Como automatizar tarefas com  regras de negócio

O termo "regras de negócio" pode parecer bem literal. Porém, por trás dele, há diversas pessoas, processos e estratégias. E quando bem otimizados, também há muita automação.

Mesmo que não sejam visíveis, as regras de negócio são parte intrínseca de qualquer empresa que tenha como objetivo prosperar. Quer saber o que são elas, como aplicá-las e melhor ainda: como automatizá-las? Continue lendo.

O que são regras de negócio

São as diretrizes que definem como uma empresa deve operar. Elas devem ser estabelecidas e customizadas para cada setor da empresa, já que cada um deles opera de maneira diferente. Além disso, são usadas para automatizar determinadas ações para solicitações ou registros que atendem a determinados critérios de entrada.

Vamos exemplificar com um supermercado fictício. Ele possui diversos setores, entre eles os corredores com os produtos secos, as geladeiras e freezers, hortifruti, açougue, peixaria, padaria e assim por diante.

Cada um deles necessita de coisas diferentes para funcionar, mesmo fazendo parte do mesmo estabelecimento. Por conta disso, as regras de negócio para cada área têm que ser diferentes para que o supermercado funcione corretamente.

Como criar regras de negócio eficientes

Como vimos, elas não podem ser universais, já que cada setor e empresa tem necessidades diferentes. Porém, há algumas etapas que podem ser seguidas que irão te ajudar a construir regras para qualquer tipo de negócio.

1. O que  precisa ser feito

O primeiro passo é pensar qual a necessidade da solicitação. No caso do supermercado, é reabastecer o estoque com um produto específico? É a necessidade de pedir um novo equipamento para o açougue? É pedir suporte para um PDV (Ponto De Venda) que não está funcionando?

2. Onde precisa ser feito

Após entender qual ação deve ser realizada, é necessário entender onde ela deve ser realizada. É no estoque? Para qual setor deverá ir esse novo equipamento? É em qual PDV?

3. Quando precisa ser feito

Assim que a ação e o local forem definidos nas regras de negócio, é necessário estabelecer o momento para realização. O reabastecimento será feito fora do horário de funcionamento do supermercado. O equipamento será trocada no dia seguinte dentro do horário de funcionamento. O conserto do PDV será feito a qualquer hora.

4. Quem deve realizar

Uma das últimas etapas que conseguimos definir nas regras de negócio é estabelecer o responsável por realizar a ação e que poderá ser selecionado de acordo com as outras etapas. O reabastecimento do produto será realizado pela equipe do depósito. O novo equipamento deverá ser fornecido pelo almoxarifado. O suporte do PDV será feito pelo time técnico.

É importante lembrar que esta etapa pode ser flexibilizada já que, em muitas das situações, o encarregado da solicitação pode ser diferente dependendo de diversos fatores.

Por exemplo, caso o "técnico A" esteja ocupado ou ausente, ele não poderá realizar o conserto do PDV. Neste caso, conseguimos definir um grupo especifico e apto a realizar o suporte.

5. Por quê precisa ser feito

Lamentavelmente, muitas empresas não analisam o por quê certas demandas precisam ser realizadas e, consequentemente, acabam seguindo e criando protocolos sem fundamentos. Por isso, sempre estruture os processos, para garantir que a organização opere de forma consistente, eficiente e alinhada aos seus objetivos.

Bônus: Atualize frequentemente as regras de negócio

Essa etapa tem bastante relação com a anterior já que, para atualizá-las ou não, é necessário pensar no por quê. Assim, caso seja preciso, faça a atualização para as demandas atuais.

Como aplicar regras de negócio eficientemente

Como na maioria das vezes, as regras de negócio envolvem diversos processos e pessoas, o jeito mais eficiente é o automatizado.

O ServiceDesk Plus é uma ferramenta que possibilita aplicar automaticamente suas regras de negócio. Além disso, caso um de seus colaboradores esteja ocupado ou ausente, é possível fazer a escalação para outra pessoa sem a necessidade de uma tomada de ação, já que ele possibilita a criação de fluxos de trabalho personalizados.

Junto de suas funcionalidades, as notificações automáticas auxiliam os responsáveis a agirem rapidamente para resolver os problemas o mais rápido possível.

Para exemplificar, quando um produto acaba no estoque do supermercado, um ticket automático é mandado para o gerente de recursos que poderá realizar o pedido para o fornecedor.

Ou então, assim que um PDV sofre uma parada inesperada, a atendente pode abrir um chamado para que o time técnico possa ir fazer o reparo. Assim, independente do tipo do seu negócio, os SLAs podem ser cumpridos tranquilamente.

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