La planeación eficaz es una habilidad importante para los gerentes de proyectos. Les ayuda a que las cosas se hagan a tiempo, evitar repeticiones y desarrollar planes de contingencia para emergencias. La planeación eficaz de proyectos también ayuda a analizar riesgos; ajustar y expresar a los interesados objetivos claros, realistas y alcanzables dentro de un plan; evaluar proactivamente las amenazas que pueden interrumpir su cronograma original; defender el uso de recursos o soporte adicionales; sugerir una corrección adecuada; y más importante, ayuda a gestionar los niveles de estrés y ansiedad dentro del equipo.
A pesar de todos los beneficios de una planeación adecuada, las organizaciones pierden cerca del 12% de sus inversiones cada año debido a un mal desempeño del proyecto. ¿La razón? Mala planeación del proyecto.
Cuando las organizaciones se enfrentan a proyectos más grandes y complejos, adoptan nuevas herramientas, tecnologías y aplicaciones para la gestión de proyectos con el fin de ayudar a la planeación del proyecto.
No obstante, pocas veces se detienen a evaluar cuán efectivos verdaderamente son los planes de los proyectos. Como resultado, se comprometen demasiado o trabajan poco, lo que impacta grandemente el desempeño general del proyecto.
Claramente, es tiempo de evaluar el plan. Al usar análisis avanzado, no solo puede supervisar y monitorear sus proyectos, sino que también puede calibrar la eficacia de sus planes de proyectos. He aquí tres informes que se pueden generar fácilmente con datos de su solución para la gestión de proyectos.
Variancia de la programación
Todos hemos trabajado en proyectos que empiezan con un plazo definido, pero que son de nunca acabar. Varios factores pueden arruinar el plan, incluidas duraciones de tareas subestimadas, dependencias incorrectas, defectos recurrentes, miembros del equipo salientes o recortes de recursos. El impacto resultante de la no finalización a tiempo puede ser enorme, tanto para los equipos como para las organizaciones como un todo.
La variancia de la estimación de programación es una medición del número de días que se demora un sprint. Considere un proyecto de seis etapas consecutivas; cada una inicia un día después de que termina la anterior. Si alguna fase se retrasa incluso un día, afecta al siguiente, generando demoras en todas las demás etapas pendientes.
Como resultado, un proyecto ágil de seis sprints terminará luciendo como un proyecto de cascada. Con frecuencia, hay varias opciones para manejar planes tambaleantes cuando se observan al inicio del proyecto; no obstante, hacia el final, estas opciones se reducen, y los usuarios podrían verse forzados a hacer horas extras, comprimir tareas críticas o hacer cambios de alcance de último minuto en una etapa para completar proyectos dentro del plazo.
Variancia de la estimación del esfuerzo
La estimación exacta del esfuerzo requerido para completar un proyecto puede ayudar a los gerentes de proyecto a ahorrar costos, tiempo y esfuerzo; también garantiza que los cronogramas de entrega se cumplan. Al sobreestimar los sprint, los gerentes pierden la oportunidad de empezar trabajo adicional; al subestimar los recorridos, inadvertidamente fuerzan a los equipos a completar más tareas a última hora, lo que conlleva agotamiento.
La variancia de la estimación del esfuerzo, medida en horas, determina la exactitud de las estimaciones del esfuerzo. Es una medición de las horas reales invertidas contra las horas estimadas para las varias tareas en un sprint.
El informe de la variancia de la estimación del esfuerzo es una representación visual de cuán exactas fueron sus estimaciones en el pasado y le da la información para predecir el esfuerzo requerido para proyectos similares en el futuro.
Una varianza de esfuerzo positiva indica que usted sobreestimó el esfuerzo requerido para dicho recorrido, mientras que una negativa indica que subestimó dicho esfuerzo. Tenga en cuenta que es normal tener un mayor grado de desviación en los primeros recorridos de un proyecto dado, debido a que está por iniciar con el proyecto. Pero a su debido tiempo, esto debe estabilizarse, y usted debería ser capaz de completar sus recorridos a tiempo.
También puede definir rangos para desviaciones aceptables del esfuerzo planeado, como se muestra en el siguiente diagrama.
Varianza de los momentos diarios
Mientras que los informes previos le permiten medir la varianza en el esfuerzo o las programaciones, el informe de la varianza de los momentos diarios se enfoca en el día a día. El beneficio de usar este informe es que usted puede añadir más momentos a sus tareas diarias si su equipo ha logrado consistentemente más metas que las planeadas originalmente. No obstante, si su equipo es incapaz de lograrlo, podría ser tiempo de revisar su plan y evaluar si espera demasiado de su equipo.
Estos informes se generan con Analytics Plus, la solución de análisis de TI de ManageEngine que ofrece integraciones predeterminadas con varias aplicaciones populares de Tl, tales como ServiceNow, Jira Software, Zendesk y productos de TI bajo el paraguas de ManageEngine. Si busca una solución de análisis de TI, inicie su prueba gratuita de 30 días de Analytics Plus ahora.
