations pour une meilleure gestion de l’espace de travail.
Avant la pandémie, les équipes informatiques de plusieurs organisations s’appuyaient sur l’équipe des installations pour assurer l’entretien des actifs du lieu de travail tels que les imprimantes, les projecteurs et les écrans. Dans de nombreuses organisations, l’équipe chargée des installations a même joué un rôle central en hébergeant les actifs abandonnés sur le lieu de travail lorsque les employés ont été soudainement contraints de travailler à distance en 2020.
Mais les équipes chargées des installations s’appuyaient sur des outils anciens et disparates et n’avaient parfois même pas d’outil pour gérer leurs processus. Essentiellement, leurs fonctions étaient disjointes des autres processus critiques de l’entreprise.
Aujourd’hui, avec l’avènement des stratégies de travail hybride, les employés ont la possibilité de choisir leur lieu de travail. Cela pose de nombreux défis aux équipes chargées de la prestation de services, telles que l’informatique, les RH, les installations et les services juridiques.
Compte tenu de l’interopérabilité préexistante entre l’informatique et les installations, ces deux équipes devraient être en mesure d’échanger des données et des flux de travail d’interface pour une expérience fluide des employés.
Avec le modèle de travail hybride, l’interopérabilité augmente et l’informatique doit plus que jamais travailler en tandem avec les installations. Voici trois raisons pour lesquelles.
i) Réglementer les privilèges d’accès physique en fonction de l’espace de travail
Avec la population fluctuante des employés dans le modèle hybride, les espaces de travail sont souvent sous-utilisés. Pour réduire le gaspillage d’énergie et les frais d’entretien, les équipes chargées des installations modifient souvent les espaces de travail pour les adapter à l’affluence.
Par conséquent, l’équipe chargée des installations doit tenir le service informatique informé des zones des bureaux qui sont désormais classées et dont l’accès physique est contrôlé. Cela aide les équipes informatiques à assurer la sécurité des réseaux localisés et des actifs au sein de l’environnement classifié.
ii) Gérer l’environnement de l’infrastructure informatique vitale
Lorsque les entreprises se développent, leur infrastructure informatique doit s’étendre en conséquence pour répondre à la demande technologique. L’équipe informatique et l’équipe des installations doivent travailler en étroite collaboration pour comprendre les besoins de chacun pendant ce processus d’expansion.
Tandis que l’équipe informatique assure la disponibilité des informations et la continuité des activités, l’équipe des installations s’occupe de l’alimentation électrique, de la climatisation, de la sécurité et de l’espace nécessaire au fonctionnement optimal des serveurs et des centres de données de l’entreprise.
iii) Réduire au minimum les temps d’arrêt pendant les situations d’urgence
La pandémie a servi de test décisif pour le plan de continuité des activités (PCA) de chaque organisation. Lorsque des catastrophes majeures telles que des fuites de gaz ou des conditions météorologiques extrêmes se produisent, l’informatique doit être assurée de ses opérations et minimiser les temps d’arrêt.
Les services techniques et informatiques jouent un rôle important dans la planification du PCA ou de la reprise des activités. L’équipe chargée des installations doit se tenir au courant des espaces qui peuvent être réaffectés aux opérations commerciales et informatiques. Un PCA ou un plan de reprise d’activité auquel il est facile d’accéder et de suivre en cas d’urgence réduit considérablement les temps d’arrêt de l’entreprise.
Les avantages de la gestion intégrée de l’espace de travail
Grâce aux plates-formes de gestion des services d’entreprise (ESM), les équipes informatiques et non informatiques consolident leurs efforts de prestation de services sur une plate-forme unique. Cela offre une expérience cohérente aux utilisateurs de tous les services.
La plateforme centralisée sert de support à l’équipe informatique et à l’équipe des installations pour communiquer et coordonner leurs processus ensemble, ce qui simplifie leur collaboration. Par exemple, lorsque l’équipe informatique a fini de configurer le poste de travail d’un nouvel employé, un ticket automatisé peut être créé dans l’instance du centre de services des installations pour préparer l’espace de travail et le badge d’accès de la nouvelle recrue.
Bien qu’il soit beaucoup plus facile d’enregistrer, de suivre et de fournir des services avec un outil ESM, les équipes de gestion des installations ont toujours besoin d’un outil pour enregistrer et gérer le campus de l’organisation. Et tout comme l’équipe informatique dépend de l’équipe de gestion des installations, d’autres équipes non informatiques dépendent également des installations pour leurs propres projets. Par conséquent, un module de gestion de l’espace performant intégré à la plateforme ESM peut aider les équipes chargées des installations à mieux assister les autres équipes.
De quoi avez-vous besoin pour une gestion efficace de l’espace?
Dans la dernière version de ServiceDesk Plus, les responsables des installations peuvent gérer le campus de leur organisation grâce au module dédié Spaces. Avec le module Spaces, vous pouvez :
- Digitaliser le campus
- Les gestionnaires d’installations peuvent suivre numériquement tous les niveaux de l’arborescence de l’espace, des campus étendus sur plusieurs sites aux pièces spécifiques et aux espaces ouverts.
- Chaque espace peut être associé à des commodités, comme les équipements de sécurité présents, et à des criticités, comme le niveau d’accès privilégié de l’espace.
- Visualiser le campus avec l’arborescence des espaces
- L’arborescence des espaces offre une vue consolidée et connectée de tous les espaces gérés de l’organisation.
- La vue d’ensemble permet aux gestionnaires d’avoir un aperçu des niveaux d’occupation et du nombre de tickets levés dans tous les espaces, afin de s’assurer qu’aucun espace de travail n’est mal desservi.
- Garder tous les détails au bout des doigts
- Le module Spaces permet aux administrateurs d’installations de créer des modèles personnalisés pour enregistrer des détails uniques.
- Chaque espace peut également être associé aux tickets correspondants, aux biens qu’il détient, aux services qu’il fournit et aux documents pertinents, tels que les plans d’urgence, de continuité des activités ou de reprise d’activité.
Comment pouvez-vous l’essayer maintenant?
Le module Spaces est désormais disponible avec l’édition Entreprise de l’instance du centre de services des installations dans la dernière version sur site de ServiceDesk Plus. Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours ici.
Source : The growing interoperability between workspace management and ITSM
