As equipes de suporte de TI de hoje não lidam apenas com serviços de negócios. Elas também gerenciam os componentes de ativos físicos e virtuais, os blocos de construção da infraestrutura de TI de uma organização. Por isso, os benefícios do gerenciamento de ativos de TI (ITAM) nunca podem ser enfatizados o suficiente. Muitas organizações não têm conhecimento sobre sua infraestrutura de ativos, enquanto outras têm visibilidade limitada de seu inventário planejado e real. A gestão simplificada de ativos pode reduzir significativamente os custos para a empresa.

O ITAM desempenha um papel vital em ajudar uma organização a definir e controlar sua infraestrutura de TI, mantendo dados sobre o estado histórico e atual de todos os ativos. Ele também oferece suporte a outros processos ITIL, fornecendo informações precisas sobre os ativos afetados devido a um incidente, problema ou mudança. Por fim, ajuda uma organização a manter a conformidade com suas licenças de software, preparar-se para auditorias e reduzir os riscos legais e de segurança.

Aqui estão algumas dicas para implementar um processo eficaz e ajudá-lo a obter o máximo de benefícios.

Crie seu inventário

Seu objetivo principal deve ser estabelecer um repositório central de ativos que inclua todos os seus componentes de hardware e software. Com base nos sistemas operacionais usados em sua organização, escolha em uma ampla lista de técnicas de varredura e descoberta disponíveis, como varredura baseada em script, em domínio, agente e ativos distribuídos. Por exemplo, se você for um usuário do Windows, uma varredura baseada em agente seria o ideal. É melhor capturar o máximo possível de atributos relacionados a ativos, como tipo, nome do fabricante, status, localização e custo, a fim de esclarecer melhor seus ativos digitalizados e entendê-los melhor.

Mapeie seus ativos

Ter um inventário de banco de dados de ativos seria inútil, a menos que você conhecesse detalhes como quem usa o ativo, a quais componentes ele está conectado e quais serviços seriam afetados em caso de falha. Agora que você construiu seu banco de dados de inventário de ativos, a próxima etapa seria construir seu CMDB criando dependências entre eles. Construa um mapa de relacionamento usando diferentes tipos de relacionamento para obter uma visão panorâmica da configuração de sua infraestrutura de TI. Por exemplo, um serviço de negócios pode ser mapeado para outras entidades usando relacionamentos como conectado a, depende de, executado em, impacto em outros serviços e recepção de dados.

Gerencie os ciclos de vida

Todos os ativos de hardware e software são obrigados a fazer parte de um ciclo que atravessa vários estados, como alugado, adquirido, em reparo e em uso. Esses estados ajudam a rastrear o ciclo de vida completo dos ativos, resultando em uma melhor utilização dos recursos. Quando movidos de um estado para outro, o repositório central de ativos deve ser atualizado com o motivo, o registro de data e hora e o nome da pessoa que modifica o estado. Essas informações atualizadas permitem que você se mantenha atualizado, tenha controle sobre seus ativos e tome decisões de compra eficazes. Por exemplo, um gerente de compras pode optar por arrendar ou comprar um novo ativo em substituição a um ativo existente que está no estado alienado ou em reparo.

Estenda o gerenciamento de ativos para outros processos ITIL

A gestão de ativos não é um processo independente. Ela deve ser integrado a outros processos ITIL para ajudar o pessoal de TI a tomar decisões informadas. Aumenta a taxa de fechamento de incidentes, problemas e mudanças, fornecendo informações detalhadas sobre os ativos envolvidos. Aqui está como o gerenciamento de ativos oferece suporte a alguns dos processos ITIL:

  • Gestão de incidentes – Fornece informações de diagnóstico importantes sobre os ativos usados pelo solicitante e ajuda a acessar qualquer computador ou servidor por meio de um recurso de controle remoto para solucionar problemas.

  • Gestão de problemas – Fornece informações de ativos para identificar a causa raiz dos problemas.

  • Gestão de mudanças – Ajuda a realizar uma mudança com planejamento adequado e garante o mínimo de paralisação do negócio. Além disso, as relações de ativos ajudam a entender como as mudanças planejadas podem impactar o ambiente de TI.

Automatizar alertas e notificações

O gerenciamento de ativos geralmente envolve muitas partes interessadas, incluindo usuários finais (que seriam afetados se um ativo falhasse) e gerentes (que são responsáveis por rastrear e manter os ativos). É importante notificar essas partes interessadas sobre as mudanças em sua infraestrutura por meio de alertas e notificações automáticas. Ao fazer isso, as partes interessadas podem tomar medidas proativas para evitar ou reduzir a ocorrência de incidentes. Por exemplo, anunciar uma falha do servidor antes que ela ocorra evitaria que os usuários finais registrassem tickets de falha com a ferramenta de help desk. Da mesma forma, notificar um gerente de compras sobre uma licença ou contrato que expirará em breve permitiria ao gerente comprar licenças extras e manter a conformidade.

Relate e compartilhe dados de ativos

A criação e o compartilhamento de relatórios detalhados relacionados a ativos frequentemente fornecem aos tomadores de decisão um instantâneo atualizado regularmente de sua infraestrutura de TI. Esses relatórios quantitativos de ativos podem ajudá-los a se preparar para auditorias e formular orçamentos financeiros com mais precisão. Aqui estão alguns relatórios mais comumente gerados:

  • Uso não autorizado de hardware e software

  • Detecção de itens de configuração não autorizados

  • Ativos identificados como a causa das falhas de serviço

  • Proporção de licenças usadas para licenças adquiridas

  • Custo médio de uma licença

Leve o ITAM além da TI

Frequentemente, os gerentes de ativos de TI se perguntam: “Devo rastrear todos os meus outros ativos também?” Depois de configurar um repositório central para rastrear e manter todos os seus ativos, é lógico estender o escopo do ITAM para ativos que não sejam de TI, pois isso impediria outro departamento de reinventar a roda. É vital rastrear todos os seus ativos que não são de TI, como geradores, unidades de ar condicionado, geladeiras e móveis, a fim de compreender os gastos financeiros da sua organização e revisar seu orçamento. Ativos podem ser adicionados ao seu help desk importando arquivos .csv ou digitalizando códigos de barras.

Os pontos descritos acima podem ser um bom ponto de partida para você implementar o ITAM em sua organização. E isso é garantido para acelerar o desempenho, a conformidade e a eficiência em suas operações de central de serviços de TI.